office办公软件实用技巧培训

简单化理念
思路二：利用行间距留白
不好的形式
不好的形式不好的形式不好的形式不好的 形式不好的形式不好的形式不好的形式 不好的形式不好的形式不好的形式不好的 形式不好的形式不好的形式不好的形式 不好的形式不好的形式不好的形式不好的 形式不好的形式不好的形式不好的形式 不好的形式不好的形式不好的形式不好的 形式不好的形式不好的形式不好的形式
* 公式：MOD(ROW(),2)=0
MOD(被除数、除数)，其功 能为返回两数相除的余数。
ROW(需要得到其行号的单元 格或单元格区域)，其功能 为返回引用的行号。
特定数据醒目显示：
选择区域，打开“条件格式”菜单，单击“新建 规格”命令，在弹出对话框中选择规则类型，设 定条件，单击“格式”命令，在弹出对话框中设 置格式。
* 进行文档编辑时，需选用 标题样式，否则不能识别自 动更新目录。
在Word中插入新的Excel工作表：
单击“插入”工具栏，单击“Excel电子表格(X)”选项，Word文档界面中 的菜单栏和工具栏就变成了标准的Excel菜单和工具栏，可以像在Excel中 一样进行数据的处理。
office 三大应用技巧 Excel
作为你演说的对象 观众为王
观众最大程度得决定你演讲的主题 内容、风格以及形式
观众可以理解你说的内容吗？ 观众想听你讲的内容吗？ 观众记得住你PPT的内容吗？
逻辑性理念
高手与菜鸟的本质区别在于思路 逻辑杂乱无章
杂乱难以记忆且无说服力
贯穿的内容 逻辑是PPT的生命
结构清晰明朗
1
2
3
6
5
4
连贯易于记忆且以理服人
* 可自定义分隔符号，但一 次只能自定义一种。
筛选命令的多种用途：
除了明确定义的筛选以外，还可以按照颜色、数据条件，文本条件进行自定义筛选。
多条件排序：
单击“排序与筛选”命令，单击“自定义排序”选项，在弹出对话框中设置排序的主次条件。
实用函数命令
COUNTA 计算范围中不为空的单元格的个数。
函数将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统 COUNTIFS 计满足所有条件的次数。
呵呵！ 不能说。
office 软件简介
office软件家族主要成员
WORD
EXCEL
POWERPOINT
ACCESS
OUTLOOK
其他
文字排版 数据统计 演示文稿 数据库 电子邮件 管理
office软件家族常用的三大应用
我最擅长：文档编排，能制作出图文并茂的文档。
WORD
我最擅长：表格设计、数据处理，图表制作。
简单化理念
思路三：巧妙排版
小标题
小标题
横向无时间顺序
小标题
XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXX
1
小标题
纵向无时间顺序
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
视觉化理念
设计四原则
对齐
对比
聚拢பைடு நூலகம்
统一
视觉化理念
这个就是左对齐吧
左对齐 左对齐 左对齐 左对齐 左对齐
这个就是中间对齐吧
中间对齐 中间对齐 中间对齐 中间对齐 中间对齐
设计四原则1 对齐
这个就是右对齐吧
右对齐 右对齐 右对齐 右对齐 右对齐
视觉化理念
设计四原则2 对比
大小
颜色
形状
深浅
距离
对比制造重点
第二、竞争品牌全部都调价1020%，我们应该跟进；
第三、广告费超标，我们还应该 拉出空间，可以……;
老板，你觉得这个建议是否可行？
逻辑性理念
葡萄、桔子、酸奶油、 土豆、苹果、牛奶、 鸡蛋、胡萝卜、黄油
金字塔原理构建实例
逻辑性理念
两种建立金字塔结构的方法 如果你对业务很熟悉：自上而下法
快速列出中心思想
纸上谈兵
解读内容 分配内容
这些都是在纸上完成，之后才开始动手做PPT
收集材料 提炼文案
组织思路
构建结构图
分配内容
按重要和复杂程度 分配内容页面
4
如何做 PPT
深思熟虑 了解目的
分析观众
确定形式与内容
纸上谈兵 解读内容 分配内容
收集材料 提炼文案
组织思路
构建结构图
视觉呈现 制作封面
目录导航
美化排版
配图
检查修改
深思熟虑
明确目的
我为什么要做这个PPT？
纸上谈兵
观众是谁？ 观众想要听什么？ 观众怎样才能更多更好的记住？
视觉呈现
根据前面的问题 确定展示的内容，形式，风格等
Microsoft office
2018.4.11
软件学习的目的与种类 office 软件简介 office 三大应用技巧
软件学习的目的与种类
软件学习的目的
提升工作效率 增加工作技能 增加解决技术问题的途径
软件学习的种类
office 三 word 大 excel 应 ppt 用
软件下载与破解
格式刷：可应用的格式包括字体、字号、填充色等。 *双击格式刷可多次复制样式。
查找、替换：批量更改文字。
插入符号
打开“插入”菜单，单击“符号”命令，点击“其他符号选项”，弹出对话框，从 列表中选择要插入的特殊字符，双击选中的字符可插入到文档中。
创建自动目录
打开“引用”菜单，单击“目录” 命令，弹出对话框，从列表中选 择“自动目录”。 编辑文档后，点击目录左上角的 “更新目录”命令，选择“更新 整个目录”选项，点击确定。 (最后适当调整格式)
字体
用微软雅黑吧 记得不要太小哦 千万不要和背景颜色相近
图片
用真人相片吧 试试全景华盖吧 千万不要再用百度了
简单化理念
不合格 PPT
一般 PPT
看不懂
可以理解
如何化腐朽为神奇？
好的 PPT
引发思考
简单化理念
错误可能有许多种，但他 们都有几个共同点：
杂、乱、繁、过
我们的目标
齐、整、简、适
心有成竹
简单化理念
Ctrl+N 新建
Ctrl+R 右对齐
Ctrl+S 保存
Ctrl+E 居中对齐
Ctrl+O 打开
Alt+Shift+D 插入日期
Ctrl+P 打印
Alt+Shift+T 插入时间
Ctrl+Shift+= 上标
Ctrl+= 下标
office 三大应用技巧 Word
自动保存和恢复
打开“文件”菜单，单击“选项”命令，弹出对话框中单击“保存”选项卡，里面有 一个“保存自动恢复信息时间间隔”项，勾选，并设置间隔时间。(默认为10分钟)
还有刚才物流公司也打电话来说 提价；
我又比较了几家的价格，但是还 是没有办法说服他不涨价；
还有，竞争品牌***最近也涨价了， 我看到……;
对了，广告费最近花销也比较块， 如果……可能……。
学会从结论说起
假如他学习了金字塔
老板，我认为我们的牌子应该涨 价20%，而且要超过竞争品牌， 因为：
第一、原材料最近都涨价了30%， 物流成本也上涨了；
仅一个条件择用COUNTIF。
PRODUCT 使所有以参数形式给出的数字相乘并返回乘积。 SUMIFS 满足某条件的单元格求和
AVERAGEIF 满足某条件的单元格求平均值
office 三大应用技巧 PPT
熟练操作 事半功倍
上电脑！ 把PPT里的每个功能都试一试
PPT的理念
内容性 目标性 逻辑性
EXCEL
POWERPOINT
我最擅长：图文展示，汇报讲演文案制作。
常用的快捷键
Ctrl+A 全选
Ctrl+B 加粗
Ctrl+C 复制
Ctrl+I 斜体
Ctrl+X 剪切
Ctrl+U 删除线
Ctrl+V 粘贴
Ctrl+F 查找
Ctrl+Z 撤销
Ctrl+H 替换
Ctrl+Y 恢复(重复) Ctrl+L 左对齐
要么完全一样，要么完全不同
视觉化理念
相关的东西尽量在一起 无关的东西尽量分开
设计四原则3 聚拢
视觉化理念
1
2
一致的风格 一致的排版 一致的字体 一致的配色
设计四原则4 统一
3
视觉化理念
设计细节 仅献给新手的建议
背景
用纯色吧 尽量别用黑底 千万别乱用图片做背景
配色
用单色吧 颜色越少越好驾驭 千万不要超过三种颜色
思路一：提炼关键词
大标题表达中心思想 小标题是本段关键词
一目了然 保持简单
这里是大标题
要点一
正文正文正文正文正文正文正文正文 正文正文正文正文正文正文正文正文
要点二
正文正文正文正文正文正文正文正文 正文正文正文正文正文正文正文正文
要点三
正文正文正文正文正文正文正文正文 正文正文正文正文正文正文正文正文
列出分析问题的经典框架
分析可以获得的素材 将素材放进对应的框架下
完成金字塔
逻辑性理念
两种建立金字塔结构的方法 如果你对业务不很熟悉：自下而上法
零星的素材 想办法搜集更多
构建初步的框架结构 不断发现新的素材材料
框架结构逐步完善 调整素材材料分类 给框架补充新的内容
形成完整的框架结构和完整的内容支撑 好的金字塔结构可以不断重复复用
折叠部分行或列：
选择区域，打开“数据”菜单，单击“创建组” 命令，在弹出对话框中单击“创建组” 。
* 完成后单击“-”号即可折叠选中 行或列，单击“+”号展开。
数据验证命令应用：
又称“数据有效性”，打开“数据”菜单，单击“数据验 证”命令，在弹出对话框中单击“数据验证”。
分列命令的应用：
选择数据所在列，打开“数据”菜单，单击“分列”命令，在弹 出对话框中选择最合适的文件类型，如“分隔符号”，单击下一 步，选择分隔符号的类型。
逻辑性理念
PPT中展示逻辑的不同？
Word
垂直思考法
(左脑)
什么是对的？
PPT
水平思考法
(右脑)
啊，原来是这样的！
逻辑性理念
PPT中展示逻辑的不同？
应用金字塔原理后：
40年经典著作
制作时间
文字密度
内容条理
金字塔原理_要有中心思想 一页PPT要突出一个中心思想
逻辑性理念
一个糟糕的汇报者
老板，我最近在留意原材料的价 格，发现很多钢材都涨价了；
设置每页打印标题：
打开“页面布局”菜单，单击“打印标题”命令，在弹出对话框 的“工作表”选项卡“顶端标题行”设置每页需要打印的标题 (或表头)。
* 设置后打印多页文件时，每页的表头系统默认打 印选中的标题行。
隔行着色：
打开“条件格式”菜单，单击“新建规格”命令，在弹出对 话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项，输 入公式，单击“格式”命令，在弹出对话框中设置格式。
文表图 视觉化 简单化
内容性理念
PPT只是为你的演讲服务，最重要的是你的内容
PPT只是表现工具 内容为王
不要让PPT成为你的障碍 更不要过分依赖PPT捆绑你的能力
老师PPT做得烂并不影响他的教学 最精彩的演讲并不是缺PPT不可 没有PPT你也可以继续你的演讲
目标性理念
从观众的角度思考设计你的PPT
文表图理念
把概念或数据转换成图
文
中国对汽油的含硫量 要求很低
表
中国对汽油的含硫量要求
图
中国对汽油的含硫量要求
≤150pp
m ≤30pp
m
≤10ppm
欧洲
美国
中国
把自己想要表达的内容通过PPT以观众最容易理解的形式表现出来
一目了然，简洁明了：PPT是用来瞟的，不是看的 相对于文字，大脑更喜欢图形 放的信息越多，观众不一定记住越多
小标题
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
小标题
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3
小标题
XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX
小标题
横向有时间顺序
小标题
XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
XXXXXXX
2
小标题
纵向有时间顺序
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
小标题
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
小标题
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
设置新建工作簿默认字体、字号：
打开“文件”菜单，单击“选项”命令， 在弹出对话框的“常规”选项卡内设置。
* 也可以选中所有单元格，在“开始”菜 单中修改。
避开Excel的误差
打开“文件”菜单，单击“选项” 命令，在弹出对话框的“高级” 选项卡内设置，勾选“将精度设 为所显示的精度”。
* 利用Round函数对中间值四舍五入 Excel中Round函数的格式为： Round(数值，保留的小数位数)。
好的形式
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