信息系统项目管理师-第13章

信息系统项目管理师-第13章

第13章顶目采购管理

随着当前经济和科技的快速发展，社会各个领域对信息技术的需求也空前高涨，对信息的把握多寡和准确与否直接关系到企业的生存和发展。专家预测，这两年每年在信息技术领域采购产品和服务的金额都要高于1000亿美元，并且逐年大幅增长，目前在国内更是信息化服务迅速膨胀的阶段。企业要降低成本，提高业务处理能力，增强市场竞争力，保持高速或稳定的发展，必然要获取新的技术和技能，建立灵活、有效的采购机制，从采购中索要“利润”。从事信息技术的专业人员及项目管理人员深刻地理解项目管理采购的重要性。

项目采购管理是项目执行的关键性工作，是做好项目的重要方面，项目采购管理的模式在某种程度上决定了项目管理的模式，对项目整体管理起着决定性作用。采购工作又是项目执行的物质基础和主要内容。规范的项目采购管理要兼顾经济性、合理性和有效性，可以有效降低项目成本，促进项目顺利实现项目的各项目标，成功地完成项目。

项目采购管理所采购的项目物资或技术资源，必须符合项目设计和计划要求，如果采购的产品或服务不符合设计的要求，到货或服务周期无法满足工期需求，将会直接影响项目的质量，甚至导致项目的失败。因此项目采购管理不仅是采购回来“东西”那么简单，更重要的是要重视采购管理过程的管理质量。

对于项目采购，根据不同种类的项目和项目特点，项目采购及其管理的类型、方式也有所不同，如：企业内部的资产整合项目采购、信息化建设项目采购、运营支撑设备采购、软件成熟度评估项目咨询服务采购等都有很大的差别。不论是何种采购，都要经历一个项目采购管理过程。

项目采购管理是从项目外采购工作所需的产品和服务的过程。项目采购管理包括项目团队管理合同所需的合同管理和变更控制过程，同时也包括对项目买方与项目团队间合同的管理。

每个管理过程间都有相互作用和依赖的关系输出，同时采购管理

过程还需要很多采购管理过程外部准确的信息及相应条件支持，保证采购管理的有效性。图13.1则提供了这些过程的过程流图以及输入、输出和与其他知识领域过程之间的交互关系。

项目采购管理过程包括：

采购计划编制—决定采购什么，何时采购。

编制合同—记录项目对于产品和服务的需求，并且寻找潜在供应商。

招标—获取适当的信息、报价、标书、要约或建议书。

278信息系统项目管理师教程（第2版)

制订项目章程

(5.1)

项目章程

环境和组织

因素市场环境采购技巧

组织过程

资产j政策、流程和指导

经验教训

范围定义创建W BS (6.2)

知识库

项目范围说明

风险识别

风险反应计划编制

(12.3)

绩效报告

(11.4)

指导和管理

项目执行

(5.4)

项目收尾

(5.7)

工作分解结构

和字典

风险登记表

风险登记表

风险相关的合同协议

项目章程

项目章程

组织过程资产（更新）

合同收尾程序

采购计划编

制

(13.2)

项目管理计划制订项目

管理计划

(5.3)

编制合同

(13.3)

采购管理计划、合同工作说明、_制/外购决定

采购管理计划（更新）

采购文档、评估标准、

合同工作说明（更新）

招标

(13.4)

合格卖主清单、采购

文件包、建议书

供方选择

(13.5)

选择的供方、合

同、合同管理计

划、资源可用性

合同管理

(13.6)

釆购管理计划

(更新）、组织

合同收尾

(13.7)

过程资产（更

新）、请求的变

更、建议的纠正

措施

批准的变更请求图13.1项目采购管理流程图

供方选择'~审核所有要约，选择供应商并与之谈判最终合同。

合同管理—管理合同以及买卖关系；审核并记录供应商的绩效以建立必需的纠正措施并作为将来选择供应商的参考；管理合同相关的变更和与项目客户的合同关系。

合同收尾—合同履行和清算，包括对一些未决项目的决策。

这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用。根据项目需要，每一过程可以由个人、多人或团体来完成。虽然在这里我们独立地列举了这些过程而且过程间接口定义明确，事实上他们是互相交织、互相作用的。

我们从买卖双方关系的角度来讨论项目采购管理。这种关系可能存在于多个层面上，

第13章项目采购管理279从单纯的一个项目到多个组织之间相互的贸易关系。在不同项目中，卖方可能被称为承包商、子承包商、卖主、代理商或供应商，同样买方也可被称为客户、顾客、主承包商、承包商、项目提供者或采购者。卖方在一个合同的生命周期内首先被看做是一个投标人，然后是选定的供方，最后是签约的供方。

如果采购不仅限于简单的原材料或通用产品，卖方可能会设立一个项目来管理所有工作。这种情形下：买方成为卖方的顾客，因而是

其关键的项目干系人；卖方的项目管理团队必须注意项目管理的所有过程，而不是局限于采购管理这一领域。13.1项目采购和合同管理的定义

要想使项目采购在项目执行中发挥既定作用，项目管理人员首先必须清楚什么是采购？如何实施采购？什么是合同？如何管理合同等采购的基本要素。

13.1.1项目采购的定义

1.什么是米购

采购是从项目外部获得产品和服务的完整的购买过程。在企业和政府大部分领域都称为采购，有些领域称为“购买”。在信息系统集成行业，普遍将项目所需产品或服务资源采购称为“外包”。不论是何种称谓，基本过程是一致的。

采购是一个涉及具有不同目标的双方（或多方）的过程，各方在一定市场条件下相互影响和制约。通过流程化和标准化的采购管理和运作，运用高效、合理活动可以达到降低成本、增加公司利润的作用。

2.企业采购的种类

对于企业而言，一般存在不同采购种类，一种是依据公司的战略计划的采购行为，一种是依据公司所投资（或承包）的项目特点、环境的采购行为。当然，还有一种特例：企业的日常采购行为，在这里我们不加以讨论。

各种采购种类的依据不同，采购的战略措施也有很大的不同。项目采购可以不同于公司采购，其必须考虑项目的特点，项目资源短期的可获得性，以及客户的具体要求。项目采购一般比较偏重独家采购，便于项目采购管理和项目实施的控制。如：很多计算机信息系统集成项目，如果集成产品和服务种类比较多，客户一般都倾向于寻找一家总集成商。这样客户对整个项目产品只与总集成商之间有商务往来，由总集成商组织资源提供所有产品和服务，这样做从项目管理角度来讲，客户将部分管理风险转移了，但同时也增加了一些额外不可控的因素。

3.项目采购的环境