采购计划操作流程

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物料采购工作流程细则

生效日期: 2014年10月8日

第 1 页共 6 页1.0目的

加强采购工作管理，规范物资采购作业事物，提高物资采购效率。

2.0范围

适用于橱衣柜所有原材料、设备、办公用品、辅料等的采购过程。

3.0内容及流程

3.1常规生产用材料的采购

3.1.1常规生产用的主要原材料、辅料及配件的月度采购计划量，由物控根据前一个月的使用情况

及本月合同情况的预测于每月1号作出。经厂长审核、主管副总经理审批后复印交公司财务

部、采购员各1份，物控自留一份。

3.1.2凡月度采购计划中未提及的材料及配件由申报人按照安全库存量并结合合同情况，以及实际

生产需要，不定期的提出书面申报，并注明名称、规格、数量、使用日期等交材料仓管员。

材料仓管员根据各申报人提出的申报内容、数量、时间要求，结合本库情况，不定期的提出采购申请并分类别填报“费用支出计划申请单”(以下简称”申请单”)

3.1.3房地产合同材料，由车间主任、厂长按实际用量及时提出采购计划，交物控分期分批填报“申

请单”。

3.1.4其它未述材料，由物控依照每月的预计用量，按7天、15天、30天，定期填报“申请单”。

3.1.5物控科填好“申请单”后，于当日交采购员。采购员根据“材料采购价目表”填好计划单价

和定点供应商后将“申请单”交厂长、主管副总经理（或总经理或董事长）审批签字同意后，采购员按财务管理制度实施采购。同时将“申请单”第二联送仓库作为收料的凭证。

3.1.6如果属于新增材料，厂长签字后采购员应把“申请单”交采购开发部核定供应商和价格，经

主管副总经理（或总经理或董事长）签字同意后方可按财务管理制度执行采购。

3.1.7“申请单”一式二份，材料仓管员和采购员各持一份。

3.2非生产用材料的采购（如设备、工具、办公类、劳保类、其它生产设施等）

3.2.1此类材料由各部门、各车间负责人根据本部门、本车间实际使用情况，不定期或定期提出书

面申报，并注明名称、规格、数量、时间要求，结合部门材料的库存情况及使用定额，及时

提出并分类别填报采购“申请单”。

3.2.2材料仓管员填好“申请单”后，当日交采购员，采购员填好计划单价后将“申请单”交厂

长、主管副总经理（或总经理或董事长）签字同意后方可采购。

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3.2.3 “申请单”一式二份，材料仓管员和采购员各持一份。

3.3临时性物资采购

3.3.1临时性物资其预计单项支费用超过500元的采购项目如设备、工具、大型生产设施等，需另

附立项申请报批，申请批准后再填制“申请单”，厂长签字后交采购开发部核定供应商和价格，经

主管副总（或总经理或懂事长）审批同意签字后执行采购。紧急的可将立项申请报告与“申请单”

一并传递审批。

3.3.2费用支500元以内的临时性物资采购，由厂长签字后交采购开发部核定供应商和价格，经主

管副总（或总经理或懂事长）审批签字后执行采购。

3.3.3费用支出在200元以内的临时性物资采购，厂长同意后可执行采购，采购完成后2个工作日

内补办费用支出审批手续。

3.4紧急性物资采购

3.4.1费用之处总额在200元以内的紧急性物资采购，经厂长同意后可执行采购，采购完成后2个

工作日内补办费用支出审批手续。

3.4.2费用支出总额在200-500元以内的紧急性物资采购，由厂长电话请示主管副总经理或总经理

批准后，采购员可执行采购作业。采购完成后2个工作日内补办费用支出审批手续。

3.4.3费用支出在500元以上的紧急物资采购，经厂长签字后交采购开发部加急核定供应商和价格，

或要求采购开发人员随同采购。

3.5采购订购单（下称“采购订单”）

3.5.1采购员必须依照《材料采购价格表》和“申请单”认真填写“采购订单”，注明名称、规格、

单位、数量、单价、总额、送货时间、付款方式与时间、质量要求。

3.5.2“采购订单”不论金额大小均需厂长签字。

3.5.3预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商定订供销合

同书。

3.5.4原则上“采购订单”须传真给供应商，如供应商难以确定，且采购金额较小，采购员可先行

采购物品，一个工作日内补办“采购订单”。

3.5.5“采购定单”传真给供应商的同时应电话确认供应商是否收到，并要求供应商确认回传。

3.5.6供应商根据“采购订单”的时间送货，仓库依此收货，如无“采购订单”，仓库可拒绝入库。

3.5.7“采购订单”的书写是否准确以及所造成生产不便依照“目标卡”处理。

3.5.8“采购订单”原则上采购员保留三个月，到期经厂长批准后集中销毁。对于工期较长的“房

地产合同单”应保留到工程验收结束后方能销毁。

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3.6采购价格表（下称“价格表”）

3.6.1 “价格表”指经采购开发部确认存档的《广州欧派厨柜企业有限公司材料价格表》，经公司

主管副总经理（或总经理或懂事长）签字后生效。

3.6.2、暂无“价格表”的材料采购及“价格表”在执行过程中发生的变化或根据市场的变化情况

所做调整等均须报采购开发部重新核定确认后方可执行。

3.7采购程序及规定

3.7.1采购程序包括：借款、采购、入库、报销、对帐等程序。

3.7.2借款

①采购员须根据厂长、主管副总经理（或总经理或懂事长）签字认可的“费用支出计划申请单”

填制采购“借支单”。“借支单”金额必须有大写小写，涂改无效，并注明用途、支付方式（现

金、支票、电汇）及日期。

②厂长根据“费用支出计划申请单”和“价格表”审批借支单。

③厂长对每单借支情况详细在自存“费用支出计划申请单”上进行登记，并核查该借支的款项

是否按正常手续交付给供货单位。若因特殊情况（如未按时到货等），该款项未付出，须责

成采购员将借支款及时归还财务。

④为了便于工作，允许每位采购员留存不超过500元（含500元）的备用金。

⑤超过借支三天（周日顺延1天）擅留货款于个人手中或留存的备用金超过500元，则按挪用

公款处理（特殊情况须预报厂长同意）。

3.7.3采购

①采购员须按照“价格表”定点定价进行采购。

②若价格低于或等于“价格表”规定，但因合理原因供货单位发生变更，在报请厂长同意后可

在现有竞争供应商或其他备选供应商中进行采购，但须于二个工作日内报采购开发部知悉。

③凡新老供货单位或无定点的材料采购价格超出“价格表”的，则应及时报采购开发部重新核

价确认后方可办理。

④采购员在采购材料时，须认真、仔细地逐一清点核查材料的品种及质量，并确保在运送途中

不损坏、丢失。

3.7.4入库

①所有采购进厂的物品，必须按《物料管理工作细则》办理入库手续。

②材料入库须开具收料单。进仓单是材料入库验收与货款支付的重要凭证，保证其真实、准

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