第六章：秘书机构的设置

补充材料2： 联合国及其它国际组织机构的秘书结构与工作任务



联合国秘书处由在联合国纽约总部和世界各地工作的全体国 际工作人员组成，从事联合国各种日常工作。秘书处为联合国 其他主要机关服务，并执行这些机关制定的方案与政策。秘书 处的首长是秘书长，秘书长由大会根据安全理事会的推荐任命， 任期五年，可以连任。 秘书处的职责同联合国所处理的问题一样多种多样，范围从管 理维持和平行动到调停国际争端、从调查经济及社会趋势和问 题到编写关于人权和可持续发展问题的研究报告。秘书处工作 人员还使世界各通讯媒体了解和关心联合国的工作；就全世界 所关切的问题组织国际会议；监测联合国各机构所作决定的执 行情况；将发言和文件翻译成联合国各正式语文。 目前，由经常预算提供经费的秘书处工作人员来自170个国家， 共约8 600人。作为国际公务员，他们和秘书长都对联合国负 责，并宣誓不寻求或接受联合国以外任何政府或其他当局的指 示。根据《宪章》，各会员国承诺尊重秘书长和工作人员责任 的专属国际性，决不设法不当影响其责任的履行。
一、各级秘书机构 （一）中央机关的秘书机构 中央机关与国务院机关实行的是分理制 分理制：采用部门办公的形式 全国人大常委和全国政协常委会实行综理 制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常 工作。 （二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书机构



技能训练





下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构： 董事会秘书处 董事会财务审计室 董会法律事务部 党委办公室 组织部 宣传部 纪委(监察) 工会 团委 信访处 总经理办公室 人事部 劳资部 生产技术部 财务部 企划部 通风处 安全管理监察部 非煤产业部 请指出这些机构中哪些出十 家单位的机构设置情况，看看是否存在不设秘书机构的组 织。




根据职责，国务院办公厅设6个职能司局。 秘书一局 主要职能： 办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公 会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、 办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、《国务院公报》编 辑等方面的工作 秘书三局 主要职能： 办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计 划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制 等社会事业的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。 中办国办信访局主要职能： 按照中共中央办公厅，国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信接待群众来访， 向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国 务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门， 跨地区的信访疑难问题。 人事司主要职能： 负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国手 续；负责国务院领导同志办会室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。 行政司主要职能： 负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后鄞管理工。机关党 委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工。


㈤督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、 会议决定事项及国务院领导同志报告有关指示的执行落 实情况关跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。 ㈥协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的 突发事件和重大事故。 ㈦处理群众来信，接待群众来访，及时向党中央、国务 院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重 要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访 事项。 ㈧根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及 时反映情况，提出建议。 ㈨负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重 要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要 问题。 ㈩做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。 （十一）办理国务院领导同志交办的其他事项。


二、各类秘书机构 （一）人民解放军的秘书机构 1.首长秘书机构 2.机关秘书机构 3.会议秘书机构 （二）企事业单位的秘书机构 其中企事业的秘书部门，以企业级别规模的高低大小之别，可采用下述 两种形式。 1、大中型骨干企业采用“三足鼎立式”。即按照党政群三大纵向系统分 别设置秘书机构。 一般分别称为厂（公司、商场）、党委办公室、厂长 办公室、厂工会办公室，分别是企业党委、行政、工会的办事机构，直 接受其领导，担任各自系统的秘书工作。 2、一般企业可采用联合式 “三合一”企业只设置一个秘书机构，全部的秘书工作集中，统一由这 个秘书机构办理（综合处） （三）民主党派和人民团体的秘书机构 （四）临时秘书机构 1.为临时性领导机构服务的秘书机构 2.为各种重要会议服务的秘书机构


联合国总部设在纽约，但在日内瓦、维也纳和内罗 毕也设有很多机构。联合国日内瓦办事处（日内瓦 办事处）是会议外交中心以及裁军和人权问题论坛。 联合国维也纳办事处（维也纳办事处）是联合国药 物滥用管制、预防犯罪和刑事司法、和平利用外层 空间及国际贸易法等领域活动的总部。联合国内罗 毕办事处（内罗毕办事处）是联合国环境和人类住 区领域活动的总部。 联合国所设的秘书处（The Secretariat）是联合国 各机构的行政机构，秘书处的秘书长为联合国的行 政首长，由安理会推荐，联合国大会任命，其权利 相当广泛，他除领导来自各国的有七千多名工作人 员的秘书处并向大会提出联合国活动的年度报告外， 还可以把他认为威胁国际和平与安全的问题提请安 理会注意，并执行大会、安理会等委托的任务。
秘书机构的设置
6.1 秘书机构设置的原则 6.2 各级各类秘书机构 6.3 秘书机构的领导关系 6.5 案例分析
第一节 秘书机构设置的原则
一、秘书机构 （一） 秘书机构又称秘书部门，是现代秘书工作的组织形 式，是秘书人员从事秘书工作的地方。秘书机构有广义 和狭义之分。 1.广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合 协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一 般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、 档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门(如图1—2 所示)。中央、国务院及各部委，省、市、自治区党委、 政府的秘书机构，通称办公厅，如国务院办公厅、北京 市人民政府办公厅等。省级各部委厅局、市县乡镇以及 企事业单位的秘书机构，通称办公室，如兰溪市人民政 府办公室、东方经贸职业技术学院院长办公室、上海苹 果服饰有限公司总经理办公室等。秘书机构的负责人称 办公厅(室)主任。省级以上机关还设秘书长。


联合国秘书长执行任务时只对联合国负责，不受任何国家政府指使，联 合国秘书处还设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。其 机构之大、权力之重、工作人员之多在各国中莫过于此。其它一些国际 组织亦多设有类似的对该国际组织负责的秘书长行使职权。如美洲国家 组织（Organization of American State）是常设的中央机构，由秘书 长领导，负责执行大会委托的各项任务。非洲统一组织（Organization of African Unity）的秘书处，下设政治、法律、经济、社会、文教、 出版和新闻、礼宾及行政等部门。阿拉伯国家联盟（Arableague）的 秘书长需经会员国三分之二多数表决，由理事会委派。再如北大西洋公 约组织（North Atlantic Treaty Organization），设国际秘书处，秘书 长也是部长理事会、防务计划委员会核计划小组的主席，地位十分重要。 秘书这一扶持性工作，按世界的分类概念分为：①行政秘书，指的是为 上级行政官（高级官员或总经理）工作的秘书。这类秘书协助领导人推 进工作，没有打字的任务，往往是单位团体所委派的，向秘书行政管理 人或领导人进行汇报；②通信秘书，这类秘书执行打字的职责，向信息 处理中心汇报。信息处理中心主管人帮助管理人进行日常业务、信息反 馈、培训、人事以及未来计划等工作。有时行政秘书称为政务助手，但 传统上这种职称和秘书这个职称并不一样，它用来指较高级的职责。在 某些组织机构中，办公室的低级工作人员从事口授、笔录、抄写、打字 以及执行办公室的事务工作称为速记员（Stenographer）不能称秘书， 往往比秘书要受更多的监督。
四、秘书机构设置的原则 （一）总原则：要适应机关或单位管理工 作的实际需要 （二）具体体现 1.凡独立单位必须设置秘书机构 2.秘书机构的组织形式、人员配备必需符合 精简、合理、高效的要求 3.秘书机构与所属机关在工作性质上必需相 适应

五、影响秘书机构设置的因素 （一）行政组织的存在决定了秘书机构设置 的必然性和广泛性。 （二）机关的管理权限和范围影响秘书机构 设置的规模。 （三）机关管理工作的现代化程度影响秘书 机构的组织机构。

六、秘书机构的建设 （一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、 提高综合素质 3、 优化队伍机构 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、 升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位 制定工作责任制；目标管理制度。

第二节 各级各类秘书机构

办公室(主任、副主任)
监 察 科 室

行 政 科 室
信 访 科 室
档 案 科 室
机 要 科 室
调 研 科 室
秘 书 科 室

2. 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专 门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门， 如秘书局、秘书处、秘书科等。 本章中所称秘书机构，是指广义的秘书机构。
二、秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位， 都是通内外的枢纽地位。党政机 关秘书机构的设置可以用图表示。



图中显示，秘书部门处于最贴近领导层的中枢位置。它的级别 虽与直属下级职能部门相平，但其作用实际上高于其他职能部 门。如果把领导层比作人体的头部，那么秘书部门就是颈部。 一般来说，高层的领导机关、大型的企事业单位中，秘书机 构规模较大，分工较细，分设的处室较多。如中央、省市政府 机关的秘书部门就是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又 合作的相对独立的工作机构。它承领导层之命，有管理、控制、 协调的权力。中央的秘书机构还有权制定秘书工作程序、规范 秘书工作技术、指导下级组织的秘书工作，如发布和修订《国 家行政机关公文处理办法》等。而在基层单位，秘书机构较小， 分设的处室少一些，往往只是综合性的办公室。有的单位甚至 不设秘书机构，只设秘书岗位，配备一两名专职的秘书人员。