发挥职能优势 助力企业发展

发挥职能优势助力企业发展

作者：亢玉敏

来源：《现代经济信息》2013年第18期

摘要：企业办公室工作与其他职能部门工作存在很大的职能差异，新形势下办公室工作职能的发挥程度，一定程度上影响企业决策的落实，影响企业的文化建设。关键因素是：职能的定位要准确、本质职能的发挥要淋漓尽致、从业人员的素质要跟上。公司办公室工作要在职能的完善、服务的全面、协调的无疏漏方面得以提升，助力企业的可持续发展。

关键词：发展；企业；优势；职能

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-00-01

国有企业办公室部门是市场经济体制下公司企业组织构架的重要组成部分，它同行政事业办公室工作有所不同，主要承担着企业的管理、协调、服务三大职能，是企业组织构架中的中枢机构，起着承上启下的桥梁作用。其工作特点主要体现在：工作复杂、琐碎、任务重、头绪多、时效性强等方面。在企业的运营中有着举足轻重的地位。

面对管理幅度大、协调范围宽、服务对象众多等工作实际，如何才能搞好企业办公室工作，既做到管理到位、服务优质、协调监管无疏无漏，又能让上层领导、基层员工和其他兄弟部门满意呢？笔者认为重点有以下几点：

首先，要做好办公室部门的职能定位，确定部门职责，理顺工作流程。

不了解办公室部门的人误把办公室工作看做是“领导的保姆”、“公司的打杂部”、“务虚部”，其实则不然，是不了解办公室职能的偏见体现，是“雾里看花”。

实际上，办公室工作职能也很具体，本人通过多年的办公室工作经验，大致梳理了办公室工作的职能、职责，有以下几点： 1.了解和掌握公司生产经营动态，搜集各类信息，为领导科学决策提供依据和建议。2.负责相关文件的起草、会签、呈报、收发、存档。3.承担公司《月度工作要点》和《月度工作总结》的收集、综合拟制。4.负责公司领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。5.负责总经理办公会、公司办公会务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。6.安排、协调以公司名义召开的各类会议和来访接待工作。7.负责公司内外用车调派联系等事务管理工作。8.负责公司办公室的调配和公司办公设施设备的配置与管理。9.根据公司生产经营实际，编制下达各部门工作责任目标，按时组织考核，奖惩兑现。10.制定内部管理相关方案并组织实施，做好有关制度的制定与各项制度的发布实施。11.负责公司后勤及食堂的日常管理工作。12.协调各部门的工作，完成领导交办的其它工作。

上述的职能定位基本上概述了办公室的全面工作，当然根据公司规模的不同，好多企业把人力资源、党务工作、企业文化建设、班组管理等等工作归属于办公室的管理范畴，在这里不再一一列举。

其次，要根据工作职责特点设定岗位、明确岗位职责，制定激励制度，做到人尽其才，确保部门的良性运作。

在岗位的设定上一定要做到人员精炼、高效，要遵从以岗定人的原则，最大限度地发挥岗位人员的主观能动性，挖掘人本潜能，要与岗位需求和人员的专业素养、性格特点相结合，充分发挥岗位职能服务企业运营，坚决杜绝因人设岗的人情关系，避免人浮于事的不良现象发生。如，办公室秘书岗位的设定，既要有良好的气质、优秀的语言表达能力、工作协调能力、上层的语言组织与写作功底，同时还要具备耐得住、守得住、坐得住的“看门”能力，随时接听外来电话、突然来访等事件的应对。再如，企业管理岗位的设置，既要有专业的管理知识技能，同时还具备敢说敢干、不怕得罪人的胆识，使公司决策有效落地，提高管理效率。

人之初、性本善，要想做、制度管。结合办公室的工作职责拟定与之配套的管理制度，是保证部门工作良性运转的根本。如，岗位规范、劳动纪律规定、薪酬分配管理等等，既为员工的行动统一了标准和方向，又能做到公平、公正、公开，创造良好平等的工作氛围。

第三，发挥职能优势，助力企业发展。

要密切联系办公室工作的职能特点，充分发挥办公室管理、协调、服务三大职能优势，推动企业又好又快发展。

1.管理工作。公司办公室部门素有“管理的管理”之称，既有狭义的本部门管理职责，如印章管理、车辆管理、后勤管理等，又兼有广义的管理其他部门的职能，特别是在公司的制度建设上，督导其他职能管理制度的时效性、有效性，从而确保公司整体管理体系的完善。

在内部管理上，要建立健全各项管理制度，让制度管人，以制度约束人。在督查督办过程中，创新督查方式，使公司的每一项决策、每一项重点工作、每一件领导批示均落到实处，确保各项工作落到实处。而对其他职能管理的要求，则必须紧跟公司的年度业务计划作相应的调整。重点对其及时性和时效性进行督导，并根据公司决策罗列明细，出台相应的考核办法规范行径。

2.服务工作。办公室的宗旨就是为企业服务、为领导服务、为员工服务。

作为办公室人员必须牢记这一宗旨，做到心平气和、不烦不躁、受得了气、听得了冤枉话。这就要求办公室工作人员要有裁判的规则、主持人的嘴、记者的文笔、运动员的腿。平时要“三勤四快”，即眼勤、嘴勤、腿勤。眼勤是指要勤观察、要有远见卓识、要能发现问题。嘴

勤是指要勤说、勤安排、勤纠正、防患于未然。腿勤是指不怕苦、不怕难、反复检查，不断总结，及时汇报。“四快”即信息收集快、发现问题快、遇事处决快、任务落实快，只要群众满意、领导满意和其他部门满意，办公室的成绩就出来了。

在对领导的服务上，还体现在参与政务工作方面，发挥助手作用。这是体现办公室工作水平的重要方面。要求办公室人员要广泛收集信息、成功经验、先进科技，及时下情上达，上令下传。经过筛选，提出合理化建议，给领导当好参谋、做好助手。要经常调查研究熟悉市场，熟悉本企人才、业务等各方面的情况。对现状要有透彻的分析，写出符合实际、有建设性、指导性的调研报告和工作计划安排、总结报告等。

要切实转变工作作风，更新观念，把服务工作作为工作出发点和落脚点，注重实效，提高质量，办实事，精打细算，勤俭节约，减少疏忽和失误，用优质的服务质量赢得领导的认可和基层的信赖，发挥好办公室的窗口作用。

3.协调工作。要充分利用办公室作为综合机构的资源优势，统观全局、整理信息、综合分析。既做好领导把握全局的“耳目”、“外脑”，协调好领导班子成员之间的关系，又要明确公司目标，协调好中层干部之间的统一方向，同时还要充分了解下情，掌握职工思想动态，协调好职工与公司之间的关系。

在协调工作上一定要做到充分掌握上情、了解下情，时时处处做到用权不揽权，到位不越位，参谋不决策，帮忙不添乱，尊重不盲从，精益求精不应付。

4.树立“两种意识”，提高办公室工作水平。

一是树立全局意识。讲全局就是一个单位的利益必须服从全局的利益，个人利益必须服从全局利益。作为综合办公室，讲全局就是要正确处理好局部与全局、当前与长远、部门与公司的关系；就是要从公司工作大局、构建和谐社会的全局出发，正确处理好个人与单位、办公室与其他部门的关系；就是要从促进公司经济效益提升的全局来认识。切实履行本职工作，发挥好“窗口”和“助手”作用。

二是树立责任意识。办公室工作头绪繁多，事无巨细。作为公司办公室，从某种程度上讲，代表公司行使一定权力。因此，就必须要求每位员工政治素质要好，工作责任心要强。在贯彻落实上级路线、方针、政策的时候，在谋划、部署各项工作的时候，要站在公司的整体立场上，从效率提高、效益最大化的角度出发，把公司决策与职工的愿望结合起来，在任何时候都必须要保持清醒的头脑，始终与公司党委和企业目标的实现保持高度一致。要养成严谨、认真负责的工作态度，在细微之处见真功夫，在工作上做到事事有回音，件件有着落。

5.增强“三种能力”，提高办公室工作效率。