财务档案管理制度

财务档案管理

1.财务文件、会计档案范围：

1)各种财务文件、资料；

2)所有的原始凭证、记帐凭证、原始单据等；

3)会计帐簿、会计报表、财务分析报告等；

4)对帐记录、库存收发存记录、盘点记录；

5)银行对帐单、银行存款余额调节表；

6)会计移交清单、保管清单；

7)各期授权人授权书；

8)重要年度合同、协议等。

2.日常财务文件管理：

1)财务会计人员日常办公用的资料必须标准化管理，合同、文件、未结单

证必须分类在不同的文件夹中，并根据重要程度妥善保管。个人保管的

档案必须做到有标识、有目录、查询快的目视管理。

2)个人保管的档案、文件等对应的业务已经结案或过期的应及时整理完整

提交总帐会计统一存档。

3)各岗位需要存档的文件包括（书面的和电子数据）：

①.各会计部经理：各公司会计核算和财务管理方面的补充制度、各事

业部内部授权文档、月经营活动分析等相关内部控制管理文件、现

金、有价票据、银行存款盘点记录、新旧会计移交文档、出门条控

制记录，税务资料，海关资料，银行资料等；

②.材料会计：每月的明细收发数据库、月末库存数据、应付账款和预

付账款对账单、仓库盘点记录和工具盘点记录、材料分析、待处理

清理记录、索赔跟踪记录、合格分供方档案、信用证资料、采购业

务年度合同、材料储备定额、材料价格比对数据库、采购费用标准

等；

③.成本会计：盘点记录、定额管理制度、成本结转资料、成本月分析、

成本报表、成本年度计划、水电的统计数据、成本信息跟踪与反馈、

定额考核过程的问题及结案汇总等；

④.产成品会计：每月的产成品进、出库数据、库存数据（含中转库）、

盘点记录（含中转库的盘点记录及对账记录）、清理库存的文挡和明

细、库存分析等；

⑤.销售会计：各客户的应收账款月对账单、超期应收款的催款函、应

收账款账龄分析、分客户销售分析数据、业务费结算数据、销售月

分析、各客户的报价合同及相关运费等协议等；

⑥.固定资产会计：每月固定资产清单、资产编号规则、折旧计提数据、

投保明细、各年度房产税应交明细、进口设备相关海关监管资料、

国产设备再投资退税、盘点记录等；

⑦.总帐会计：一、二级帐本、凭证的文档和凭证本身、费用分析、相

关费用的预算制定资料、会计报表及相关数据库、其负责范围内的

往来帐对账单、银行存款对账记录等；

⑧.税务会计：发票核销记录、年度清算资料、报税资料等一系列税务

相关的交税依据数据和文件等。

3.财务档案管理：

1)建立财务文件档案管理，实行分类装订，规范填写原则，分别将会计凭

证、会计帐簿、会计报表、财务文件装订成册，按年度分册编制会计档

案案卷目录，并加盖财务专用章，保证会计档案资料完整无缺。会计档

案案卷目录，每年合编一本，保证资料完整性、安全性，并在目录前加

订一页《会计人员情况表》。

2)装订会计凭证时，以记帐凭证的时间顺序编号排列，每月根据凭证数量

的多少装订成册，一本为一卷，每本厚度以200页左右或二厘米左右为

宜，装订时清除金属物，各种大小不等的原始凭证要按记帐凭证的大小

折叠，加上凭证封面和封底，在左上角处用线装订，再用封纸包角，由

会计主管或总帐会计在封纸包角骑线处盖私章，做到整齐、结实、美观。

凭证封面要填明单位名称、年度、月份、凭证的起止号数和张数、分册

数，共计册数。书写要求字迹清晰、整齐排列。每月总帐会计必须制作

当月凭证目录，以便查询。

3)会计帐簿是全面、系统、分类记录各项经济业务活动的簿籍，应在年度

结帐终了后按帐簿的种类进行整理打印。

4)会计档案应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，会同原形

成会计档案的部门或经办人共同拆封整理，以分清责任；查阅会计档案

的人员必须爱护档案，不准在档案材料上涂改或作其他标记，更不得抽

撤、加塞、更换案卷中任何材料。未经许可，不得复印、复制、摘抄会

计档案，所有会计档案原件，不能借出，如有特殊情况，须报经理批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还，借出的凭证必须有会计全程跟随。

5)任何人不得任意销毁会计档案，帐簿凭证，严格按照《会计法规定》制

定的保管期限执行，如会计凭证和会计档案已达到保管期限，在销毁之

前，必须上报集团会计部，由集团会计部组织、监督销毁。

6)电子数据存档：各职能会计个人电脑上至少备有两年以上的相关数据，

且每季度由会计经理统一安排异地硬盘备份或刻录光盘备份，并保证其数据的准确性、连续性、完整性和安全性。

7)各职能会计的工作变动或离职的移交资料必须按岗位资料清单逐一交

接，并办理书面交接签字手续，同时由会计部经理负责监交。移交手续和记录必须存档备案。

8)财务文件、会计档案（包括备份的电子数据档案）管理由总帐会计负责。