采购订单管理规范

采购订单管理规范

1.0 目的

在ERP系统中，采购订单无疑是最重要的单据之一，通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收货情况和订单执行状况。其直接关系到企业资金的安全，关系到企业能够按时生产、按时交货；

为规范和完善采购订单作业程序，确保供应商按要求正确送货；确保仓库及时、准确地办理采购物料的入库；通过控制采购订单的开立与及时关闭，防止呆料产生；提高供应商对账效率与准确性，特制定本作业流程。

2.0范围

适用于所有原辅料采购申请、订单开立、评审、更改、分发、关闭。

3.0职责

3.1供应链经理：负责审批《采购订单》的数量，对采购数量的准确性、合理性负责；定期检查采购订单关单状况，对采购订单执行状况进行监督。

3.2采购工程师：负责审核《采购订单》的价格，对采购价格的准确性负监管责任，因采购价格未确定导致采购延迟的由采购工程师承担责任；

3.3 MC：负责采购订单的及时开立、修正与关闭，其他人员不得开立《采购订单》；

3.4仓库账务员：负责检查供应商是否依采购订单先后顺序安排交货，并及时办理入库。

3.5各职能部门负责提出本部门所需物料请购。

4.0 订单类型的定义与选择

4.1订单类型的定义:市场需求订单及数量运行MRP产生采购申请;返修物料需求采购申请;研发试产物料需求采购申请;改机所需物料采购申请;工程维修物料采购申请；市场营销宣传品采购申请等。

4.2 订单类型的选择：参照采购订单入库类型；其他入库类型（备品、客供物料、研发试产未下采购订单的物料）；参照采购退货订单入库类型；调拨单入库类型（芯片RMA）。

5.0 作业程序

5.1 材料请购与审批

5.1.1 MC运行MRP时，根据实际需求自动产生原材料请购单；辅料请购单由仓库部门提出，原辅料以外其他物料的请购由需求部门通过OA请购后由MC汇总录入。

MC组应定期运行MRP,以减少订单数量，确需频繁运行MRP的，应对同类物料、同一供应商供应的物料作并单处理以获得较低的采购单价、减少订单数量。

5.1.2 供应链经理对接到的《物料需求计划》（或《物料请购单》进行审核，并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料，进行采购期、量分析；对同类物料生成的订单进行并单以减少订单数量、对于采购量偏低的应按照MOQ调整采购量。

5.2采购订单开立

5.2.1 MC必须参照MRP运算出来的数据在SAP系统里开立采购订单；采购订单提交前应检查物料名称、编号、数量、交期、AQL及特殊要求(如安全证书或质量合格证书)、单价、总金额是否正确。

5.2.2 发现无法达成交期、数量需求时，MC与供方进行沟通，如仍无法达成要求的。MC于30分钟内反馈给供应链经理处理。如须更改《物料需求计划》的，在征得供应链经理同意后，方可更改《物料需求计划》。若正常，则按《物料需求计划》的要求编制《采购订单》。

5.3订单评审

5.3.1 MC复核无误后将其提交采购工程师审核，采购工程师对采购单价的准确性负责，存在多家供应商的，是否按照规定将订单下达或按照比例给下达给适当的供应商；

5.3.2审核后的采购订单依公司采购核决权限，由供应链经理最后核准，供应链经理对采购数量的准确性及合理性负责。

5.3.3审核、批准时间规定：紧急《采购订单》于1小时内完成，常规《采购订单》于1天内完成；

5.3.4审批人分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批、批准。若发现有误，则通知责任MC进行修改（必要时，按公司相关规定进行处理）；若无误，则通过交MC实施采购作业。

5.4订单分发

核准后的采购订单或合同由负责MC分发并与供应商确认；供应商收到P／O当天要确认并签名后回传或以E—mail、电话告知MC收到的份数及Fax是否清楚。责任MC负责对下达给供方的《采购订单》进行回签跟催。

5.5订单审核后变更

5.5.1如因公司内部原因产生《采购订单》内容需作变更时，MC确认须变更后2个工作小时内与供方协商变更事宜，并书面通知变更，尽量减少本公司损失。若因供方原因产生《采购订单》内容需作变更时，MC于接到通知后30分钟内通知PC，并报供应链经理处理，变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行。

5.5.2若采购订单未发给供应商，则可利用系统提供撤销审核的功能，通过撤销审核对订单直接进行更改；若采购订单已经发给供应商且供应商回签，则通过采购订单变更单来处理。

5.6订单履行

5.6.1 供应商送货：供应商原则上必须依照我司SRM系统采购订单安排交货，前一个订单履行完毕后才能履行下一个订单（交下一个订单的数量）。

5.6.2 仓库收货：仓库帐务员必须检查供应商送过来的货是否依采购订单的先后顺序交货，如出现跳单状况及时反馈给MC，MC要求供应商更改送货单后再通知仓库收货、报验及入库。

仓管员发现物料有帐实不符的情况，一定要及时查清楚原因并采取正确的处理方法：如实物少于送货单上的数量，必须以实物数量办理入库并在供应商送货单上注明，同时通知到相应的MC；

当仓管员反馈某一物料实物大于订单或交货计划数量时，MC必须协助仓管员查清楚造成此问题的原因，如确定是属于物料多的，MC有权监督仓库将多于部分物料开其他入库单入库。禁止参照采购订单入库，避免给公司造成经济损失。

5.7 订单关闭

5.7.1 采购订单只做了部份收货,而剩余的部分已经与供应商沟通确认已不再送货,由MC在采购模块里面的"交货"里有一个"交货已完成",撤消采购订单审批后将其打上勾就可以关闭；

5.7.2采购订完成后由MC一周检查一次，负责关闭订单；MC每周一对各自负责的物料对应的采购订单进行梳理，对于未交货数量低于采购订单数量2%，且确定是常用物料的，须把此订单关闭，通过MRP运算后产生新的需求重新下单，并邮件通知到供应商，且需在SRM上发布。

5.7.3 订单开立后超过3个月未履行完毕的，原则上必须关闭，特殊情况必须书面说明原因，并邮件通知到供应商，且需在SRM上发布（芯片订单除外）。

5.7.4供应链经理定期检查采购订单关单状况，并对检查结果进行内部通报。

5.8订单关闭后退货

5.8.1.如果该供应商仍有生意上的往来, 采购部与供应商协调, 采取该供应商最近收货的一张采购订单退货；

5.8.2 如果已经没有生意上的往来, 采用杂项交易的方式, 但是会计科目和交易原因需和其他类型区分开来, 财务部可根据此单据做扣款操作；

5.8.3 如果该订单的退货是以货换货, 可以采取一般杂项交易, 记录进出库过程.

6.0 处罚规定

6.1 对未按本流程规定时间内完成订单作业的，处罚责任人50元/次，本规范未规定的，按照《仓库管理规范》的有关规定执行。

6.2 确有特殊先采购后补单的，只限小额、少量物料，且当天必须完成补办手续，违者处罚20元/天，直至完成补办手续为止。

6.3 禁止先入库后补单，发现货到仓库后临时补单的，处罚责任人100元/单，若该单采购造成呆滞料的，按呆滞金额50%赔偿处理。

6.4 禁止私自修改订单，关闭原订单，开立新订单（芯片采购除外），经部门经理书面批准的除外；

6.5 MC未及时清理采购订单的（包括订单及时关闭及整合采购订单数量），将在内部通报批评，如造成公司财产损失的，将承担错误金额10%的罚款。

6.6 MC重复下单，最后导致供应商重复送货，出现呆料，由MC承担呆料金额的50%。