公文管理基础知识及公文管理制度

Exp: 问题公文
通知
××集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地 点为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备 ，届时一展风采！
××集团办公室
Exp: 规范公文
××集团各部门：
通知
为丰富员工生活，增进新老员工的交流，**集团 拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为×× 广场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员 工踊跃报名，认真准备。
公文保存
立卷归档
– 分类立卷 – 案卷编码 – 卷内文件的排列、登记
××文档管理规范
《××各部门文档管理（暂行）办法》 《××公文管理（暂行）规范》
文件版头类型
信纸版头 红头文件版头 发文版头（发由头） 传真版头 签呈版头
公文编码方法
京×发[年份]编号 ×/年份/编号 ×/部门代号/年份/编号
公文主要类别
按行文方向划分 – 上行文 – 下行文 – 平行文
主送（报）、抄送（报）等。
公文主要类别
按行文内容划分 – 决定决议类 – 通告通知类 – 请示报告类 – 指示批复类 – 函件类
公文特征
准确 及时 精炼 有保存价值 有保密性
公文写作规范和要领
有头有尾 – 使用正确的文头，有称谓
、署名、日期、印章等一 切必要的起始和落款信息 。 内容完整 – 时间、地点、人、事情 。 用语正规 – 客观、标准、规范，以 准确表达为主旨，不夸张 ，不过分修饰。
如： ×[2004]第011号（红头文件） ×/2004/011（以公司名义发文） ×/ZB/2004/011（以部门名义发文）
文档案卷的分类、编码和登记
分类
– 分内部文件案卷和外部文件案卷两大类。两大类 之下，各部门根据自身情况分小类立卷。
编码
– 内部：×-部门代号-N案卷编号 – 外部：×-部门代号-W案卷编号
××
2004年10月15日
发文办理实例：招商速报
文件形成
确定发文编号 – 由于是以公司名义发文，使用“×/年份/编号”的编号
方法。到总办领取文号，由总办进行发文登记。 – 确定分送单位 – 属于直接上报集团领导的文件，“主送”栏直接书写领
导姓名及职务即可，如“王友德副总裁”。 – 填写日期、发由、拟稿等栏目
登记（基础管理台账目录）
文员工作规范：收文
收到其他部门的发文，在对方发文登记簿上签字。 在本部门《收文登记簿》上登记。 认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导 意见。 部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批 办日期。 根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习 文件。 将文件归档。 办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“备 注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行” 、“已组织学习”等。
文员工作规范：档案管理
按本部门情况分立案卷，给案卷编号。 及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记 入卷文件。 保证文档的完整和安全。
文员工作规范：计划、总结和纪要
按部门例会精神撰写每周和每月工作计划。 按实际工作情况撰写每周和每月工作总结。 撰写部门例会纪要。
发文办理实例：招商速报
招商速报是×对集团领导的汇报文件。 属于“报告类”上行文。 应使用发文版头。
文员工作规范：行文和发文
根据公文的性质选择文头，草拟文稿。 依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的 相应栏目。 负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。 如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。 复印、存档。 发文，让收文人在《发文登记簿》上签字。如收文部 门有回馈信息，在“备注”栏注明，如“已复文”等。
发文办理实例：招商速报
签发和存档
签字
– 总经理在“签发”一栏签名。
复印、存档
– 上报前复印文件，将复印件存入相应案卷。 – 以公司名义发文，由总办存档。 – 属于内部文件，存入JFNG-ZB-N类案卷，在卷内文件 目录上登记。
公文管理基础知识及公 文管理制度
2020年4月25日星期六
wenku.baidu.com
公文的重要性
信息交流、传达指示、汇报情况的工具 效率的保证 企业的记忆 企业形象的标志之一
什么是公文管理？
狭义上的公文管理指的就是文件的立卷 归档。 从文件的最初拟稿到文件最后的保存或 销毁，皆属广义上的公文管理。
广义公文管理
公文分类 公文写作 公文办理 公文编码 公文保存
发文办理实例：招商速报
拟稿
简明扼要地介绍招商情况，准确汇报数据即 可。语言应简练，不必作修饰。 例文：今天，×共接到咨询电话50个，接待 来访商户80人（包括签约商户和新来访商户 ）。截至今日，共签订出租合同300份，实际 出租摊位400个。
发文办理实例：招商速报
正文
招商速报
[第三十期]
今天，×共接到咨询电话50个，接待来访商户80 人（包括签约商户和新来访商户）。截至今日，共签 订出租合同300份，实际出租摊位400个。
××集团办公室 2004年10月20日
公文办理
收文办理 收 办 注存 发文办理 写 发 注存
公文编码
系统性，反映公文的性质 – 公司、部门、日期、序号 – 文件级别
如： 京×发[2004]第011号（红头文件） ×/2004/011（以公司名义发文） ×/ZB/2004/011（以部门名义发文）