公司会议管理规定规范标准手册

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相关领导阅改、签批；

印发有关部门、人员，并归档。

确立会议议题

会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。

对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。

对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

1、会议名称；

2、会议主旨和目标；

3、会议议项；

4、会议时间；

5、会议议程；

6、会议主持人；

7、出席人员（名单）；

8、会议财务（支出收入）预算；

9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。

该报告批准后方执行。

提前发出会议通知

通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；

方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；

出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。

会务准备

会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。

根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。

各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。

几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。

一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。

各部门起草会议纪要的内容要求：

必须全面记录会议的内容；

必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；

会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；

起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；

会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；

会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。

会议效率管理

判断会议效率的高低有以下的标准：

（一）会议是否按预期进行

目的及议题是否清晰，是否彻底讨论

会场准备是否完善

资料是否齐全

会议日程是否有计划性

参加者是否预先了解主题

讨论离题是否严重

会议气氛是否热烈

建设性发言数量

是否得出结论或对策

提高会议效率的要领

要严格遵守会议的开始时间；

要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；

要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；

在会议进行中要注意如下事项：

发言内容是否偏离了议题?

发言内容是否出于个人的利害?

是否全体人员都专心聆听发言?

发言的内容是否朝着结论推进?

应当引导在预定时间内做出结论；

在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；

应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。