第02章秘书部门与办公室管理

大中型机关、企事业单位机构，一般都由三种类型的部门 组成：决策层、职能部门、秘书部门 回答：秘书部门与职能部门的不同作用。 要求：边听讲，边归纳记录
第02章秘书部门与办公室管理
大中型企业内 部组织结构图
股东大会
监
事
会
董事会
常务董事、总裁或 总 经 理
首席执行官（CEO）
股东大会是法律也是名义上的 最高权力机构，每年在企业决 算期间要召开一次大会，决定 童要事项。但是企业实际上的 权力机构是由股东大会选出的 董事会，在股东大会休会期间 ，董事会纵览决策大权， 每年
第02章秘书部门与办公室管理
第回一答节：秘书秘部书门部与职门能（部机门的构不）同的作用职。能
五、秘书部门的地位和作用
5、秘书部门具有“调节器”与“润滑剂”作用 ➢ 如果把一个公司比做成一个人：领导机构就是大脑（决策和组
织指挥）；职能部门就是胳膊、腿（贯彻、执行）；秘书部门 就是神经系统（传输信息、调节、平衡、联络、沟通） ➢ 如果把一个公司比做成一台机器：领导机构即发动机；职能部 门即不同的零部件，他们既相互制约，又需要相互协作；秘书 部门即润滑剂与检修器，让各个职能部门与决策层之间协调运 ❖转1、。与其他业务部门一样，秘书部门从属于、服从于领导部门或决 策层，但与决策层联系更紧密，是协助决策层进行宏观管理的核 心部门，其管理职能更宏观，全局性更强。 ❖2、秘书部门具有全局意义，超越了各个职能部门业务职责范围， 在全局范围内给领导提供帮助和服务。 ❖3、秘书部门具有“关口”、“窗口”、“门面”作用。 ❖4、秘书部门具有桥梁和纽带作用。 ❖5、秘书部门具有“调节第0器2章”秘书与部门“与润办公滑室管剂理”作用
宣传（办）技术（办）生产（办）
第02章秘书部门与办公室管理
领
的 关 系
导 与 被 领
导
有无
管辖
权限
单位内部各个部门之 间的相互关系示意图
校党委（决策层）
校行政（决策层）
校党委办公室
（秘书部门）
平级关系
（各职能部门）
团工农宣统组纪各
大 报
传
战
织
院 党
委会社部部部委委
（（（ （
办办办 办
））） ）
源自文库
隶 属 关 系 平级关系
1、任意列举5个不同名称的职能部门。 2、秘书部门第0与2章职秘书能部门部与办门公的室管不理 同作用。
第一节 秘书部门（机构）的职能
二、秘书部门的涵义
秘书部门：一个单位内部设置的机构，是秘书日常办 公的场所，即“办公室”。问：老师、院长、市长、 总经理……有无“办公室”？它们是“秘书部门”吗？ 三、秘书部门与办公室的关系
校务办公室
（秘书部门）
平级关系
（各职能部门）
总教科研人财教各
务
务
研
究 生
事
务
学 基
院 行
处处处处处处地政
（（（（（（（（
办办办办办办办办
））））））））
第02章秘书部门与办公室管理
上级领导、部门 秘书部门地位示意图
本单位
专职职
能部门、 员工
本级领导
秘书 部门
本单位
专职职
能部门、 员工
本单位员工 兄弟单位、媒体第、02公章秘众书部、门与客办公户室管理
第一节 秘书部门（机构）的职能
四、机关、企事业内部机构相互关系 办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其
他部门是密不可分的。不管是企业办公室，还是党政机 关、事业单位的办公室。 单位内部各部门、各个单位之间之间存在着“隶属关系 ”和“非隶属关系”。 隶属关系：有领导与被领导的关系，即上下级关系、垂 直关系——行文（写、发公文）上，行下行文、上行文： 决定、决议、通报、通告、通知等；报告、请示、意见 等。 非隶属关系：无领导与被领导的关系，即平行或平级关 系——行文上，行平行文：函、意见、议案。
五、秘书部门的地位和作用
秘书部门在单位内部处于什么位置？ 与业务部门有何不同作用？
在这里我 们看不到 决策层
第02章秘书部门与办公室管理
在这里我 们看不到 决策层
第02章秘书部门与办公室管理
泰安市科技局
在这里我 们看不到 决策层
第02章秘书部门与办公室管理
在这里我 们看不到 决策层
第02章秘书部门与办公室管理
第02章秘书部门与办公室管理
秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？
上
上
下
下
级 （ 隶
关 系
级 （ 隶
属
属
）
）
关
系 平级（无隶属）
关系
领导部门（决策层）
董事会 WTO部长级会议 市政府 高校党委或行政
秘书部门（办公室）
档案 机要 调研 信访
职能部门（主管部门）
人事（办）组织（办）财务（办）
宣传（办）技术（办）生产（办）
第02章秘书部门与办公室管理
第一节 秘书部门（机构）的职能
五、秘书部门的地位和作用
4、秘书部门具有桥梁和纽带作用 ➢ 秘书部门处于领导与职能部门、与下级单位之间的枢纽位置，起
着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论 内部职工向领导传递，还是外单位联系工作，一般都要先通过秘 书部门来安排。如决策层向各业务部门传递信息，尽管也可以通 过会议等方式直接将思想意图传递给各职能部门和下级机关，也 可以直接听取各职能部门和下级机关的汇报，但是在更多的情况 下，领导是通过秘书部门（办公室）用文件、电话等方式来布置 工作，了解情况。即使是开会，会前准备、会间服务、会后文件 起草和制作等等，也必须依靠秘书部门（办公室）来完成。
资 产 审 室公
术务
告
门
部
部 部 室 部 第02章秘书部门与办公室管理
部
部
企业组织架构图
二级（中级）决策层： 职能部门
常务董事、总裁或 首席执行官（CEO）
一级（高级） 决策层
秘书部门
（办）
（办）
（办）
（办）
第02章秘书部门与办公室管理
哪是最高决策层、职能部 门、秘书部门？
泰
安
市
人
民
政
府
由诸多行政部门
第02章秘书部门与办公室管理
领
的 关 系
导 与 被 领
导
有无
管辖
权限
秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？
校党委（决策层）
校行政（决策层）
校党委办公室
（秘书部门）
平级关系
（各职能部门）
团工学宣统组纪各
工传战织
院 党
委会处部部部委委
（（（（（（（（
办办办办办办办办
））））））））
隶 属 关 系 平级关系
办公厅(室) 处于管理系 统中心，不 是权力中心， 而是信息中 心——起着 上传下达、 左右沟通、 平衡协调、 内外联络的 作用——这 是任何业务 部门不能替 代的。
第一节 秘书部门（机构）的职能
五、秘书部门的地位和作用
1、秘书部门处于从属地位 领导机构的职能是决策和组织指挥，业务部门（职能、主管）的
第02章秘书部门与办公室管理
单位内部各个部门之间的相互关系示意图
领导部门（决策层）
上
上
下
下
级 （ 隶
关 系
级 （ 隶
属
属
董事会 WTO部长级会议 常委 高校党委或行政
秘书部门（办公室）
）
）
关
系 平级（无隶属）
秘书科 文书科 档案室 信息科 机要室 政策研究室 信访科
关系
职能部门（主管部门）
人事（办）组织（办）财务（办）
第02章秘书部门与办公室管理
第一节 秘书部门（机构）的职能
五、秘书部门的地位和作用
2、秘书部门具有全局意义 ➢ 秘书部门在单位内部属于一个核心部门、领头部门、要害部门
，已超越了各个职能部门业务职责范围而具有全局意义。它在 全局范围内给领导提供帮助和服务，重点办理别的部门不能办 、带有综合意义、涉及单位全局的事情；它虽然不承担任何具 体业务工作，但它要从组织系统的整体利益出发，上下沟通联 络，左右平衡协调。 3、秘书部门具有“关口”、“窗口”、“门面”作用 ➢ 秘书部门从组织系统的整体利益出发，在全局范围内，代领导 部门立言行事，决定了秘书部门是一个除机关领导人之外唯一 了解全面情况的部门，是“核心要害部门” 。秘书部门在内部又 是唯一一个对内对外开放程度最高的部门。
第二章 秘书部门与办公室管理
第一节 秘书部门的职能
1、秘书在哪里上班？秘书上班的地点叫什么？秘书上班 地点与其他人上班地点有何不同？
2、请举例说明单位与部门哪个大？“山农大”哪个是单 位、哪个是“部门”？
第02章秘书部门与办公室管理
第一节 秘书部门（机构）的职能
一、大中型机关、企事业单位机构设置
一两个月开一次例会，董事会 闭幕期间，由董事长负责董事 会的日常工作，由总经理（或 称总裁）经营公司的日常业务； 总经理受聘于董事会，执行董 事会的决议，管理公司的日常 业务，接受董事会的监督检查 ，对董事会负责。
…
专家委员会
…
总经理助理
副总经理
秘书部门
总经济师
职 能 部
投 生 评 办办公 技 财
广
第一节 秘书部门（机构）的职能
三、秘书部门与办公室的关系
秘书部门：具有行政管理职能的综合性办公室。 秘书部门与办公室的关系——
“秘书部门”与 “办公室”在 外延上的关系
办公室
秘 书 部 门
秘书处（科、室） 文书科（室、处） 信访室（科、处） 信息科（处、室）
……
……
第02章秘书部门与办公室管理
什么是办公室？ 《现代汉语词典》对“办公”的解释： 办理公事。“办公室”：（1）办公的屋子；（2）单 位内部办理行政性事务的部门。规模大的叫办公厅。
行政：单位内部的管理工作，即行使权力的工作 结论：办公室（2）＝秘书部门：具有行政管理职能的
综合性办事机构、服务部门。 秘书部门与办公室有何区别？
第02章秘书部门与办公室管理
第一节 秘书部门（机构）的职能
三、秘书部门与办公室的关系
广义的秘书部门
“秘书部门”与 “办公室”在
秘 书 部
外延上的关系 门
狭义的秘书部门
办公室 秘书处（科、室） 文书科（室、处） 信访室（科、处） 信息科（处、室） 政策研究、调研室
秘书部门具体名称：泰安市政府秘书处，天元建设集团文书科， 山东勇进股份有限公司信息科、档案室，史丹利化肥股份有限 公司秘书科，水土学院办公室，教务处办公室，山东农业大学 肥业有限公司行政科，杏第02林章秘药书部业门与集办公团室综管理合部；等等。
第一节 秘书部门（机构）的职能
一、大中型机关、企事业单位机构设置
三种类型部门的职能： 一是决策层：由主要领导人组成（如省、市、县委常委）。负责 全局的决策、组织、指挥、管理工作。 二是业务部门或主管部门、专职职能部门：它是分工专管单位内 部某一方面的具体业务性工作而设立的各种机构或部门，每一职 能部门担负着整个单位职能的一部分，如财务部、销售部、财务 部、人力资源部等 三是综合性部门或行政部，即秘书部门：它不承担任何具体业务 工作，而在全局范围为决策层进行宏观管理处理信息、参谋咨询 、综合协调、督促检查以及办文、办会、办事等等多项服务。这 种综合性部门，一个组织内在同一级部门中只有一个，是典型的 秘书机构——办公室（厅）。
省政府 办公厅 职能部门
市政府 办公室 职能部门
县政府 办公室 职能部门
乡（镇）政府 办公室 职能部门
村委会
党中央 办公厅
无 无隶 省 委 隶属 属关 市 委 关系 系
县委
职能部门 办公厅
职能部门 秘书处
职能部门 秘书科
职能部门
乡（镇）党委 办公室
职能部门
村党（总）支部
第02章秘书部门与办公室管理
第一节 秘书部门（机构）的职能
职能是具体贯彻、执行领导部门的决议，而秘书部门的主要职能 是上传下达、左右沟通、内外联络、综合平衡协调，从而推动整 个机构的正常运转。 因此，与其他业务部门一样，秘书部门不是独立于领导部门、决 策层以外的部门，它总是从属于、服从于的领导部门、决策层。 但任何单位必不可少。 但是，秘书部门与其他业务部门相比较，这种从属性、服从性更 突出，与决策层的联系更紧密。因为，业务部门在自己的职责范 围内有独立决策权，而秘书部门则没有。因为，秘书部门的工作 ，大部分情况下是涉及全局性的工作，常常是领导人或领导部门 授意或交办的，常常代领导部门立言行事，是协助决策层进行宏 观管理的核心部门，其管理职能更宏观，全局性更强。
机 构
组成泰安市人民 设
政府——决策层 置
第02章秘书部门与办公室管理
第02章秘书部门与办公室管理
政府每个 部门里面 还设置了 低一级的 秘书部门
第02章秘书部门与办公室管理
第02章秘书部门与办公室管理
山东农业大学
第02章秘书部门与办公室管理
第02章秘书部门与办公室管理
第02章秘书部门与办公室管理
校务办公室
（秘书部门）
平级关系
（各职能部门）
总教科研人财学网各
务
务
技
究 生
事
务
工
教
院 行
处处处处处处处部政
（（（（（（（（（
办办办办办办办办办
）））））））））
图：单位内部各第个02章部秘书门部门之与办间公室的管理相互关系示意图
一个国家、地区机构设置及相互关系示意图
行政系统
党务系统
国务院 办公厅 职能部门