档案外包服务管理规范 (2)
档案外包服务管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包服务管理工作，提高档案管理水平，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案外包服务活动，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等环节。
第三条档案外包服务管理应遵循以下原则：1. 安全第一原则：确保档案安全，防止档案丢失、损毁、泄露；2. 规范管理原则：严格按照档案管理相关法律法规和标准进行外包服务；3. 诚信合作原则：与外包服务单位建立良好的合作关系，确保服务质量；4. 效率优先原则：提高档案管理工作效率，降低管理成本。
第二章外包服务单位选择与审核第四条外包服务单位的选择应遵循以下程序：1. 审查资质：审查外包服务单位的营业执照、资质证书、相关业务许可等，确保其具备开展档案外包服务的资格；2. 考察实力：考察外包服务单位的硬件设施、人员素质、技术力量等，确保其能够满足本单位档案管理需求；3. 比较报价：比较不同外包服务单位的报价，选择性价比高的服务；4. 考察信誉：考察外包服务单位的信誉度、客户评价等，确保其具有良好的商业信誉。
第五条外包服务单位审核标准：1. 具备独立法人资格；2. 具有完善的档案管理制度和保密制度；3. 具有专业的档案管理人才和设备；4. 具有良好的商业信誉和服务质量。
第三章外包服务合同管理第六条档案外包服务合同应包括以下内容：1. 合同双方基本信息；2. 服务内容、范围和标准；3. 服务期限、起止时间；4. 服务费用及支付方式；5. 违约责任及争议解决方式；6. 合同生效、终止和解除条件；7. 其他双方约定的条款。
第七条合同签订前，双方应就合同内容进行充分协商，确保合同条款清晰、明确、完整。
第八条合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务，确保档案安全和服务质量。
第四章外包服务过程管理第九条外包服务单位应按照档案管理相关法律法规和标准，建立健全档案管理制度，确保档案安全。
《档案服务外包工作规范》解读
《档案服务外包工作规范》解读作者：徐拥军乔晓杨来源：《北京档案》2018年第01期2017年8月2日，国家档案局发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，并于2018年1月1日执行。
[1]作为本标准的主要起草者之一，笔者对此标准作一些解读，与各位同仁分享。
一、本标准制定的背景与目的外包是指某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。
档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，外包给其他机构进行管理，委托其为本机构提供档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等服务的行为。
随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案服务外包工作予以规范、指引。
2011年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中。
2014年，国家档案局政策法规研究司将《档案服务外包工作规范》列入档案行业标准制订计划。
2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制订。
”在上述背景下，经国家档案局政策法规研究司立项，国家档案局经济科技档案业务指导司、中国中信集团有限公司组建专门课题组，经过广泛深入调研和多次多方征求意见，起草了《档案服务外包工作规范》，并经国家档案局审批发布。
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》旨在规范和引导档案服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言；指引发包方科学开展档案服务外包的发包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案服务外包管理体系建设，提升服务能力；提供第三方机构正确评价承包方的参考依据。
档案服务外包管理制度范本
一、总则第一条为了规范档案服务外包工作，保障档案安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位将档案管理业务外包给具有合法资质的外包服务机构的情况。
第三条档案服务外包工作应遵循以下原则：1. 合法合规原则：严格按照国家法律法规和政策要求，确保档案服务外包工作的合法性。
2. 安全保密原则：加强档案安全保密工作，确保档案实体与信息安全。
3. 效率效益原则：提高档案管理效率，降低管理成本，实现效益最大化。
4. 责任明确原则：明确各方责任，确保档案服务外包工作顺利进行。
二、外包服务机构选择与管理第四条外包服务机构应具备以下条件：1. 具有合法营业执照和档案管理相关资质。
2. 具有完善的档案管理制度和专业的档案管理团队。
3. 具有良好的信誉和社会责任感。
第五条档案服务外包工作应按照以下程序进行：1. 发包方提出档案服务外包需求，制定外包方案。
2. 对外包服务机构进行筛选，确定合作意向。
3. 双方签订档案服务外包合同，明确双方权利义务。
4. 发包方对外包服务机构进行考核，确保服务质量。
第六条发包方应定期对外包服务机构进行监督检查，发现违规行为及时纠正。
三、档案安全与保密第七条档案服务外包期间，外包服务机构应严格执行国家档案安全保密法律法规，确保档案实体与信息安全。
第八条发包方应与外包服务机构签订保密协议，明确保密内容和责任。
第九条档案服务外包期间，双方应加强沟通与协作，确保档案安全与保密。
四、档案服务外包合同管理第十条档案服务外包合同应包括以下内容：1. 发包方、外包服务机构的名称、地址、联系方式。
2. 档案服务外包的项目、内容、范围。
3. 服务期限、质量要求、验收标准。
4. 服务费用、支付方式、支付期限。
5. 保密条款、违约责任、争议解决方式。
6. 其他约定事项。
第十一条档案服务外包合同签订后，双方应按照合同约定履行各自义务。
档案外包服务管理规范
档案保管外包服务管理规范1范围本规范适用于档案保管外包服务机构及其它专业机构开展档案保管外包服务的行为。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件, 仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB50140-2005建筑灭火器配置设计规范DAT6T992档案装具DAT45-2009档案馆高压细水雾灭火系统技术规范JG」25-2010档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
档案保管外包服务outsourcing services of recordskeeping 具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人,受委托方（法人及自然人）委托,对档案进行保管及相关服务的民事行为,又称“档案寄存和代保管服务”。
3.2档案保管外包服务机构outsourcing services organization ofrecords keeping依法设立，具备从事开展档案保管外包服务能力和条件的法人组织。
档案保管外包服务委托方outsourcing services clientsrecords keeping档案保管外包服务的购买者。
4服务原则4.1有限范围原则档案保管外包服务的范围不得违反国家有关的法规和政策。
4.2安全原则在档案保管、利用、运输等过程中必须提供安全、可靠、有效的专业服务,确保不发生缺失损毁、涂改伪造、污染霉变等安全事件。
4.3保密原则必须履行保密义务,不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息。
4.4监管原则档案保管服务外包机构应当接受有关方面的监管5组织与人员5.1组织档案保管外包服务机构的组织,应根据保管规模和业务范围确定相应的内部管理机制,并保持相对稳定。
5.2人员5.2.1按照内部管理机制,配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。
一般应包括档案专业人员和其他各类专业技术人员5.2.2档案保管外包服务机构应与员工依法签订劳动合同和保密协议。
档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。
主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
外包档案管理方案及管理办法最新
外包档案管理方案及管理办法最新全文共5篇示例，供读者参考外包档案管理方案及管理办法最新1为认真贯彻落实《二期工程建设档案管理办法》和《二期建设工程竣工文件编制办法》，强化对项目文件的过程控制能力，确保项目档案齐全完整、内容准确、系统规范，真正做到档案管理与工程建设同步推进、纸质档案与电子档案同步建立、档案应用与工程管理同步见效，针对档案管理，特制定以下具体实施方案。
一、总体思路坚持项目档案全过程管理理念，遵循“谁主管谁负责”、“管生产必须管档案”的原则，以落实项目法人负责制为核心，以建立健全管理制度为抓手，以强化事前介入、事中控制、事后检查、验收把关等多环节控制为主线，创新实践档案管理工作新思路、新模式、新方法，提升项目档案管理水平，使项目档案管理工作与工程建设同等重视、同步推进、同步落实，实现“建精品工程，创精品档案”的工作目标。
并以项目档案工作的规范开展促进建设项目管理工作的优化提升，更好地为项目建设与管理服务。
二、档案管理组织体系及职责档案管理组织体系是档案管理责任制运行的根本保障，组织体系须充分体现科学性、合理性和效能性。
二期工程档案管理组织体系分为三级：（一）档案管理工作领导小组领导小组由指挥部分管档案工作的副总指挥担任组长，各处室主要负责人为成员。
主要职责为：全面部署和领导推进档案管理实施工作，审定档案管理制度，研究决策档案管理工作中出现的重大问题，审查归档资料，组织档案专项验收等。
（二）档案管理工作办公室档案管理工作办公室是领导小组下设的日常办事机构，设在指挥部办公室，下设档案室。
指挥部办公室主要负责人为档案管理工作办公室负责人，各处室分管负责人和档案管理员为成员。
主要职责为：指导和推进落实档案管理实施工作，制定指挥部档案管理制度，检查项目部档案管理制度，组织培训交流活动，组织开展专项检查等过程控制活动，检查归档资料的真实性和完整性，承担档案专项验收的准备工作等。
（三）项目部档案管理工作小组项目档案管理实行项目法人负责制。
档案外包监督管理制度
档案外包监督管理制度一、总则为规范档案外包业务管理，加强对档案外包业务的监督和管理，保障档案外包业务顺利、有序进行，制定本监督管理制度。
二、监督管理机构1. 档案外包监督管理委员会：负责制定档案外包监督管理政策和规定，审核档案外包项目计划，对档案外包业务进行监督和管理。
2. 档案外包监督管理部门：具体负责档案外包业务的监督和管理工作，包括对档案外包项目的立项、实施、验收等环节进行监督和管理。
三、监督管理职责1. 档案外包监督管理委员会负责制定档案外包监督管理的政策和规定，审核和批准档案外包项目计划，制定档案外包项目的目标和任务，并定期进行评估和检查。
2. 档案外包监督管理部门负责实施档案外包监督管理委员会的决定和规定，负责具体的监督和管理工作，包括对档案外包项目的立项、实施、验收等环节进行监督和管理。
四、监督管理制度1. 档案外包项目的立项：对于档案外包项目，应当按照规定的程序和要求进行立项，确定项目的目标、任务、资金等，由档案外包监督管理委员会审核和批准。
2. 档案外包项目的实施：对于已经立项的档案外包项目，应当按照规定的程序和要求进行实施，保障项目按期完成，并定期报送相关情况。
3. 档案外包项目的验收：对于已经实施完成的档案外包项目，应当进行验收，包括项目成果的评估和质量的检查，确保项目符合要求。
五、监督管理措施1. 对于未经批准立项或未经规定程序实施的档案外包项目，应当予以追究责任，对相关人员给予相应的处罚。
2. 对于未经验收或未能达到要求的档案外包项目，应当进行整改或返工，确保项目质量符合要求。
3. 对于档案外包监督管理工作中发现的问题和不足，应当及时进行整改，并提出改进措施，确保监督管理工作的规范和有效进行。
六、监督管理效果经过一段时间的实施，档案外包监督管理制度取得了显著的成效，档案外包项目的立项、实施和验收工作得到了规范和加强，极大地提升了档案外包项目的质量和管理水平，得到了广大用户的认可和好评。
工程档案整理外包服务方案
工程档案整理外包服务方案一、服务内容1.1 基本服务内容工程档案整理外包服务是指将企业、单位的工程档案、资料等相关资料，交给专业的机构或个人进行整理、分类、归档、数字化等服务。
其基本服务内容包括但不限于以下几点：（1）物理档案整理：整理物理档案，包括分类、归档、装订、标记等工作。
（2）数字化处理：将物理档案数字化处理，包括扫描、建档、电子存档、索引等工作。
（3）档案整理与归档：对整理后的档案进行归档工作，包括建立目录、编制档案清单等。
（4）档案管理：建立档案管理系统，包括档案查询、借阅、归还等档案管理工作。
（5）保密处理：对涉密档案进行保密处理，包括加密、限制访问等安全措施。
1.2 定制服务内容除了基本服务内容外，根据客户需求，还可提供以下定制服务内容：（1）档案检索：根据客户要求建立档案索引系统，帮助客户快速检索所需档案信息。
（2）退档处理：协助客户进行文件销毁、退档等处理工作。
（3）档案整理培训：对客户单位工作人员进行档案整理、管理培训，提高档案管理水平。
（4）档案数字化咨询：针对客户单位的特殊需求，提供档案数字化处理方案设计、咨询服务。
二、服务流程2.1 项目立项客户与外包服务方沟通确认需求，达成初步合作意向，并签订合作协议。
2.2 调研摸底外包服务方对客户的档案情况进行调研摸底，了解客户的档案特点、数量、质量等情况，并制定详细的整理方案。
2.3 档案整理按照客户的要求，对档案进行整理、分类、归档、数字化处理等工作。
2.4 审核验收外包服务方对整理完成的档案进行审核验收，确保符合客户需求和要求。
2.5 交付使用将整理完成的档案交付客户使用，并进行相关培训、指导等服务。
2.6 后续跟进外包服务方可根据客户需求，提供档案管理、维护等后续跟进服务。
三、服务优势3.1 专业团队外包服务方拥有一支经验丰富、技术精湛的专业团队，能够为客户提供高效、优质的档案整理服务。
3.2 先进技术外包服务方引进先进的档案数字化处理设备和技术，能够快速高效地完成档案整理工作。
外包服务商档案管理制度
一、总则为规范外包服务商的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有外包服务商的档案管理工作，包括但不限于合同、协议、文件、资料等。
三、档案分类及管理职责1. 档案分类外包服务商档案分为以下几类：（1）合同类：包括外包服务商与公司签订的各类合同、协议等。
（2）文件类：包括外包服务商提交的各类文件、报告、数据等。
（3）资料类：包括外包服务商提供的相关资料、手册、说明书等。
2. 管理职责（1）外包服务商应按照本制度要求，建立健全档案管理制度，明确档案管理职责。
（2）外包服务商的档案管理人员应具备相应的专业知识，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
（3）外包服务商应定期对档案进行清理、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
四、档案收集与整理1. 收集（1）外包服务商应按照合同要求，及时、完整地收集档案材料。
（2）档案收集应确保档案的原始性、真实性和完整性。
2. 整理（1）档案整理应遵循档案分类、编目、归档等原则。
（2）档案整理应确保档案的准确性、规范性和一致性。
五、档案保管与借阅1. 保管（1）外包服务商应设置专门的档案室，配备必要的档案保管设施。
（2）档案保管应遵循“安全、保密、方便、实用”的原则。
2. 借阅（1）档案借阅应遵循“申请、审批、登记、归还”的程序。
（2）档案借阅应确保档案的安全和保密。
六、档案销毁1. 档案销毁应遵循国家有关法律法规和公司相关规定。
2. 档案销毁前，应进行严格审查，确保档案的完整性、准确性和安全性。
七、监督检查1. 公司定期对外包服务商的档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理人员应严格遵守本制度，对档案管理工作负责。
八、附则1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
档案外包工作管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包工作，确保档案安全、完整、准确，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及档案外包工作的部门和人员。
第三条档案外包工作应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保档案在外包过程中的安全性，防止档案丢失、损毁、泄密等事件发生。
2. 效率性原则：提高档案管理效率，缩短档案处理周期。
3. 经济性原则：合理控制外包成本，实现档案管理工作的经济效益。
4. 合法性原则：遵守国家法律法规，确保档案外包工作的合法性。
第二章外包内容与范围第四条档案外包内容主要包括：1. 档案整理、归档、检索、借阅、销毁等日常管理工作；2. 档案数字化、备份、恢复等工作；3. 档案库房建设、设备购置、维护等工作；4. 档案咨询服务、培训等工作。
第五条档案外包范围包括：1. 国内外具有档案管理资质的企业或机构；2. 具有专业档案管理人才和设备的企业或机构；3. 能够满足本单位档案管理需求，具备良好信誉的企业或机构。
第三章外包流程第六条外包流程如下：1. 需求分析：各部门根据档案管理需求，提出外包项目申请，包括外包内容、范围、预算等。
2. 供应商选择：档案管理部门对申请外包的部门进行需求审核，确定外包项目，并向相关企业或机构发布招标公告。
3. 招标投标：企业或机构根据招标文件要求，提交投标文件，档案管理部门组织评审，确定中标企业或机构。
4. 签订合同：档案管理部门与中标企业或机构签订外包合同，明确双方权利义务。
5. 项目实施：中标企业或机构按照合同约定，开展档案外包工作。
6. 监督检查：档案管理部门对外包项目进行定期或不定期的监督检查，确保外包工作按合同要求进行。
7. 项目验收：外包项目完成后，档案管理部门组织验收，确认外包成果符合要求。
8. 合同终止：合同期满或因其他原因终止外包合同，双方进行合同终止手续。
第四章外包管理第九条档案管理部门负责档案外包工作的全面管理，包括：1. 制定档案外包管理制度，规范外包工作流程；2. 负责对外包项目进行需求分析、招标投标、合同签订等工作；3. 监督检查外包项目实施情况，确保外包工作质量；4. 对外包企业或机构进行考核，评价其服务质量。
档案外包服务工作管理制度
档案外包服务工作管理制度第一章总则第一条为规范和加强档案外包服务工作管理，提高档案管理的专业化和规范化水平，依据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位档案外包服务工作，涉及档案外包服务的相关工作人员应严格遵守本制度。
第三条档案外包服务应本着公开、公平、公正的原则，提供优质、高效的服务。
第四条档案外包服务应依法保护客户的隐私权和档案信息安全，确保客户的档案信息不被泄露、篡改或滥用。
第五条所有参与档案外包服务的工作人员应严格遵守服务承诺，确保按时、按质完成所承接的档案外包服务工作。
第六条档案外包服务工作人员应熟悉并遵守相关法律法规，严格遵守工作纪律，履行岗位职责，维护档案信息安全。
第七条本单位将通过不定期的监督检查和评估，对档案外包服务工作人员执行本制度的情况进行监督。
第八条本制度由档案管理部门负责解释并对执行情况进行监督检查。
第二章工作流程第九条档案外包服务工作应遵循以下工作流程：1. 接受服务申请：客户向档案管理部门提出档案外包服务申请，档案管理部门根据客户要求的服务内容和要求确定服务类型，并出具服务合同。
2. 确认服务内容：档案管理部门根据客户的要求和服务合同，明确服务内容和服务标准，确定服务细则。
3. 外包服务甄选：档案管理部门根据服务内容和标准，进行外包服务商的甄选和比选，并与外包服务商签订服务合同。
4. 服务实施：外包服务商按照服务合同和服务细则，完成客户委托的档案外包服务工作。
5. 服务验收：档案管理部门对外包服务商提供的服务进行验收，确保服务质量符合服务标准和合同要求。
6. 服务反馈：客户对服务质量进行反馈，档案管理部门收集客户意见，用于改进服务质量。
第十条档案外包服务工作的具体流程细则由档案管理部门制定并组织实施。
第三章工作责任第十一条档案管理部门是档案外包服务工作的主要责任部门，负责统筹档案外包服务工作，制定相关工作流程和规定，监督协调外包服务商的服务质量。
《档案数字化外包安全管理规范》档办发{2014}7号
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现印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2014年12月8日档案数字化外包安全管理规范1.总则1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。
档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
档案服务外包工作规范2020版
档案服务外包工作规范D A/T68.1 2020档案服务外包工作规范1范围D A/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系㊁发包方工作规范㊁承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范㊂本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T19000质量管理体系基础和术语G B/T19001质量管理体系要求G B/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求G B/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南G B/T24001环境管理体系要求及使用指南G B/T24353风险管理原则与实施指南G B/T28001职业健康安全管理体系要求D A/T42企业档案工作规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1外包o u t s o u r c i n g某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本㊁提高效率的行为㊂3.2档案服务a r c h i v e s s e r v i c e某一机构承接其他机构外包(3.1)的档案业务,为其提供相关服务的行为㊂3.3档案服务外包a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n g某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为本机构提供档案服务的行为㊂3。
档案管理服务外包工作规范.doc
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言 3引言 41 范围 52 规范性引用文件 53 术语和定义 64 基本原则85 发包方工作规范105.1 发包工作原则105.1.1 合法原则105.1.2 安全原则105.1.3 可控原则105.2 发包工作过程与要求105.2.1 概述105.2.2 规划与审批115.2.3 承包方筛选与确定115.2.4 合同签订125.2.5 合同执行与监督 125.2.6 评估与改进136 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求136.1 总体要求136.2 战略管理166.2.1 业务规划166.2.2 绩效管理166.3 资源管理176.3.1 人力资源管理176.3.2 财务管理186.3.3 技术管理186.3.4 基础设施管理186.4 业务管理196.4.1 合同管理196.4.2 客户关系管理196.4.3 分包商管理206.4.4 业务流程管理206.4.5 质量管理216.5 安全管理216.5.1 合规性管理216.5.2 保密管理216.5.3 风险管理226.5.4 知识产权管理236.5.5 环境管理236.5.6 职业健康管理237 第三方机构工作要求 237.1 原则237.1.1 独立原则237.1.2 公正原则247.1.3 真实原则247.2 基本要求24参考文献24附录A：档案管理外包服务合同主要参考条款26 附录B：承包方员工备案表样式33附录C：承包方员工保密协议参考条款34前言DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
档案服务外包工作规范
档案服务外包工作规范一、引言。
档案服务外包是指将档案管理业务委托给专业的档案管理机构或公司，以提高档案管理效率和质量。
为了规范档案服务外包工作，保障档案管理的安全和可靠性，制定本规范。
二、工作范围。
1. 档案整理，包括对档案文件进行分类、整理、装订和编号等工作。
2. 档案数字化，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案库。
3. 档案存储，提供安全、干燥、通风的档案存储环境，保证档案的安全性。
4. 档案销毁，按照相关法规规定，对无需保留的档案进行销毁处理。
三、工作流程。
1. 档案接收，外包公司应制定明确的档案接收流程，包括验收、登记、归档等环节。
2. 档案处理，根据档案管理要求，对档案进行整理、分类、编号、标识等处理。
3. 档案存储，将处理完毕的档案按照规定存放在指定的存储区域，并建立存储档案的档案目录。
4. 档案查询，外包公司应建立完善的档案查询系统，确保委托方能够随时查询所需档案信息。
5. 档案销毁，对于无需保留的档案，外包公司应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。
四、工作要求。
1. 保密性，外包公司应严格遵守档案保密的相关法律法规，确保档案信息不被泄露。
2. 完整性，对于委托方交付的档案，外包公司应保证档案的完整性，不得私自删除、篡改档案信息。
3. 可追溯性，外包公司应建立档案流转记录和查询记录，确保档案流转过程可追溯。
4. 安全性，外包公司应提供安全的档案存储环境，保证档案信息不受损坏或丢失。
5. 规范性，外包公司应按照档案管理的相关规定进行操作，确保档案管理工作的规范性和合法性。
五、工作考核。
1. 外包公司应定期对档案服务外包工作进行自查和自评，确保工作的规范性和质量。
2. 委托方可以对外包公司的档案服务工作进行抽查和评估，以确保外包公司的服务质量。
六、结语。
档案服务外包工作规范的制定，有利于提高档案管理的效率和质量，保障档案信息的安全和可靠性。
外包公司应严格遵守规范要求，确保档案服务工作的规范性和合法性，为委托方提供优质的档案管理服务。
13.《档案数字化外包安全管理规范》
国家档案局办公室文件档办发〔2014〕7号国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。
现印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2014年12月8日档案数字化外包安全管理规范1.总则1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。
档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。
档案服务外包管理制度
档案服务外包管理制度第一章总则第一条为规范和规范档案服务外包工作，提高档案服务质量，加强档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于档案服务外包单位与委托单位之间的档案服务外包管理工作。
第三条档案服务外包管理工作应遵循合法合规、科学高效、公平公正的原则，加强档案服务外包单位的监管和管理。
第四条具体的档案服务外包管理工作由档案管理部门负责监督和指导，并在程序上参照国家规定的招投标流程。
第五条档案服务外包管理工作要坚持档案工作的保密原则，严守国家秘密和个人隐私，保证档案的安全和完整。
第六条档案服务外包管理工作应依法依规开展，各方合作，互相监督，建立健全的管理制度和风险控制机制。
第二章外包合同签订流程第七条委托单位需准备好相关文件和资料，并提出档案服务外包的需求。
第八条档案服务外包单位根据需求，编制档案服务外包的方案和报价，并通过招标或竞争性谈判等方式选定合作单位。
第九条双方签订档案服务外包合同，明确委托单位和外包单位的权利和义务、服务内容和标准、收费标准和支付方式、服务期限和解决争议的方式等。
第十条合同签订后，双方应及时履行合同义务，并按合同规定履行监督和验收责任。
第三章外包服务管理第十一条外包单位应设立专门的档案服务管理部门，负责档案服务外包业务的管理和执行。
第十二条外包单位应建立完整的档案服务质量管理体系，制定细致的工作流程，确保档案服务的质量和效率。
第十三条外包单位要建立健全的档案服务外包人员管理制度，包括招聘、培训、考核和激励机制，保证人员的素质和能力。
第十四条外包单位应加强对档案服务外包过程的监督和检查，及时纠正和改进工作中的不足和问题。
第四章外包服务质量评估第十五条委托单位应对档案服务外包单位提供的服务进行质量评估，包括服务标准的达成情况和服务效果的满意度。
第十六条外包单位应定期向委托单位提交服务质量报告，详细说明服务工作的进展情况和达成情况，并接受委托单位的评议和监督。
档案外包服务人员管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包服务人员的管理，确保档案工作的顺利进行，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有从事档案外包服务的人员。
第三条档案外包服务人员应遵守国家法律法规，认真履行岗位职责，保守国家秘密和单位秘密，确保档案安全。
第二章职责与权限第四条档案外包服务人员应具备以下职责：1. 负责档案的接收、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；2. 参与档案数字化、信息化建设，确保档案信息资源的有效利用；3. 配合档案管理部门开展档案咨询服务，提供档案利用服务；4. 参与档案安全保卫工作，确保档案实体与信息安全；5. 参与档案管理培训，提高自身业务水平。
第五条档案外包服务人员享有以下权限：1. 对档案管理工作提出意见和建议；2. 接受档案管理部门的培训和指导；3. 依法维护自身合法权益。
第三章招聘与培训第六条档案外包服务人员的招聘应遵循公开、公平、公正的原则，通过公开招聘、竞争上岗等方式进行。
第七条档案外包服务人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具有档案管理相关专业知识，熟悉档案管理业务；3. 具有较强的责任心和团队合作精神；4. 身体健康，能适应档案工作要求。
第八条档案外包服务人员上岗前应接受档案管理部门组织的岗前培训，培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、档案安全管理等。
第四章工作与考核第九条档案外包服务人员应按照档案管理规范和业务流程，认真完成各项工作任务。
第十条档案管理部门对档案外包服务人员的工作进行定期考核，考核内容包括：1. 工作态度和职业道德；2. 业务水平和工作能力；3. 档案安全与保密；4. 工作质量和效率。
第五章奖励与处罚第十一条对在档案外包服务工作中表现突出的人员，给予表彰和奖励。
第十二条对违反本制度，造成档案丢失、损毁、泄露等后果的档案外包服务人员，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
档案管理服务外包工作规范
档案管理服务外包工作规范档案管理服务外包工作具体指的是企业将档案管理工作委托给专业的档案管理服务机构进行管理。
要实施有效的档案管理服务外包工作，需要建立一套规范的工作流程和作业标准，保证档案管理工作的高效性和规范性。
以下是关于档案管理服务外包工作的一些规范要求。
一、档案管理服务外包工作的目标和原则1.目标：档案管理服务外包的目标是提高企业档案管理工作的效率和规范性，并确保信息的安全和可靠性。
2.原则：(1)合法合规：遵守国家相关法律法规，合法合规地进行档案管理。
(2)专业化：依托专业的档案管理服务机构，实现档案管理的专业化。
(3)效率优先：提高档案管理工作的效率，将资源优先用于核心业务。
(4)信息安全：保护档案信息的安全性和可靠性。
(5)客户满意：确保客户对档案管理服务的满意度，提供高质量的服务。
二、档案管理服务外包工作的组织和流程1.流程设计：根据档案管理工作的特点和需求，设计完善的流程，包括档案传递、档案整理、档案存储、档案查询等环节。
2.人员组织：按照工作流程需求，合理组织人员，确定各个环节的责任人和工作职责，确保工作的协同进行。
3.档案传递：明确档案的运输方式和保密措施，确保档案在运输过程中的安全。
4.档案整理：按照一定的规范和标准，对档案进行分类、编号、标识等工作，确保档案的整理规范。
5.档案存储：建立合适的档案存储设施，确保档案的安全性和防灾能力。
6.档案查询：建立科学、便捷的档案查询系统，方便用户查询档案信息。
三、档案管理服务外包工作的技术和安全要求1.技术要求：(1)信息化：采用先进的信息技术手段，实现档案管理的信息化和数字化。
(2)数据备份：建立档案数据备份和恢复机制，确保数据不丢失。
(3)数据安全：采取安全的网络传输技术和数据加密技术，保护档案信息的安全性。
2.安全要求：(1)准入控制：建立准入控制机制，限制无关人员进入档案管理区域。
(2)电子监控：安装视频监控设备，实时监控档案管理区域，防止违规行为。
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档案保管外包服务管理规范
1范围
本规范适用于档案保管外包服务机构及其它专业机构开展档案保管外包服务的行为。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB50140-2005建筑灭火器配置设计规范
DAT6-1992档案装具
DAT45-2009档案馆高压细水雾灭火系统技术规范
JG」25-2010档案馆建筑设计规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
档案保管外包服务 outsourcing services of recordskeeping
具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人,受委托方(法人及自然人)委托,对档案进行保管及相关服务的民事行为,又称“档案寄存和代保管服务”。
3.2
档案保管外包服务机构 outsourcing services
organization of records keeping依法设立,具备从事开展档案保管外包服务能力和条件的法人组织。
档案保管外包服务委托方outsourcing services clientsrecords keeping档案保管外包服务的购买者。
4服务原则
4.1有限范围原则
档案保管外包服务的范围不得违反国家有关的法规和政策。
4.2安全原则
在档案保管、利用、运输等过程中必须提供安全、可靠、有效的专业服务,确保不发生缺失损毁、涂改伪造、污染霉变等安全事件。
4.3保密原则
必须履行保密义务,不翻阅、不传播、不泄露所保管档案的任何信息。
4.4监管原则
档案保管服务外包机构应当接受有关方面的监管
5组织与人员
5.1组织
档案保管外包服务机构的组织,应根据保管规模和业务范围确定相应的内部管理机制,并保持相对稳定。
5.2人员
5.2.1按照內部管理机制,配备符合实际需要的、具有相应岗位职业
资格的员工。
一般应包括档案专业人员和其
他各类专业技术人员
5.2.2档案保管外包服务机构应与员工依法签订劳动合同和保密协议。
6基础设施
6.1库房建筑及选址
6.1.1库房建设应符合JGJj 25一2010的相关规定或要求。
6.1.2库房应建于地质稳定、地势高坦处，远离城市中心区域、江堤、海昌、河浴、易燃易爆物品、有毒有害气体源、悬崖或士〈岩) 质松散的山坡等，如遇水库应建在上游处。
6.1.3库房位于地震基本烈度7度以上(含7度)地区的，应按基本烈度7度以上设防，位于地震基本烈度6度以下地区的，应按7度设防。
6.1.4库房不得与办公、工业、商业、民用以及仓库等与档案管理无关的用房混杂。
6.1.5库房区域严禁与使用明火、有毒有害气体、易燃易爆物品、放射性物体等场所混杂。
6.1.6库房内应具备防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等功能。
6.2基本设施与设备
6.2.1消防设施
按照GB 50140一2005和DA/T 45一2009等标准配置消防灭火设施，灭火介质不能对档案产生二次损害，不能污染环境。
档案保管外包服务库房安装火灾报警设施并与119联网。
6.2.2安防设施
库房的周边、所有出入口、档案交接室、档案调阅室、档案票葵室、档案存储区域和电梯等，均应设有实时可视监控系统。
档案存储区域的出入口和电梯应安装门禁系统和红外线报警设备并与110 联网，人员出入库区必须通过安全检查。
6.2.3 避雷设施
库房和专用机房安装避雷装置。
6.2.4用电设施
库房应有两路供电线路供电或配置备用电源。
6.3库房温湿度
6.3.1库房温湿度应符合档案行政管理部门的相关规定要求，一般库房温度控制在14C-24C 范围内，湿度控制
在45%-60% 范围内;每昼夜波动幅度温度在士2C 范围之内、相对湿度在土5% 范围之内。
6.3.2库房应有温湿度记录设备，进行实时监控和记录，记录保留不少于36个月。
6.3.3库房应设有温湿度自动或人工调节设施，根据档案的重要性和载体等因素区别对待。
7业务规程
7.1总体要求
应明确档案保管业务流程并严格执行，建立档案交接、运输、保管、出入库、利用服务和人员管理、信息安全等相应的制度和操作规程。
7.2签订协议
档案保管外包服务机构与委托方应按规定签订档案保管外包服务协议。
期满续约的，应在期满前重新签订协议 ;不再续约的，到期应办理档案期满出库手续。
7.3档案运输
7.3.1应对档案上下架、装箱、上下车、运输等全过程进行安全管理。
7.3.2 运送档案时应使用符合档案安全运输的车辆，并配备押送员，实行专人专车，运输时间和路线严格保密。
7.4档案出入库管理
7.4.1在档案交接时，应由专人负责做好清点、验收和装箱工作，履行入库登记手续，双方指定人员签章确认。
7.4.2委托方需进入库房的，档案保管外包服务机构应指定专人全程陪同，并有视频监控。
7.4.3寄存和代保管档案进入档案保管外包服务库房时，档案保管外包服务机构应进行安全检查和科学消毒，防止易燃易爆、有毒有害气体或生物进入库区。
7.5库房安全保管
7.5.1库房内整洁有序，不得堆放杂物。
7.5.2库房内应配置符合相关安全保管规定的装具，如五节柜、密集架、开放式固定架等。
7.5.3库房管理人员应每日定时进行库房巡查，发现安全隐患和问题及时处理，并做好记录。
7.5.4库房档案应定期进行检查和清点盘库，确保档案的完整与安全。
7.6消防和安全保卫
7.6.1应定期检测消防、安全监控设备和电路等运行情况。
建立消防等安防预案，定期进行演练。
7.6.2应配备安保力量，建立24小时值班和昼夜定时巡检制度。
7.6.3设施设备检查、安全值班、监控巡视记录应长期保存,不少于协议保管期满后10年,以备查阅
7.7信息化管理
77.1采用信息化管理手段,建立业务管理信息系统,实现档案保管外包服务信息化。
7.7,2根据委托方的要求提供档案信息化服务。
7.8档案利用服务
7.8.1档案保管外包服务机构应为委托方提供档案利用服务,满足利用者的需求。
非委托方调阅、查阅相关档案资料的必须征得委托方同意,并提供有委托方单位公章(或委托人签名)的书面证明。
7.8.2提供档案利用服务时,须核对利用者身份。
利用者查阅、复制、下载或打印等应履行档案利用登记手续。
7.8.3应建立提供档案利用服务登记簿,对利用日期、单位、人员、内容和方式等进行逐项登记记录,利用者应签字确认。
7.8.4为委托方提供档案利用递送服务,须派员专程及时送达,在核对人员身份后,与委托方履行交接手续。
7.8.5档案提供利用服务人员有权监督利用者保护档案。
如利用者违反有关规定,应及时纠正,督促其改正,并告知委托方。
7.8.6利用档案服务中形成的相关材料应专门集中保管,按年度归档备查。
7.9人员管理
7.9.1工作人员必须熟悉档案法律法规及档案工作规章制度与标准,并具备符合岗位需要的相应文化程度和业务技能。
7.9.2持有档案岗位培训证书的人员需占全员的25%以上,持有中高级专业技术职称的人员需占全员的10%以上,其中必须有档案专业技术中高级职称的人员
7.9.3工作人员应定期参加相关的业务培训和继续教育,不断提高专业技能和业务能力,满足实际工作需要。
7.9.4安保、水电、消防值班等工作人员必须持证上岗。
7.10档案信息安全
7.101建立档案信息安全保密制度,加强档案信息的安全管理
7.10.2应维护委托方档案信息安全,不得擅自复制、摘抄或留存档案信息,不得利用档案谋利
7.10.3发现档案丢失、缺失或被盗、信息泄露等情况须立即报告委托方,及时处理,并追究有关人员的责任。
8责任事故与赔偿
8.1因档案保管外包服务机构原因,造成档案缺失、损坏、损毁等事件或事故,应承担相应责任。
委托方可以向被委托的档案保管外包服务机构提出赔偿要求,按照协议约定执行赔偿;法律、法规对赔偿额的计算方法和赔偿限额有规定的,从其规定。
8.2因自然灾害、战争等不可抗力而造成委托方档案缺失、损坏、损毁的,档案保管外包服务机构不承担赔偿责任
8.3双方对事故责任和赔偿不能协商一致的,均可向当地司法部门提出调解、仲裁或法律诉讼的申请。
9能力评估
9.1档案保管外包服务机构可通过档案保管外包服务行业组织开展能力评估。
能力评估可参照《档案保管外包服务能力评估表》。
9.2档案保管外包服务机构向档案保管外包服务行业组织提出能力评估申请，并提交以下材料： a) 能力评估申请一份； b) 《档案保管人员基本情况登记表》一式三份； c) 《档案保管外包服务审批表》一式三份； d) 工商行政管理部门颁发的营业执照正本复印件一份；
e) 组织机构法人身份证复印件一份； f) 档案保管外包服务机构专业人员名册、身份证、资格证明复印件各一份•， g) 档案保管库房
相关资料和设施设备情况明细表； h) 相关财务报表和纳税情况各一份。
9.3档案保管外包服务行业组织在实际收到档案保管外包服务机构能力评估申请后进行初审和现场评分，提出评估意见。