学籍档案的特点、作用及管理途径

浅谈学籍档案的特点、作用及管理途径

摘要：学籍档案是学校档案的重要组成部分，是学校档案管理工作中的一项基础性工作。学籍档案管理有其自身的特点，文章结合学籍档案管理的体会从学生个人、学校和社会三个方面进行了探讨。

关键词：学籍档案；特点；作用；管理途径

档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校教育教学活动的真实记录，全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”。学籍档案是学校档案的重要组成部分，是档案管理工作中的一项基础性工作。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范学校的教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成起着重要的作用。本文根据几年来的工作实践，对加强学籍档案管理工作探讨如下。

1 学籍档案管理的特点

学籍档案是学校档案管理的一项基础性工作。既然是学校，就离不开学生；有了学生，就产生了学籍档案。学籍档案主要记载和反映了学生在接受教育期间的思想道德、行为表现、学习经历、学业成绩等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。它是证明学生自身学历、品德、知识、能力的原始凭据，是用人单位考察、选拔使用员工的重要依据，是做好学生教育管理工作的基础资料，主要包括新生入学备案登记表、学生学籍卡片、学

生考试成绩卡、学生学籍变更（休学、复学、转学、转专业等）、学生奖惩、毕业生汇总表等材料。这类档案是一个不可分割的整体，我校把它们按学年和班别进行了系统整理，主要分为永久卷和长期卷，案卷标题言简意赅，一般控制在几十个字以内，它们共同构成了学籍档案开发利用的信息资源。学生查阅时按毕业年份和入学年份进行查找，非常方便。

2 学籍档案的作用

档案管理的最终目的和作用就是在于服务，学籍档案的作用主要体现在对学生个人、学校和社会而言三个方面。这几个方面也体现了档案管理的价值，体现了档案工作人员的价值。

2.1 从学生个体角度来看，学籍档案给出了学生在校期间受教育过程及效果的综合依据。学籍管理制度对于学生来说就是方向，就是操作规程。在学籍档案的学习过程中，可以指导哪些行为是允许和禁止的，还有哪些行为是学校倡导的。对于学生良好学风的培养，学籍档案也起到了积极的规范与约束作用。学籍档案是学生在学校受教育状况的一个综合性考核与评价，是学生走上社会参加工作的社会性判断的标准。学校可据此为学生开具相关证明。例如：我校近几年来的档案查阅记录簿，毕业证丢失人员居多，他们为证明自己的身份，到学校来开具证明，最早的一位是七六级的毕业生。因为档案管理人员和了解情况的老师发生变动，为确定学生身份的真实性，档案工作人员就要查阅有关的学籍档案。

2.2 从学校的日常教学及管理来看，学籍档案的建设是教学及管

理必不可少的阶段。学籍档案的日常化可以给教学带来质的飞跃。教学中可以用学籍档案来监督导学，从而降到学校的管理成本。学籍档案的真实性，规范化，指导性都能在教学中得到有效的运用。例如：上级主管部门史志办要求各单位将建校以来发生的大事以翔实的数字、文字编写上报。这项工作必须真实准确，不能丝毫纰漏。学籍档案作为学校的重要组成部分，每年的专业、招生人数、班级人数、毕业生数量等变动情况无法确定，档案管理人员为此查找了历年来的档案，提供了大量的文件资料，配合完成了编写上报工作，并借这次机会完善了学校的大事记、校史，反映了学校发展的历史过程。

2.3 对社会而言。学籍档案是用人单住挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响着单位对学生的评价。用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟订人才培养方案提供重要依据。例如：我校毕业的学生参军人伍，对他们的情况进行政审，到学校了解学生在校期间的情况，学籍档案为他们提供了真实、完整的材料。

3 学籍管理的途径

学籍档案从发生、发展、形成到保管利用，主要包括档案的收集整理、立卷归档及利用等阶段。对学籍档案进行科学的管理是非常必要的，要正确认识档案管理和档案利用的关系。档案管理和档案利用是辩证统一的关系，档案工作的最终目的是提供档案的有效利用，档案管理必须紧紧围绕档案利用工作。档案部门要转变观念，

变被动服务为主动服务。

3.1 加强领导，增强档案意识。加强档案法的宣传，增强职能科室及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是学校教育工作的一个重要部分。领导应重视档案管理，把档案工作列入学校重要工作议事日程。不要在需要查阅档案资料时档案是重要的，不用时就漠不关心。要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性，真正从行政上支持档案的收集、立档工作。

3.2 要不断加强档案的管理能力。作为档案管理工作者，一定要不断提高自己的业务水准，强化自己的职业素养。从某种程度上来讲，档案管理工作者的素质高低直接影响这档案管理工作的质量及效能。档案管理工作者要加强思想政治理论的学习，树立高尚勤谨的职业道德。要积极参加档案理论知识的理论培训，同时，采取一切有力措施参与档案管理工作的实践。在现代化、信息化管理的潮流中，积极进取，求真务实，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

3.3 增加档案收集意识，并及时存放。学籍档案的收集要保证学生档案材料的完整、齐全。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定专人负责，实行统一要求。在档案整理过

程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要填写完整、规范，并且保持内外一致、顺序一致，具体材料以时间先后为准。我校的学籍档案是在学生毕业时有关职能科室一并上交档案室（包括学生入学备案表、学籍卡、成绩单等），进行立卷归档，所以对学生和班级的任何材料要有强烈的收集意识，不要怕麻烦。有时看似无用的材料在关键时却能派上用场，不要随手将“废物”扔掉，放一放再看是否有价值。对材料尤其是关于学生的一些奖惩材料要及时记录、及时存放，以免事后遗忘。3.4 大力开发利用学籍档案信息资源，强化服务功能。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。要强化学校档案室的服务功能，尤其是做好学生档案的查阅、借阅等服务环节。要严格制定查阅、借阅制度。借阅人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上乱涂、乱画。

总之，学籍档案是学校档案管理工作的重要组成部分，我们在做好档案收集、整理、归档工作的同时，要做到主动服务，使档案的价值得以充分体现。档案管理人员更要熟悉档案室档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，以科学的态度把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。

参考文献

[1]李尔东.高校学籍档案管理存在的问题及解决办法探析[j].