商务活动与会议组织培训课件

案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发 了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、 地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
４、财务要素：会议经费、会议设备、会议 服务设施。
• 一般来说，会议有六要素：与会者、主持人、 议题、名称、时间、地点。
• 议题：议题是会议所要讨论的题目，所要研究的
课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性 和重要性，又必须具有明确性和可行性。
• 名称：正式会议必须有一个恰当、确切的名称。
名称要能概括并能显示会议的内容、性质、参加对 象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、 范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字 表达。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教1、学教重学点重点与难点
• 会议筹备工作； • 会议方案的制作； • 会见与会谈的操作程序与方法； • 案例分析。
2、教学难点
• 会议方案的制作； • 会场的布置； • 案例分析； • 技能训练。
6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
四、会议的要素
１、形式要素：名称、时间、地点、与会人 员、会议方式。
２、内容要素：指导思想、议题、目的、任 务、作用。
３、程序要素：会议准备、会议开始、会议 进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
办会：是指秘书部门和秘书人员操办会议事项，是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工作等。
一、会议的主要特点 １、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用 1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作 粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一 厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等 开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位 用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较 多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登 门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
• 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题 呢？
会议概论
会议：是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题 和布置工作的集会”。
会议：是有的组织、有目的地召集人们商议事情、 沟通信息、表达意愿的行为过程。“会议”一词中 “会”有聚会、见面等意思，“议”是议论、商议 的意思，则“会议”的基本意思应包含聚会并商议 两层意思。
• 会标：大中型的会议名称被制作成横幅大标语，
置于会议主席台上方或后方，作为会议的标志，简 称“会标”。必须用全称，不能随意省略。
会徽
会标
大家谈
• 你参加过一些什么样的会议？ 你是否喜欢这些会议？为什么？
办会工作内容
一、组织工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
第一章 商务会议
教学内容
一、什么会议？ 二、办会流程？ 三、议题、议程、日程各是什么？三者 之间区别与联系？ 四、会议策划内容有哪些？ 五、会场布置有什么内容与要求？ 六、如何做会议记录？
观看会议录像，思考上述问题？
• 永嘉县教育局学生管理工作会议实况 • FFI公司-新楼兰计划实况录像
教学目的
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
办会工作流程
课前复习
• 作业检查 • 你对会议有什么新的认识？ • 假如让你筹备一次会议，该如何准备？
从哪些方面？怎么准பைடு நூலகம்？
时间 准备
会议 结束
总经理办公室
开始
下达指令
会议安排流程
行政中心
起草通知
草稿
否 审批
打印正式通知
通知
是
发放
文件准备
食宿安排
会场布置
会议
会议记录
督办
督办单
结束
与会部门 签收、回复
《商务活动与会议组织》教学内容
模块一、商务会议（课堂实训） 模块二、客户管理（课堂实训） 模块三、沟通谈判 模块四、商务送礼 模块五、市场调研（实训：商务调查）
《商务活动与会议组织》教学形式与要求
一、教师任务导入，学生积极参与 二、形式：思考、发言、讨论、登台演讲或 表演，有的以小团体形式。 三、草稿本：记录课堂思考或发言提纲等。 四、作业：电子版为主，至少保留到毕业。 五、手机：关闭或静音，勿把玩。 六、其他：自己给自己提点要求？