归档软件及信息化介绍

软件系统
硬件设施
保障体系建设
安全管理
标准规范
人才培养
保障体系
第二章 电子文件及电子档案管理
国际档案理事会电子文件委员会 电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处 理的文件；
澳大利亚国家档案馆 电子文件是由计算机交流与维护的文件；
美国国家档案与文件管理局 以计算机可处理形式存储的文件。
我国国家档案局对电子文件的描述：
2、系统的依赖性
电子文件
生存的技术环境
应用软件平台（WORD、EXCEL、OA）
系统软件平台
硬件平台（计算机、网络）
对生成技术环境的依赖？
• 电子文件只有在其生成的技术环境中才 能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的 改变，可能导致文件信息的失真和处理、利 用上的困难，甚至无法识读。
电子文件也会 “水土不服”！
所以只有依靠相应的计算机系统（软硬件） 才能形成、保存、管理、利用电子文件。对其 形成的最初环境有特殊依赖性，脱离有关环境 就存在失真等风险。所以要保证电子文件可读 的一个必要条件就是，为电子文件配备合适的 系统环境。
3、信息与特定载体的可分离性
信息对于记录方式具有“游离性”， 数字代码序列对于载体具有“游离性”，内容 的逻辑结构与物理存储结构具有“游离性”。 可分离性应作以下认识：
文件内容与表达其内容的数字代码序列之 间不具有固定关系
数字代码序列与其存储载体之间具有不具 有固定关系
可改变
不固定
文件内容
数字代码序列
载体
4、信息的易变性
内容容易改动、载体容易改变、生成 保存环境容易改变。
5、信息存储的高密度性
自1957年硬盘诞生以来，其单位存 储密度已提高了5000万倍；
索尼开发的BWU-100A 单面双层蓝光 光盘，容量50G；
网络版
信息传递方式
运行环境简单，仅 需保证最基本的计 算机硬件设备，但 是共享操作较复杂， 不能进行远程指导。
单机版
需要计算机联网， 方便信息传递可以 根据实际要求实现 数据共享，能够实 现远程业务指导。
网络版
使用对象
企业、事业单 位均可使用。
单机版
用在联接政务 内网的市直机 关中。
网络版
兰星软件操作演示
专属用户密码
eg.用户：ceshi_user 密码：000000
兰星归档管理系统
软件 对比
数据安全性
数据存储在电脑本 地磁盘上，需要档 案员自己进行数据 备份，特别注意更 换电脑时的数据安 全性。
单机版
数据存储在网络服 务器上，与本机无 关，通过管理员的 维护，最大程度上 保证数据的安全。
档案信息化现状
• 行业信息化 • 纵强横弱 • 信息孤岛
信息化三个阶段
档案信息化建设内容
软件系统 B
信息资源 A
建设内容
C 硬件设施
D 保障体系
信息资源建设
1
现有馆室藏 档案的数字 化工作
2
电子文件的 产生和归档 等全过程的
管理
软件系统
文档一体化系统 电子文件管理系统 数字档案馆和网站系统
按文件功能
按存在目的
按文件构成特点
种类划分
按文件来源途径
按信息存储载体
按信息表达方式
按照文件功能划分
主文件 —— 记录信息内容，传达作 者意图，行使行政职能的文件
支持性文件 —— 生成和运行主文件必须 的文件
按照信息存储载体划分
磁盘文件 —— 以磁盘为存储介质 磁带文件 —— 以磁带为存储介质 光盘文件 —— 以光盘为存储介质
档案管理信息系统介绍
主讲：焦作市档案局技术保护科 杨满玲
内
容
档案信息化概述
电子文件及电子档案管理
档案管理系统介绍
第一章 信息化概述
• 信息化是指建立在IT产业发展与IT在社会经济各 部门扩散的基础之上，运用IT改造传统经济、社 会结构的过程。
档案信息化
档案信息化——档案管理模式从以档案实体为重心向以档 案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在 这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门， 从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
管理
单纯的档案目录管理 → → 整个档案管 理流程
焦作市电子文件在线归档管理系统
基来自百度文库政府内网
该软件是通过政府内 网平台来进行登录管 理操作，只要能联上 政府内网的各单位都 可以使用。
固定网址登录
在地址栏中输入该 网址就可以进入登 陆页面 http://16.38.201.94: 8080/esoaisapp/logi n.jsp
人们无法直接阅读电子文件 非人工识读？
必须借助计算机来阅读
电子文件（客体） 计 算 机 屏 障
形成者 管理者（主体） 利用者
计算机屏障带来的结果 ：
计算机成为必需工具 无法及时发现文件内容的变化
为什么人们无法直接阅读电子文件？
• 因为电子文件的记录方式具有特殊性
• 信息以数字代码序列存在，隐含特定的编 码规则、压缩方法和存储逻辑。在物理层 面上，信息是以磁电或光电信号等形式存 在的。
机关、团体、 企事业单位和其 他组织在处理公 务过程中，通过 计算机等电子设 备形成、办理、 传输和存储的文 字、图表、图像、 音频、视频等不 同形式的信息记 录
电子文件
以代码 形式记录于 磁带、磁盘、 光盘等载体
依赖计算机 系统存取、 操作、传递 和处理，并 可在通讯网 络上传输的 文件
二、电子文件的种类
存储技术的新突破，一个硬币大小 的面积上将可存储250张DVD的容量。
电子文件的管理目标
真实性
可用性
可靠性
完整性
第三章 档案管理系统介绍 • 焦作市电子文件在线归档管理系统 • 兰星档案管理软件
档案管理软件的发展
形式 单机版管理软件 → → 网络版管理软件
检索 目录级检索 → → 全文数据库检索
系统的运行环境和安装 以测试用户演示日常使用 ** 以查询用户展示查询功能
下面内容将进入软件中来进行…… Let’s go!
按照存在目的划分
利用文件——为利用而制作、 流传的文件
保存文件——脱离流转过程， 作为母板保存的文件
备份文件——作为保存文件 的复本而备存的文件
按照文件来源途径划分
原生电子文件——直接生成于数字环境 中的电子文件 数字化的电子文件—— 由传统文件通 过数字化而形成的电子文件
按照信息表达方式划分
文本文件（TEXT） 数据文件（DATA） 图形文件（GRAPHIC） 图像文件（IMAGE） 视频文件（VIDEO） 声音文件（AUDIO） 命令文件（PROGRAM）
其他形式的电子文件：电子邮件、数据库、网页、 即时通信、博客等。
三、电子文件的特点
1、信息的非人工识读性
可以直接阅读
传统纸质文件