行政机关公文的常见错误解析

行政机关公文的常见错误

一、文件内容方面存在的问题

按照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称《条例》）公文拟制规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规和党的路线方针政策及其他有关规定。

行政规范性公文初稿拟好后，应送市政府法制办进行合法性审核并签署意见。

公文文稿签发前，还应由发文机关办公室（秘书处）进行审核。

二、行文关系方面存在的问题

（一）报送渠道不规范。

按照《条例》关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。

但有些报告、请示的主送单位为上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的各义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作，或者越级请示，这样不符合行文报送规范。

（二）“请示”主送上级机关并领导个人。

按照《条例》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。除

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上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人，这是不对的。

（三）在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

三、行文规则方面存在的问题

（一）“报告”在行文规则方面存在的问题。

按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范。

（二）“请示”在行文规则方面存在的问题。

按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批复”等规

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范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批复”等规范的请示用语；还有的在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字，也是不对的。

四、公文要素方面存在的问题

（一）公文份数序号、密级。

按照保密要求，涉密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。

（二）发文字号。

发文字号中的年度括号应使用“〔〕”,序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“[]”、还有编虚位、发文字号错误现象。

（三）签发人。

国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋字体，后标全角冒号，签发人用3号楷体字。而有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。

（四）公文标题。

《条例》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、

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规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的15个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《×××的业务调查报告》、《×××的专项报告》、《×××的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《×××调查的报告》、《关于×××（某专门事项）的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。

（五）主送机关。

《条例》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位上级机关写成“国家上级机关”；有些会议纪要、简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合规定的行文格式。

（六）公文正文。

《条例》规定，正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；而有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1. ”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常用“、”，而没有用“.”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页。

公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同

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时标注其规范简称，然后均使用简称。而有些公文正文内对同一涉及对象先后使用了多种不同称谓。

（七）附件。

国家标准规定：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应另面编制并在版记之前，与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。

而有些文件带附件，却没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。

有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。

（八）成文时间。

成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全。应署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

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