秘书机构
秘书考试资格认定：秘书机构概述
⼀、秘书机构的概念 根据现代⾏政组织理论，所谓社会组织，即按照⼀定⽬标、任务和形式建⽴起来的，经过不同部门的分⼯协作，以及不同层次的权利操作和责任划分，合理协调内部⼈群活动的社会集团。
机构则指组织内部所设的部门，从属于社会组织。
从社会学、系统论⾓度，秘书机构与社会组织是不同的概念，其逻辑关系为包含与被包含的关系。
由此可知，秘书机构从属于社会组织，它既具有社会组织的性质和特点，也具有秘书机构⾃⾝的性质和特点。
那么，究竟什么是秘书机构？秘书机构有哪些性质和特点？秘书机构与社会组织有何关系？这些都是秘书机构的研究，⾸先必须弄清楚的问题。
对于秘书机构的概念，秘书学界意见不⼀，分歧较⼤，主要有：⼀是将秘书机构等同组织内部的职能部门（业务部门）；⼆是认为秘书机构就是组织内部的办公室(厅)。
我们认为，秘书机构是各级各类领导机关、单位组织的综合办事机构，它⾪属于领导机关不在领导机关内为领导⼯作和单位⽇常运转提供公务服务。
办公厅、办公室、秘书处、秘书科等均属于秘书机构，有些调研室、研究室、政务处、政⼯科、综合处也是秘书机构。
除了组织的常设性秘书机构外，还有⼀些根据需要⽽设的临时性秘书机构，如⼤型庆典活动、党代会、⼈民代表⼤会、政协会议等有⼤量的筹备、组织、办公事务需要秘书机构操办。
⼆、秘书机构的性质 社会⾏政组织可分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构。
其中的辅助机构(或幕僚机构)，⼜分为全⾯辅助机构和局部辅助机构。
秘书机构为全⾯辅助机构。
其主要任务，就是直接辅助和全⾯处理社会组织（机关单位）的各项⽇常⼯作，使集中时间与精⼒，思考、处理重⼤问题。
我国的秘书机构，是各类、各级社会组织（机关单位）的特殊办事部门。
其不同于⼀般的职能部门（业务部门）和综合职能部门，有着特殊的地位、性质和作⽤。
秘书机构的特殊地位，决定着它的辅助性质： (1) 辅佐⽽⽆权⼒。
权⼒机构，即具有决策权与指挥权的领导部门；秘书机构，仅承担着辅助性的⼯作，法律上⽆任何权⼒。
第三章秘书工作机构的设置与地位
一、秘书工作机构的设置原则 1 统一高效原则 2 精简优化原则 3 层次幅度原则 4 适应发展原则
二、秘书工作机构的名称与组 织形式
组织形ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ：
分理制 综理制
按事设置型 按人设置型 混合设置型
三、各级各类秘书工作机构
1．各级秘书工作机构
• 中央机关的秘书工作机构 • 省、市、县级的秘书工作机构 • 基层单位的秘书工作机构
秘书工作部门 中级组织和中型企事业单位
秘书岗位
基层组织和小型企事业单位
注意：
• 1．秘书工作机构不是决策机构，而是辅助机构。 • 2．秘书工作机构不是职能部门，而是综合办事机构。 • 3．秘书工作机构不是统辖机构，而是协调机构。 • 4．秘书工作机构不是普通机构，而是要害机构。
二、秘书工作机构的性质
• 1．机密性 • 2．辅助性 • 3．综合性 • 4．服务性
第三节 秘书部门和人员的管理
一、秘书部门和秘书人员管理的 内容和要求
• 1．机构与部门职责 • 2．岗位责任制 • 3．工作程序和工作方法 • 4．信息系统 • 5．办公自动化（OA）
二、秘书人员的自我管理
• 1．工作管理
首先要有明确的工作计划 其次是区分轻重缓急，决定工作次序
• 2．行为管理
• 3．时间管理 “小豆子和苹果” • 4．办公环境管理
重点：
一、秘书工作机构的设置原则 二、秘书工作机构的地位
2．各类秘书工作机构
• 人民解放军的秘书工作机构 • 企事业单位的秘书机构 • 民主党派和人民团体的秘书工作机构
3．临时秘书工作机构
• 临时性地为领导机构服务的秘书机构 • 为各种重要会议服务的秘书机构
第二章 秘书机构
国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局 级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局 等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长， 不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
国务 院总 值班 室
督 查 室
电子 政务 办公 室
（三）企事业单位的秘书结构
有些企业参照政府机关设置办公室。 事业单位，规模大的事业单位设置两级秘书机构。中 型单位在办公室下设组。小型单位只设置办公室，设各秘书 岗位。
（四）社会团体的秘书结构
通常采用综理制，直接命名为“秘书处” 如：中国高教会秘书学专业委员会秘书处
（五）临时秘书机构
指各级各类组织在实际工作需要时为了完成短期任务而 设置，任务完成后即解体的非常设性的秘书机构，没有固定 编制和人员。
乡镇政府机关的秘书机构
乡镇政府机关的秘书机构，或设办公室负责全面工作，或只设若干 秘书岗位，负责具体的秘书工作。
（二）全国人民代表大会常务委员会、中国 人民政治协商会议全国委员会、中央军事委 员会的秘书机构
均采用综理制模式设置秘书机构，由 秘书长领导办公厅，负责综合承办日常工作， 下设局、处、室、科
• 智囊型、秀才型、公关事
务型、技术型
• 智能结构优化
• 年龄结构优化
• 老秘书阅历丰富、功底深厚
• 中年秘书年富力强、判断准
确
• 有的侧重于理论知识 • 有的侧重于实践经验
• 青年秘书精力旺盛、思维活
跃
• 不同的专业、行业知识
秘书团队的“异质结合”
• 个性结构优化
• 性别结构优化
• 协调的性格结构和相容的
秘书工作机构的职能与工作要求
综合性
秘书工作机构负责处理 组织内外的各类事务， 具有综合性和全面性。
秘书工作的重要性
01
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03
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组织协调
秘书工作机构协调组织内各部 门的工作，确保组织高效运转
。
信息传递
秘书工作机构负责信息的上传 下达，保障信息传递的准确性
和及时性。
决策支持
秘书工作机构为领导层提供决 策支持，协助领导做出科学决
秘书机构需协助领导安排日程，协调各项事 务，确保工作顺利进行。
接待来访与安排出差
秘书机构需负责接待来访、安排出差等事务， 确保工作顺利开展。
物资采购与管理工作
秘书机构需负责物资采购、保管、发放等管 理工作，确保物资充足、有序。
财务管理与报销工作
秘书机构需协助处理财务相关事务，如报销、 预算编制等。
协调沟通职能
协调内部关系
秘书机构需协调组织内部各部门之间 的关系，促进合作与沟通。
沟通外部单位
秘书机构需与外部单位建立良好的沟 通关系，维护组织形象。
代表组织参加会议和活动
在领导无法出席的情况下，秘书机构 需代表组织参加各类会议和活动。
协助解决矛盾和问题
秘书机构需协助领导解决组织内外部 的矛盾和问题，维护组织稳定。
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责任心
秘书应具备强烈的责任心， 对工作细致入微，尽职尽 责。
忠诚度
秘书应忠诚于组织和领导， 保守机密，不泄露信息。
主动性
秘书应积极主动地完成工 作任务，不推诿、不拖延。
Hale Waihona Puke 知识结构要求专业知识
法律知识
秘书应具备秘书专业知识，熟悉秘书 工作流程和规范。
秘书机构主要职责介绍范文(三篇)
秘书机构主要职责介绍范文一、文件和资料管理秘书机构的首要职责之一是负责文件和资料的管理。
他们负责组织、分类、存储和记录所有重要的文件和资料，以确保其安全和准确性。
他们需要建立和维护一个有效的档案系统，使文件和资料能够方便地被检索和使用。
此外，他们还需要协助管理层撰写、编辑和校对各类文件和资料，如报告、备忘录和信函，以确保其语法和格式的正确性。
二、日程和会议安排秘书机构的另一个重要职责是负责管理管理层的日程安排和会议安排。
他们需要与管理层密切合作，了解他们的工作要求和时间限制，并根据这些信息为他们安排日程。
他们需要依据工作优先级和紧急程度进行合理的安排，并确保所有重要的会议和约会都能准时进行。
此外，他们还需要准备会议议程和相关材料，并协助管理层进行会议记录和跟进。
三、行政支持和协调秘书机构的另一个核心职责是提供行政支持和协调。
他们需要与内外部各方进行有效的沟通和协调，以确保组织的运作顺利进行。
他们需要与各个部门和团队进行密切合作，并根据需要协调工作流程和资源分配。
此外，他们还需要协助管理层处理日常的行政事务，如办公用品采购、差旅安排和文件复印等。
四、信息收集和分析秘书机构还负责收集、整理和分析各种信息和数据，以支持管理层的决策和规划。
他们需要关注和研究相关行业的动态和趋势，及时向管理层提供有关市场、竞争对手和消费者的信息。
他们还需要进行数据分析和报告编制，以帮助管理层了解组织的绩效和效益，并提供决策的参考。
五、人员与外部沟通秘书机构负责管理层与内外部各方的沟通。
他们需要与团队成员和员工进行有效的沟通，了解他们的需求和反馈，并及时向管理层传达。
他们还需要代表管理层与客户、供应商和合作伙伴进行沟通，协助解决问题和建立合作关系。
此外，他们还需要处理来自外部的各种请求和投诉，并及时向管理层汇报情况。
六、机构内部运营管理秘书机构还负责组织和管理机构的内部运营。
他们需要制定和实施各类政策和流程，以确保机构的规范运营。
第三章 秘书机构
• 社会团体的秘书工作机构
– 命名为“秘书处”，采用综理制。 命名为“秘书处” 采用综理制。
• 临时性的秘书工作机构
– “秘书处”，采用综理制或分理制。 秘书处” 采用综理制或分理制。
• 以所属机关和专业性质同时命名的办公室
– 不属秘书工作机构，是直属部门。（如：国台办、假日 不属秘书工作机构，是直属部门。（如 国台办、 6 。（ 办）
8月的广州，台风“碧利斯”刚过去不久，市民还在为粤北 月的广州，台风“碧利斯”刚过去不久， 灾民捐灾、高校正忙于录取新生之时， 灾民捐灾、高校正忙于录取新生之时，一起与教育有关的事 再次惊动了广州市民。 件，再次惊动了广州市民。 8月4日，广东电视台珠江频道“晚间新闻”播出一则新闻 广东电视台珠江频道“晚间新闻” 一个名叫孟浩的省政协委员， 说，一个名叫孟浩的省政协委员，在广州市教育局求见该局 领导时被拒，并被威胁“报警” 领导时被拒，并被威胁“报警”。 这则电视新闻很短， 52秒 其后引起的反响， 这则电视新闻很短，仅52秒，其后引起的反响，却也许是当 事人双方始料未及的。第二天，中央电视台、 事人双方始料未及的。第二天，中央电视台、北京电视台等 多套新闻栏目同时采用了这一新闻《南方都市报》 多套新闻栏目同时采用了这一新闻《南方都市报》、《羊城 晚报》 人民政协报》 北京青年报》 晚报》、《人民政协报》、《北京青年报》等多家报刊也纷 纷刊文或发表评论，一些电台甚至为此开通了讨论热线。 纷刊文或发表评论，一些电台甚至为此开通了讨论热线。
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“孟浩事件” 孟浩事件”
《政协委员求见官员竟要报警》，2006年8月4日，广东电视台的一则 政协委员求见官员竟要报警》 2006年 新闻引发了公众对广州市教育局的一场围剿；置身漩涡之中的该局，态度 新闻引发了公众对广州市教育局的一场围剿；置身漩涡之中的该局， 从傲慢趋于强硬、最后以道歉收场。在这起冲突中，究竟伤了谁? 从傲慢趋于强硬、最后以道歉收场。在这起冲突中，究竟伤了谁?
秘书机构
• 中央、国务院及各部委，省、自治区、直 辖市党、政秘书机构，通称办公厅，下设 若干处室。 • 省级各部委厅局、市县乡镇及企事业单位 的秘书机构，通称办公室，下设若干科、 组
中共浙江省委办公厅
秘书一处
秘书二处
调研写作处பைடு நூலகம்
信息督查处
信访局
• 二、秘书机构设置的特点 秘书机构设置具有广泛性即普遍性的特点。 在所有机关、团体、企事业单位中，惟 独作为综合性办事机构的秘书部门是无所 不在的。上至中央、国家机关，下及基层 单位，各行各业，都设有工作职责大体相 近的、处理秘书工作的秘书部门。
• 三、要有互补的智能结构 • 秘书群体智能结构的优化，首先，要有合 理的而不是单一的智能结构。有“秀才型” 的、有“参谋型”的、有“事务型”的、 有“管理型”的、有“技术型”的等等。 其次，要人尽其才，才尽其用，使秘书群体 为领导提供高效优质服务。
• 四、要有协调的气质结构 在秘书群体中，只有各种气质类型合理配置， 刚柔相济，动静相宜，才能形成团结合作、 富有活力、协调一致的秘书群体。
• 3、督促检查职能 督促检查是一个重要的领导环节和领导方法。 督查工作的出发点和落脚点都是为了确保决 策部署的贯彻落实。要紧紧围绕中心任务， 抓住重点进行督查。不仅要检查督促决策 部署是否实施与落实，而且要了解掌握决 策实施中的新情况、新问题，在实践中检 验决策部署是否正确合理，以便领导及时 对决策进行调整与完善。
第三章 秘书机构
秘书机构在机关、单位内处于枢纽 部位，是综合性的办事机构。它具有参 谋助手、综合协调与督促检查的职能。
• 第一节 秘书机构的设置 一、秘书机构的名称 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调 研、综合协调、督促检查与事务管理等全 部秘书工作的部门。如办公厅、办公室。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主的 秘书业务工作部门。如秘书处、秘书科。 秘书学指称与研究的秘书机构，是指广义的 秘书部门。
秘书机构主要职责介绍
秘书机构主要职责介绍秘书机构是组织或企业中的一个重要部门，负责协调和管理行政事务，以确保组织的顺利运作。
秘书机构的主要职责包括以下几个方面：1. 文秘工作：秘书机构负责处理和管理文件、文件和其他文档。
他们负责收集、整理和分类文件，确保文件的安全和保密性。
此外，他们还负责记录和保留组织的重要信息和文件。
2. 会议和会议管理：秘书机构负责筹备和管理组织的会议和会议。
这包括确定会议日期、地点和议程，发送邀请函和提醒，准备会议材料和记录会议纪要。
他们还负责与与会人员沟通，组织会议设施和设备，并确保会议的顺利进行。
3. 文件和报告的准备：秘书机构负责协助组织的领导层准备文件和报告。
他们负责收集和整理信息，并根据需要编写和编辑文件和报告。
秘书机构还负责审查和校对文件，以确保其准确性和完整性。
4. 组织对外联络工作：秘书机构负责与外部实体（如客户、供应商、合作伙伴等）进行沟通和协调。
他们处理来自外部实体的咨询和请求，并与相关部门合作解决问题。
此外，他们还负责组织招待会和活动，以促进组织与外部实体之间的良好关系。
5. 行政支持和日常管理：秘书机构负责向组织的领导层提供行政支持和日常管理。
他们协助领导层安排日常工作，并处理各种行政事务，如差旅安排、会议安排、办公用品采购等。
秘书机构还负责组织领导层的行程和日程安排，并代表他们回答电话和处理电子邮件。
6. 保密性和合规性管理：秘书机构负责确保组织的保密性和合规性。
他们负责管理访客、控制文件和访问权限，并监督组织遵守法规和规范。
秘书机构还负责处理组织内部和外部的投诉和矛盾，并与相关部门合作解决问题。
7. 人力资源管理：在一些组织中，秘书机构还负责人力资源管理工作。
他们负责招聘和筛选员工，编制和执行员工福利计划，并协助制定和实施人力资源政策和流程。
此外，他们还负责员工培训和发展，以提高组织的整体绩效。
总之，秘书机构是组织中不可或缺的一部分，承担着协调和管理行政事务的重要职责。
2023年秘书机构主要职责
2023年秘书机构主要职责____年秘书机构的主要职责可能会涵盖以下方面：1. 协助领导层决策：秘书机构将扮演重要的咨询和协调角色，为领导层提供决策所需的信息和建议。
他们可能会进行政策研究、评估各种政策选项的可行性和影响，并协助制定具体的决策方案。
2. 组织和安排会议及活动：秘书机构将负责组织和安排各级会议、活动和重要场合的筹备工作。
他们将确保会议和活动的顺利进行，包括安排会议议程、准备文件材料、协调参会人员的安排等。
3. 管理和执行日常工作：作为机构的运营中枢，秘书机构将承担管理和执行各项日常工作的职责。
这可能包括管理机构的预算、人力资源、办公设备等，并确保机构运转的高效与顺畅。
4. 维护外部关系：秘书机构将是机构与外部各方交流的重要窗口，他们将负责机构与其他政府机构、企事业单位、国际组织以及民间团体的沟通与合作。
他们将代表机构与外部各方进行接触、磋商、协商等，并维护机构与外部各方的良好关系。
5. 司法事务管理：秘书机构将负责处理机构的司法事务，包括起草、审核各类法律文件、协助制定和修订法规和政策，并确保机构的行为符合相关法规和制度。
6. 信息管理和公共关系：秘书机构将负责机构的信息管理工作，包括收集、整理、归档和传播相关信息。
他们将协助机构进行宣传推广工作，通过不同渠道和媒体向公众传递机构的政策和决策信息。
7. 人员培训和发展：秘书机构将负责机构内部人员培训和发展的工作。
他们将制定培训计划、组织培训活动，致力于提升机构内部人员的专业能力和素质水平，以适应时代发展的需要。
8. 办公室事务管理：秘书机构将负责机构办公室内的各项事务管理工作。
这包括文档处理、文件管理、行政办公等，以保证机构各项工作的有序进行。
9. 情报收集与风险评估：秘书机构将负责收集和分析各种情报和信息，评估国内外形势和风险，为机构和领导层提供及时的情报和预警信息，帮助机构做出正确的决策。
10. 国际事务处理：秘书机构将承担机构的国际事务处理工作，包括处理与其他国家和国际组织的外交往来、处理国际合作项目、参与国际会议等。
秘书工作的组织及管理
秘书工作的管理制度是指秘书人员应当遵守的所有的行为规范和 工作准则的统称。这是保证秘书工作正常运行的不可缺少的条件。
秘书工作管理制度可以分为以下几类： 1、具有强制执行性质的法规。例如：《中国共产党机关公
文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共 和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及信访、 印章管理方面的规章制度。
第二节 秘书工作的运行和管理
一、秘书工作的组织形式与工作方式
（一）秘书工作的组织形式 集中形式与分工形式两种类型。 1、集中形式 即秘书工作的各项内容全部集中到办公室来进行。 2、分工形式 即将秘书工作的内容按照工作环节和工作性质划分 为若干部分，分别交给有关部门运作完成。
秘书学
第十四讲
主讲教师：娄淑华
秘书学
第十三讲
主讲教师：娄淑华
学时：32
▪
3、从秘书的来源和服务对象划分，有公务秘书和私人秘书。
▪
4、从秘书所任职务划分，有秘书长、办公厅主任、秘书局长、
秘书处长、秘书科长ຫໍສະໝຸດ 办公室主任、办事员、文书等。秘书长有中
央、省、市级机关的秘书长之分；办公厅主任也有中央、省（部）
级之分；办公室也有市（局）、县级机关的办公室主任之分。
设置机构要体现有利于统一的领导，又要体现机构本身应有 的职能权限。
3、注重高效，精干务实，强兵为主 追求高效运转，是秘书工作的职责决定的。 综上所述，秘书机构的设置要求，实际上包括对秘书机构和人员素 质、数量、职能、效率四个不同角度的要求。只要当这些因素都处于服 务、高效运转的基本要求。
二、秘书人员
▪
5、驻外使馆的秘书人员分为一等秘书、二等秘书、三等秘书。
秘书学概论-第三章秘书职能
（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大 量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领 导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性 与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。 办理文书的职能主要可分解为：依领导意图 撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收 文与发文两大系列；组织内部档案管理工作 ；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是 为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相 互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职 ，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处， 其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决 策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞 好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策 的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使 复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全 面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅 或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、 秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等 部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
秘书机构
烟台市人民政府办公室机构设置 一、职责 1、协助市政府领导审核或组织起草以 市政府、市政府办公室名义发布的各类 文电，承办上级政府来文来电。 2、负责市政府会议的准备和会务工作， 协助市政府领导组织会议决定事项的实 施；根据市政府领导的意见，组织起草 有关文稿。
3、承办市政府各部门和各县市区人民 政府请示市政府的事项，提出审核处理 意见，报市政府领导审批。 4、根据市政府领导的指示，组织协调 市政府有关部门的工作，对有争议的问 题提出处理意见，报市政府领导决定。
狭义：为领导工作服务。以文牍性、机 要性工作为主要任务，包括办公厅中的 秘书、文书、机要等部门。
二、秘书机构的性质 行政组织：领导机关、职能机关、辅助 机关、咨询机关、派出机关。
性质： 不是权力机构，是辅助机构； 不是职能机构，是综合办事机构； 不是统辖机构，是协调机构； 是要害部门。
三、秘书机构的功能 组合功能、协调功能、管理功能、过滤 功能、代表功能
秘书机构
秘书机构的涵义、性质、功 能 秘书机构的设置原则、模式 秘书机构的内部组织
秘书机构的性质和功能
一、秘书机构的涵义 广义：为领导工作和机关工作服务，起 参谋、助手、沟通、协调、督察等功能 的办事部门。包括以办公厅（室）为主 体的秘书、文书、机要、信息、调研、 协调、督察、信访、接待、值班等部门。
市长公开电话办公室 负责答复、解释和协调解决群众通过电 话、互联网《市长信箱》向市政府反映 的问题、提出的意见和建议；处理新闻 单位对市政府及有关单位提出的批评和 建议，编写《市长公开电话》。
市打击走私综合治理领导小组办公室 负责市打击走私综合治理领导小组的日 常工作。
接待处 负责国务院、山东省和外省、市政府领 导来烟的接待服务及市政府领导到外地 考察、有关外事活动的联络服务等工作。
秘书机构的设置
02
制定工作流程
03பைடு நூலகம்
遵守工作规范
建立规范的工作流程，包括文件 传递、会议安排、信息报告等环 节，确保工作高效有序。
秘书机构成员需严格遵守工作规 范，包括保密要求、礼仪规范等， 展现专业素养。
信息沟通与保密措施
建立信息沟通机制
秘书机构应建立有效的信息沟通机制，确保与领导、 同事之间信息畅通，及时反馈工作进展。
分工协作
根据秘书工作的性质和特点，合理分工，明确各自的职责范围和工作任务，实现工作的有序进行。
人员选拔与培训
选拔方式
通过考试、面试、考察等多种方式选拔 优秀的秘书人员，确保人员的专业性和 能力。
VS
培训内容
针对秘书工作的特点和要求，开展业务培 训、技能培训、心理素质培训等，提高秘 书人员的综合素质和工作能力。同时，加 强职业道德教育，培养秘书人员良好的职 业操守和道德品质。
强化保密意识
成员需具备强烈的保密意识，对涉及机密的信息严格 保密，遵守保密规定。
采取保密措施
制定并执行保密措施，如加密传输、定期销毁机密文 件等，确保信息安全。
绩效评估与激励机制
设定绩效评估标准
明确绩效评估标准，包括工作质量、效率、创新能力等方面，确保 评估公正客观。
定期进行绩效评估
定期对秘书机构成员进行绩效评估，了解工作表现，及时发现并改 进问题。
秘书机构的人员配置
人员数量与素质要求
人员数量
根据机构规模、业务需求和工作量，合理配置秘书人员数量，确保工作的高效 运转。
素质要求
秘书人员应具备较高的政治素质、业务素质、心理素质和身体素质，能够胜任 各项秘书工作。
人员结构与分工
人员结构
2024年秘书机构主要职责介绍（三篇）
2024年秘书机构主要职责介绍1.沟通信息当代秘书的重要作用之一就是充当领导的参谋和助手，要做一个诸葛亮式的高明参谋，除了自身的基本素质条件，还必须勤于收集信息，为辅助决策准备充足的材料和依据。
沟通信息的工作周而复始，永远没有尽头，是秘书机构永恒的职能。
____组织协调无论是传统的秘书机构还是现代秘书机构，办文、办会、办事都是其最基本的任务。
秘书机构在辅佐领导实施管理这一角度来说，它实际上就是办事机构。
然而秘书机构又往往不直接办理某一具体的事务，它主要是在其中起组织和协调作用。
一个组织在活动过程中，各个单位或部门能否和谐地配合，决定着组织功能的发挥程度。
现代社会的各种组织系统结构复杂、分工细密，不协调的因素是普遍存在的，这就需要一种力量经常性地进行协调，秘书机构处于联系上下、左右、内外的中介位置，便于进行协调工作，沟通各方意见，统一思想认识，设计最佳方案，采取有效措施，齐心协力做好工作。
秘书机构组织协调的原则是为了事业、为了团结、为了提高效率。
秘书机构协调的方面很广：领导班子之间、领导机关与下级机关之间、组织内部各平级机构之间、领导与群众之间都存在着协调问题。
在组织内部成员之中，由于每一个人的职位高低不同，职权范围不同，考虑问题的角度不同，人们对同一事物持有不同态度或有意见分歧是正常现象，这种现象的普遍存在决定了秘书机构协调工作的复杂性和经常性。
秘书机构的咨询职能有两方面的含义：一是针对上级机关而言，秘书机构必须随时准备接受上级机关的咨询，为领导机关的决策及时提供和反馈真实可靠的信息，并提出有价值的决篆建议;而针对下级机关而言，秘书机构要本着服务的宗旨，随时准备接受下级机关和人民群众的各类各种咨询，为他们耐心地解释政策、排除疑虑、指明方向及解决问题。
秘书机构作用介绍(一)参谋作用秘书机构是直接为领导服务的，而领导的根本任务就是贯彻____的方针政策，根据本单位、本地区、本部门的实际情况提出措施，部署本机关的工作，并对职权范围内的重大事项做出决策。
秘书机构的设置
第四章秘书机构第一节秘书机构设置的原则一、秘书机构的含义秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。
二、秘书机构设置的原则(一)设置秘书工作机构有三个原则：1.凡独立单位必须设置秘书机构2.精简、合理、高效的原则3. 纵向层次尽量少,横向幅度可适当加大4.秘书机关与所属机关在工作性质上必须相适应（二）秘书工作机构的名称与组织形式1.我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
2.秘书工作机构组织形式也有两种：分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。
综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分社部门。
这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。
3.秘书机构的名称：中央的秘书级构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。
省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。
省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。
除了乡镇办公室为股级，下不再分设。
再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。
有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。
社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。
还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。
第二节各级各类秘书机构一、秘书机构的层次和类型（一）中央机关的秘书机构例：国务院办公厅设3个秘书机构，具体名称和职责如下：1.秘书一局。
社会组织法人治理结构的基本框架及要求
社会组织法人治理结构的基本框架及要求社会组织法人治理结构的基本框架及要求1. 引言社会组织作为一种非营利性组织形式，承担着推动社会发展、服务公众利益的重要角色。
为了确保社会组织有效运作并保障其合法权益，法人治理结构的建立显得尤为重要。
本文将探讨社会组织法人治理结构的基本框架及要求，并分享个人的观点和理解。
2. 基本框架社会组织法人治理结构的基本框架可以分为三个主要方面：理事会、监事会和秘书机构。
2.1 理事会理事会是社会组织法人治理的核心机构，负责决策和监督组织的日常运作。
理事会由社会组织的会员或代表组成，成员应具备相关专业背景和经验。
理事会职责包括制定和修订组织章程、决策重大事项、设立和监督内部机构等。
理事会成员应遵守职业道德和行为准则，并注重团队合作和公正决策。
2.2 监事会监事会是对理事会及其他机构进行监督的独立机构，其成员应由社会组织内外的专业人士组成。
监事会的主要职责包括监督理事会的行为是否合法合规和是否符合组织章程规定，发现和纠正组织运作中的违法违规行为，保护会员和利益相关者的权益，提出改进建议等。
监事会与理事会之间应保持独立性和互动性，共同维护组织的良好治理。
2.3 秘书机构秘书机构是社会组织法人治理结构的执行机构，负责协助理事会和监事会履行职责和决策的具体实施。
秘书机构的职责包括日常运营管理、会务组织、信息披露、财务管理等。
秘书机构应由专业人士组成，具备良好的沟通和协调能力，能够协助各机构合作高效运作。
3. 要求社会组织法人治理结构的建立应符合以下要求：3.1 透明度与信息披露治理结构应具备透明度，明确规定各机构成员的权责和职责。
应加强信息披露工作，定期向会员和利益相关者公开组织的财务状况、决策结果和重要事项，确保组织运作的公开透明。
3.2 多元化与包容性理事会、监事会和秘书机构的成员应具备多元化背景和专业能力，能够代表不同利益相关者的声音和需求。
应注重包容性，为弱势群体提供平等的参与机会，保障他们的权益。
秘书机构名称介绍
秘书机构名称介绍秘书机构是一个企业或组织中的一个非常重要的部门，主要负责协助高层领导开展日常管理工作、流程优化、项目推进等工作，是现代企业管理中最为重要的部门之一。
然而，对于初次接触秘书机构的人们，也许会感到迷惑，不知道这个机构的名称和职责是什么。
因此，在本文中，我们将重点介绍秘书机构的名称及其职责。
一、行政助理部门/ Executive Assistance Department行政助理部门是秘书机构的最基本、最常见的名称，它通常由主要为高管提供行政和综合支持的员工组成。
这个部门也是一个公司中非常重要的桥梁，负责协调并整合办公室内外在资源，以确保高层领导的决策能够顺畅地落实到细节之中。
该部门主要的职责包括：管理日程、制定会议安排、负责文件和数据管理、处理业务信函和电话、协调员工的学习和培训活动、以及其他需要高级领导关注的任务。
二、高级行政助理部门/ Senior Executive Assistance Department高级行政助理部门是一个包含更高级别助理的部门名称，一般包括执行助理和高级助理。
这个部门针对的是公司的高级执行层，其职责在规模和复杂性方面与行政助理部门相似。
高级行政助理部门的主要职责包括：安排高管和董事会的日程、管理会议、处理机密数据、监督各种活动的进程和结果、与技术团队进行合作，以确保不同部门的任务和计划都能够平稳协作。
该部门通常需要具备非常专业的技能和高度的机密性。
三、项目办公室/ Project Management Office (PMO)项目办公室是一个针对公司级别项目的秘书机构，独立于项目团队之外，也是一个分散部门具有机构化的方法。
他们能够有效地管理、协调并监督公司的各种项目。
项目办公室的目标是确保项目在时间、预算范围内高效地完工，并且满足所有的限制条件和客户要求。
该部门主要职责包括：规划、组织、监督各种项目的进展情况、提供资源能力和在项目计划中协调各部门之间的关系、制定项目计划和报告、协调项目风险管理，还包括一些项目支持的工作，如流程创建、项目文件管理、团队合作等。
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各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”， 而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘 书机构”。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领 导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一 般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部， 包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、 保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常 行政与日常事务三大工作。
➢
规范的形成将秘书工作纳入规范化管理轨道，由
主观随意的“人治”转为依章办事的“法制”，具有
提高秘书工作效率的作用。
（三）秘书机构规范的类别
➢ 基本规范
基本规范是指来自宪法和国家基本法律、行政法规，适 用于秘书工作与管理的规范。
➢ 职业规范
职业规范是各组织和秘书机构就秘书工作制定的一系列 工作准则和规定。
（二）环境管理
环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的 客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、 相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组 织又可以改造和创造环境。
秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、 行为倾向等产生影响的客观世界。
模式 ➢ 确定秘书机构的规模和分设部门
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职 责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各 自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履 行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适 应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团 队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘 书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是 形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
较大。
XX省人民政府办公厅
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处
新 闻 信 息 处
督 办 处
政 务 公 开 处
人 事 处
保 卫 处
行 政 处
老 干 部 工 作
处
省人
监 察
民政 府应…...急管 Nhomakorabea室 理办
公室
第三节 秘书机构的管理
一、秘书机构的管理理念 二、秘书机构的规范 三、秘书机构的管理内容
• 社会团体以及临时性的秘书机构
– 命名为“秘书处”
• 办公厅或办公室的下设机构
– “秘书局”、“秘书科”、“秘书室”
（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室 （四）企事业秘书机构
除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或 “综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做 “行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、 “综合办主任”等。
狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专 门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、 机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络 等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。
（二）秘书机构的性质
1.辅助性
2.综合性 3.中枢性 4.机要性 5.服务性 6.封闭性
综合性
附属性
✓重点
辅助性
二、秘书机构设置的原则
人本理念是指秘书机构的管理活动中重视人的因素在组织活动 中的决定作用，以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观 能动性、创造性和聪明才智为根本的理念。人是一切管理活动的主 体，现代管理要求把人的因素放在第一位。以人为本，是做好秘书 机构内部管理，协调各方关系，提升综合辅助管理水平的重要条件。
（三）系统理念
稳定
具体
2.程序管理
➢ 自然性程序：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序 表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。
➢ 指令性程序: 是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。 ➢ 法定性程序: 即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、
文书处理、信访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按 照相关的法定程序处理。 ➢ 技术性程序: 有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程 序，必须遵循，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。 ➢ 经验性程序: 是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形 成的符合本单位实际的工作程序。
系统理念是把秘书机构管理看成一个完整的系统。
➢ 目的性
➢ 整体性
➢ 层次性
层次性
目的性
整体性
（四）效能理念
效能是指人们在有目的、有组织的活动中所表现出来的 效率和效果。
秘书机构管理的效能理念是树立追求效率、追求效果、追求效 益的观念，努力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，赋予 其相应的职位、权利和责任，充分释放每一部门、每一成员的能量， 以创造更多、更好的经济效益和社会效益。
(1) 职前培训
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过 一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办 公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系 统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看 到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心 里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个 办法。”
二、秘书机构的组织类型
（一）综理制 （二）分理制 （三）单一制
综理制
单一制
类型
分理制
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。 是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统 一的办公机构。
领导层
办公室
秘文机档调信接 书 书 要 案 研 访 待 …… 科科科科科科科
（二）分理制
秘书直接环境可以分为：
➢ 物质环境管理 ➢ 精神环境管理
物质环境管理
精神环境管理
（三）人员管理
秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容 比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位 责任制、绩效考核与团队构建。
秘书人员管理的重点内容：
➢ 秘书的选拔与任用 ➢ 秘书的培训 ➢ 秘书岗位责任制
• 个性结构优化
– 协调的性格结构和相 容的气质结构
– 避免同种气质类型
– 防止因相同相似思维 方式、行为导致极端 化倾向
• 性别结构优化
– 一般而言，男性长于逻 辑思维，分析、比较、 概括能力较强，有竞争 性、独立性和支配性
– 女性长于形象思维，温 文尔雅，感情细腻，善 于体贴，有程序性、周 密性
国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局 级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局以及机关事务管理局等； 局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，不设 办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
国务 院总 值班 室
督 查 室
电子 政务 办公 室
人 事 司
行 政 司
. . .
省部级政府机关的秘书机构
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。
办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人
事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公
厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机
关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构及其设置 第二节 秘书机构的组织形式 第三节 秘书机构的管理 思考训练与教学互动
第一节 秘书机构及其设置
一、秘书机构的含义与特点 二、秘书机构设置的原则 三、秘书机构设置的程序
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和
一领导、秘书机构的含义与特点
➢ 要能“优化”组合
“优化”包括两层意思： • 一要异质结合，合理分工； • 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动
状态。
三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
➢ 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 ➢ 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 ➢ 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的
二、秘书机构的规范
（一）秘书机构规范的特点 ➢ 严格性 ➢ 完整性 ➢ 细致性
细致性
严格性
完整性
（二）秘书机构规范的作用
➢
规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为
准则，具有导向作用；
➢
规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及
其人员工作是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作
提供了客观标准，具有评价作用；
秘书团队的“异质结合”（1）
• 类型结构优化
– 智囊型、秀才型、公 关事务型、技术型
• 智能结构优化
– 有的侧重于理论知识 – 有的侧重于实践经验 – 不同的专业、行业知
识
• 年龄结构优化
– 老秘书阅历丰富、功底 深厚
– 中年秘书年富力强、判 断准确
– 青年秘书精力旺盛、思 维活跃
秘书团队的“异质结合”（2）
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原 稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签 发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天， 黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他 受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
三、秘书机构的管理内容