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引入案例
问题讨论： 对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为： 1．“是，马上办理。”说完，秘书回到自己的办公室， 立即将信抄好寄走。 2．秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三 思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问 题上，可能也有我们自己的责任。” 3．当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已 心平气和的总经理，问：“总经理，这封信可以寄走 吗?” 你认为哪种方法正确？
一、秘书工作的内容
一、秘书工作的内容
结合我国具体情况，可分为15种
• • • • • • • • 1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作 • • • • • • • 9．接待工作 10．协调工作 11．督查工作 12．日程安排 13．日常事务 14．办公室管理 15．其他临时交办 事项。
二、秘书的类别和层次 （二）秘书的层次
秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规 模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、 能力、资历不同，在纵向上有层次之分。
高级秘书
中级秘书
初级秘书
二、秘书的类别和层次 （二）秘书的层次
按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书 长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、 科员、办事员七个层次。 “秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级， 分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中 级）、三级秘书（原高级）、二级秘书。
秘书工作最凝练的表述是办文、办会、办事 秘书工作有三大特点和四大作用。 秘书部门起着承上启下、联系左右、沟通 各方的作用。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息 调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部 秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称 办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调 研、信访、行政、督查等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主， 专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的 部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
四、秘书部门的地位
五、秘书部门的基本特征 从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性 的辅助部门。 中介性 在党政机关、企事业单位内，领导层是 决策机构，职能部门是执行机构。 综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导层的活 动而展开的，活动内容涉及面广。
秘书的概念有四种普遍认识，秘书的定义 秘书是职业名称，纵横向分类对秘书非常重要
一、秘书部门的涵义
秘书机构图
办公室（主任、副主任）
督 查 科 室
Байду номын сангаас
行 政 科 室
信 访 科 室
档 案 科 室
调 研 科 室
秘 书 科 室
机 要 科 室
二、行政机关的秘书部门
行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业 以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘 书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府 机构设置（见图）。
1 宫中秘藏之书
古代文献记载，“秘书”一词最初是指 具有秘密性质或神秘色彩的图书。 东汉后期，桓帝设置了管理这些秘藏图 书的官府，名之为“秘书监” 。 主管：秘书监 副职：秘书丞 分管：秘书郎
（一）秘书的涵义
2 辅臣
拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职 员” 英语“Secretary”，其中，“Secret”是 “秘密”的意思 书记 大臣
二、秘书工作的宗旨
秘书工作的宗旨 是为领导与上司的 决策和管理顺畅地贯 彻实施创造和谐的环 境。
三、秘书工作的特点
秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与 其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三 点。
四、秘书工作的作用
第三节
秘书部门
一、秘书部门的涵义
二、行政机关的秘书部门 三、公司企业的秘书部门
于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多
样，大体有四种形式，如下表所示。
三、公司企业的秘书部门
部门种类 综合性的秘 书部门 称 谓 所在企业类型 职 能 公司办公室 国有大中型企业、 或集团办公 国有公司等带有行 室 政机关管理特色的 公司、工矿企业和 商业企业 经理办公 室或厂长办 公司企业作为行政 公室 办公室 全面掌管单位内部的行政 管理事务，负责对外宣传、联 络、开展公共关系事务，甚至 涉及辅助业务领导的工作 担负单位内部行政事务和 其他事务性、临时性的工作任 务，协调各个职能部门之间的 关系 负责单位文书信函的撰写 制发，管理文件档案，接打电 话、接待来客以及单位领导临 时交办的各种工作 全时在岗，负责电话接听、 文电处理、文稿制作、来客接 待等
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的内容 二、秘书工作的宗旨 三、秘书工作的特点 四、秘书工作的作用
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
一、秘书工作的内容
秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、 “办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线 索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。
主要内容
第一节 秘书的涵义和职业特征
第二节 秘书工作的内容、特点和作用
第三节 秘书部门
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
二、秘书的类别和层次
三、秘书的职业特征
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，它主 要有以下四个方面的涵义。
（一）秘书的涵义
管
理 文 秘
Management Secretary
课程简介
第1章 绪 论 第 8 章 商务活动管理
第 2 章 秘书礼仪
第 3 章 接待工作
第 9 章 信息工作
第10章 客户服务
第 4 章 办公室事务管理 第11章 调研工作
第 5 章 会务工作 第 6 章 办文工作 第 7 章 信访工作 第12章 沟通与协调 第13章 办公自动化
二、秘书工作的宗旨 秘书工作“三服务”的指导思 想 在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，
中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围 绕党的总目标、总任务，做好‘三服务’，即为中央服务， 为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。 其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现代 社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切 秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。
三、秘书的职业特征
（一）服务的直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一致的， 即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直 接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结 果的成败与领导有直接的关系。
三、秘书的职业特征 （二）服务的稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定 性，短至数月，长达几年甚至几十年。
二、秘书的类别和层次
（一）秘书的类别 秘书人员由其所服务的单位性质不 同而有大体的分类。
机关秘书
企业秘书 私人秘书
二、秘书的类别和层次 美国对秘书人员的分类和工作职责 规定比较明确，主要有：
公司秘书
行政秘书 秘书分类 法律秘书 医学秘书 技术秘书 通讯秘书
二、秘书的类别和层次 日本对秘书人员的分类可分为四类：
四、秘书部门的地位 五、秘书部门的职业特征
一、秘书部门的涵义
秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理， 推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行 有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构， 是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其 中从事秘书工作的机关。
一、秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之 分。
二、行政机关的秘书部门
在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直
属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称 “办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公
室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级
以上机关还设秘书长。
三、公司企业的秘书部门
公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行
政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的 履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由
第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导 者身边。
第二， 秘书的主要工作方式是处理信息和综合 服务。
第三， 秘书工作的根本性质是辅助管理。
（一）秘书的涵义
秘书 指身处领导机构或 领导者身边，以处理 信息和综合服务的方 式辅助领导者实施管 理的工作人员。
（一）秘书的涵义
秘书与打字员、文 书、主管、助理的区 别
职能性的秘 书部门
专业性的秘 书部门 由一两名秘 书承担的秘 书办公室
文秘室或值 人员规模比较小的 班室 公司企业中 公司企业规模小不 设秘书部门的单位
前台
四、秘书部门的地位
秘书部门无论是在党政机关还是在企事 业单位，都是直接为单位领导层服务的。它 处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽 地位。 首脑机关
The Secretary of State
（一）秘书的涵义
3 行政职位
在现代中国，秘书一直被当作一种行政职 位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而 且是核心的一部分。
4 社会职业 就世界范围而言，秘书又是广泛的 社会职业之一。它属于第三产业(服务 性行业)。
（一）秘书的涵义 但是，最权威的定义应从以下几方 面考虑：
（三）知识化
秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的 文化知识和专业知识。
三、秘书的职业特征 （四）年轻化
发达国家的秘书人员平均年龄为 26 岁左右， 一般为 20 ～ 35 岁。他们把秘书岗位看做是由操作 层通向管理层的最好阶梯。
（五）女性化
近 20 年来，女性秘书有明显增加的趋势，这 是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、 中级女性秘书占总数的比例达到了90%。
第一章
绪 论
学习目标
引入案例 主要内容 本章小结
学习目标
通过本章学习，你应能够： 1.了解秘书的涵义 2.了解秘书的类别和层次 3.熟悉秘书的职业特征 4.掌握秘书工作的内容特点和作用 5.掌握秘书部门的定义和职业特征
引入案例
哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼 的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位 的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到 自己的办公室，让他记录自己口述的回信： “我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管 我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今， 我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例， 我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即 将信抄写好寄出。