秘书工作机构的设置

秘书工作机构的设置

一、秘书工作机构的设置原则

秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。在我国，中央、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构，规模较小的单位和部分三资企业则不设秘书工作机构，只设秘书岗位，配置少量的秘书工作人员。

设置秘书工作机构有三个原则：一是精简原则；而是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。这是由秘书工作的特点所决定的，也是由国家行政机关明文规定的。“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层次。办公厅，一般可分设两层，最多不超过三层。为便利工作，可多设副职，分工领导。省（行署、市）人民政府的办公厅，尚未专设主任者，得由秘书长或副秘书长兼职，必要时另设专职的副主任。适应业务分工，组织机构可适当向横的方向发展，逐渐改变过大过多的一揽子的组织形式。条件许可时，可把秘书业务、研究工作、机关事务管理工作划分开来，具体编制应依地区各部门具体情况决定（引自《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，1951年7月26号）”

三项原则中，人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。纵向层次少为了上下沟通方便及时，避免中间阻隔和官僚主义，横向幅度大是因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。

二、秘书工作机构的名称与组织形式

我国的秘书工作机构有广义与狭义的两种：广义的是指秘书长或

办公厅任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加密属机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。他们统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作；狭义的则是以“秘书命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。组织形式也有两种：分理制或综理制。

中央的秘书工作机构称“办公厅，如中共中央办公厅、国务院办公厅等。这类是部级机构，采用分理制，如国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访局等。

省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，如上海市政府办公厅、公安部办公厅。这类是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。

省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。地、市、厅、局办公室是处级，采用分理制的下设“科”；县办公室为科级，下可设“股”；乡镇办公室为股级，下不再分设。大中型企事业单位办公室也有采用分理制的，下面可再分设科室秘书部门。但再大的企业如大庆油田、宝山钢铁公司等的秘书机构只能称作“办公室”，而绝不能冠名为“办公厅”。

综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位，如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。

有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府工业交通办公室等。

社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。

还有一种是临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，如企业的职工代表大会设“秘书处”。视会议的规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下可再分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。