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• 你应该让邮件变得更加私人化、简单化,要学会如何使用秘密 武器:项目符号。
• 项目符号与幻灯片或其他演示工具中的图片或动画的效果是一 样的。但是项目符号在邮件中更便于使用。
学会使用项目符号
一个糟糕的汇报者
收件人:吉姆客户 发件人:迈克销售人员 主题:即将来临的陈述 吉姆: 我打算在5月3日给您所在地区的副总 裁做当面陈述,就您的要求,我谈一下此次 陈述的意义。首先,他可以加深对我的了解, 熟悉我的个人风格。其次,我将以我25年 的经验讲述这个项目的核心原则。最后,我 可以当场回答提问,如果副总裁有什么问题, 我可以当面给予解答。吉姆,我觉得这种做 法是可行的。我想把此次活动安排在5月3 日,您觉得如何?
迈克·康韦
在修改后的邮件中,“肯·斯坦内”这条信息
位于邮件的标题行——最容易被收信人(执行总 裁)看到的地方。 同时,我们也注意到修改后的邮件没有花费大量 的笔墨回答收信人心中潜在的问题。2写好电子邮件的四项策略
1. 选取一个引人注目的标题
2. 内容简明扼要
3. 在邮件正文中提到收件人的名字。 否则,他会认为这封邮件同时群发给 了很多人
重要的信息“肯·斯坦内”——最有
可能使收信人做出积极回应的信息,被深 埋在了最不可能被繁忙的执行总裁发现的 地方。
主题:肯·斯坦内 就职于Century Manufacturing的是我们公司的客户之一,他建议我 和您见一面,讨论一下今年的零部件装配计划。 周二下午2点在您的办公室见,好吗? 公司主页: 办公室电话:978-555-5550 移动电话:978-555-5550 家庭电话:978-555-5050
标题时能看明白两点:
— 首先能知道标题的内容,在这个标题中为“明天”; — 然后能通过标题识别出邮件是由谁发来的。如果能识别出来,
就说明这个标题很好,因为它能吸引我们读下去,看看这个人 明天到底要做什么。
关于标题的例子3
主题:6月23日见面
• 这个标题好就好在它直接回答了所有看信者在打开 邮件之前心中存在的问题,“我有必要看它吗?”
4. 在邮件中附上公司全称和具体地址
3
回答三个问题:
邮件应该写多长? 邮件内容应该有多详细? 邮件应该有多正式?
邮件应该写多长?
邮件的正文部分(不包括标 题行和署名部分)的长度最
好控制在2-3个句子
能写多短就写多短
最好的 答案
最好让邮件短到一眼 扫过去就能看懂其大意
在通常情况下,我只会读我客户或者与我有亲缘关系的人发来的长邮件。如果是其他人,我要 么整篇都不看,要么只看开头和结尾,然后决定怎么回复。 坦率地讲,你也很可能这样做。也许你只会读你的客户、老板或亲戚发来的长邮件。更进一步 说,即使是和我们关系密切的人发来的邮件,我们也不会把每句话都看得很仔细。
电子邮件的写作技巧
2012年
1
电子邮件的逻辑很重要
一封糟糕的电子邮件
主题:我们的执行报告及相关材料 米勒先生:您好! 我是纽约ABC互动传媒的销售助理迈克。通过对贵公司和我公司共同的潜在
客户群进行仔细研究,我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同 的格式,希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商,在我们的客户 群中,也有许多零部件厂商及相关企业,我公司为他们提供零部件装配服务 (Century Manufacturing 就是其中之一,该公司也是贵公司的供应商,他们的业 务经理肯·斯坦内建议我与您联系)。我公司的网址是(支持Microsoft Outlook 和 Mozilla F2irefox),您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站,单击“客户 列表”菜单栏。浏览第16个项目——曾经合作过的零部件企业。单击此图标,可 以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司,我希望能有机会和您讨论 一下。我希望您能尽快与我电话联系,也希望能有机会就这些公司的情况与您交 流意见。我的电话是606-555-5555。
最后,我可以当场回答提问,如果大家有什么 问题,我可以当面给予解答。
吉姆,我觉得这种做法是可行的。我想把此 次活动安排在5月3日,您觉得如何?
4 对标题行给予更多的关注
标题行是邮件中最重要的部分 它的好坏决定了收件人是否会打开并阅读邮件的正文部分
关于标题的例子1
主题:文章
• 发件人是否要求我给他发送一篇文章? • 还是要就一篇文章采访我? • 还是向我索要我曾经写过的一篇文章?
关于标题的例子2
主题:明天
• 这是一个孤立、和正文部分没有任何联系的标题。 • 看一下这个标题,通常情况下,当我们看到邮件的
邮件内容应该有多详细?
邮件内容应该涉及相关细节 并且突出某些具体细节
邮件应该有多正式?
对于大多数人来说,邮件在一定程度上代替了口头交流。
如果是在公司内部发邮件
我们可能会像在饮水机旁闲聊那样随意
如果给陌生人或者 仅仅有过电话联系的人发邮件
我们就应该显得更正式一些
因此,我们应该把邮件看做是相对正式的文件。
另外和您说一下,我们的客户参考资料质量很高,如果您能尽快联系我,我 相信您肯定不会失望的。
迈克·康韦
在上面这封邮件中,如果你单击了“发送” 按钮,收信人此生就不会再打开你发送的 其他邮件了(进一步说,假设他通过你发 送的冗长的邮件记住了你的名字的话,这 个人就再不会与你打交道了)。 另外,在这封邮件中,你是否注意到一条
迈克
假如他使用了项目符号
收件人:吉姆客户
发件人:迈克销售人员
主题:即将来临的陈述
吉姆:
我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当 面陈述,就您的要求,我谈一下此次陈述的意义 。我希望您能就此问题和董事会进行讨论。
首先,您所在地区的副总裁可以加深对我的了 解,熟悉我的个人风格。
其次,我可以展示一下电话销售培训所需的设 备,这是此培训项目的一个重要部分。
• 这个标题一下就能引起别人的注意,因为这个简短 的标题中涉及了一次会面。
5
秘密武器——项目符号
两个特点
1. 文字本来就很枯燥,大量的文字堆积在一起就显得更枯燥了。大段大 段的文字会让读者费解。
2. 人们容易接受视觉刺激,更喜欢看图形。在电子邮件中,图形就是项 目符号,应该把它作为你的秘密武器。
• 项目符号与幻灯片或其他演示工具中的图片或动画的效果是一 样的。但是项目符号在邮件中更便于使用。
学会使用项目符号
一个糟糕的汇报者
收件人:吉姆客户 发件人:迈克销售人员 主题:即将来临的陈述 吉姆: 我打算在5月3日给您所在地区的副总 裁做当面陈述,就您的要求,我谈一下此次 陈述的意义。首先,他可以加深对我的了解, 熟悉我的个人风格。其次,我将以我25年 的经验讲述这个项目的核心原则。最后,我 可以当场回答提问,如果副总裁有什么问题, 我可以当面给予解答。吉姆,我觉得这种做 法是可行的。我想把此次活动安排在5月3 日,您觉得如何?
迈克·康韦
在修改后的邮件中,“肯·斯坦内”这条信息
位于邮件的标题行——最容易被收信人(执行总 裁)看到的地方。 同时,我们也注意到修改后的邮件没有花费大量 的笔墨回答收信人心中潜在的问题。2写好电子邮件的四项策略
1. 选取一个引人注目的标题
2. 内容简明扼要
3. 在邮件正文中提到收件人的名字。 否则,他会认为这封邮件同时群发给 了很多人
重要的信息“肯·斯坦内”——最有
可能使收信人做出积极回应的信息,被深 埋在了最不可能被繁忙的执行总裁发现的 地方。
主题:肯·斯坦内 就职于Century Manufacturing的是我们公司的客户之一,他建议我 和您见一面,讨论一下今年的零部件装配计划。 周二下午2点在您的办公室见,好吗? 公司主页: 办公室电话:978-555-5550 移动电话:978-555-5550 家庭电话:978-555-5050
标题时能看明白两点:
— 首先能知道标题的内容,在这个标题中为“明天”; — 然后能通过标题识别出邮件是由谁发来的。如果能识别出来,
就说明这个标题很好,因为它能吸引我们读下去,看看这个人 明天到底要做什么。
关于标题的例子3
主题:6月23日见面
• 这个标题好就好在它直接回答了所有看信者在打开 邮件之前心中存在的问题,“我有必要看它吗?”
4. 在邮件中附上公司全称和具体地址
3
回答三个问题:
邮件应该写多长? 邮件内容应该有多详细? 邮件应该有多正式?
邮件应该写多长?
邮件的正文部分(不包括标 题行和署名部分)的长度最
好控制在2-3个句子
能写多短就写多短
最好的 答案
最好让邮件短到一眼 扫过去就能看懂其大意
在通常情况下,我只会读我客户或者与我有亲缘关系的人发来的长邮件。如果是其他人,我要 么整篇都不看,要么只看开头和结尾,然后决定怎么回复。 坦率地讲,你也很可能这样做。也许你只会读你的客户、老板或亲戚发来的长邮件。更进一步 说,即使是和我们关系密切的人发来的邮件,我们也不会把每句话都看得很仔细。
电子邮件的写作技巧
2012年
1
电子邮件的逻辑很重要
一封糟糕的电子邮件
主题:我们的执行报告及相关材料 米勒先生:您好! 我是纽约ABC互动传媒的销售助理迈克。通过对贵公司和我公司共同的潜在
客户群进行仔细研究,我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同 的格式,希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商,在我们的客户 群中,也有许多零部件厂商及相关企业,我公司为他们提供零部件装配服务 (Century Manufacturing 就是其中之一,该公司也是贵公司的供应商,他们的业 务经理肯·斯坦内建议我与您联系)。我公司的网址是(支持Microsoft Outlook 和 Mozilla F2irefox),您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站,单击“客户 列表”菜单栏。浏览第16个项目——曾经合作过的零部件企业。单击此图标,可 以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司,我希望能有机会和您讨论 一下。我希望您能尽快与我电话联系,也希望能有机会就这些公司的情况与您交 流意见。我的电话是606-555-5555。
最后,我可以当场回答提问,如果大家有什么 问题,我可以当面给予解答。
吉姆,我觉得这种做法是可行的。我想把此 次活动安排在5月3日,您觉得如何?
4 对标题行给予更多的关注
标题行是邮件中最重要的部分 它的好坏决定了收件人是否会打开并阅读邮件的正文部分
关于标题的例子1
主题:文章
• 发件人是否要求我给他发送一篇文章? • 还是要就一篇文章采访我? • 还是向我索要我曾经写过的一篇文章?
关于标题的例子2
主题:明天
• 这是一个孤立、和正文部分没有任何联系的标题。 • 看一下这个标题,通常情况下,当我们看到邮件的
邮件内容应该有多详细?
邮件内容应该涉及相关细节 并且突出某些具体细节
邮件应该有多正式?
对于大多数人来说,邮件在一定程度上代替了口头交流。
如果是在公司内部发邮件
我们可能会像在饮水机旁闲聊那样随意
如果给陌生人或者 仅仅有过电话联系的人发邮件
我们就应该显得更正式一些
因此,我们应该把邮件看做是相对正式的文件。
另外和您说一下,我们的客户参考资料质量很高,如果您能尽快联系我,我 相信您肯定不会失望的。
迈克·康韦
在上面这封邮件中,如果你单击了“发送” 按钮,收信人此生就不会再打开你发送的 其他邮件了(进一步说,假设他通过你发 送的冗长的邮件记住了你的名字的话,这 个人就再不会与你打交道了)。 另外,在这封邮件中,你是否注意到一条
迈克
假如他使用了项目符号
收件人:吉姆客户
发件人:迈克销售人员
主题:即将来临的陈述
吉姆:
我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当 面陈述,就您的要求,我谈一下此次陈述的意义 。我希望您能就此问题和董事会进行讨论。
首先,您所在地区的副总裁可以加深对我的了 解,熟悉我的个人风格。
其次,我可以展示一下电话销售培训所需的设 备,这是此培训项目的一个重要部分。
• 这个标题一下就能引起别人的注意,因为这个简短 的标题中涉及了一次会面。
5
秘密武器——项目符号
两个特点
1. 文字本来就很枯燥,大量的文字堆积在一起就显得更枯燥了。大段大 段的文字会让读者费解。
2. 人们容易接受视觉刺激,更喜欢看图形。在电子邮件中,图形就是项 目符号,应该把它作为你的秘密武器。