新时期电子档案归档的难点和重点

新时期电子档案归档的难点和重点

摘要：当前，电子档案是各个单位实现良好发展的有利依据，因而对电子档案归档予以高度重视。同时，我国相关部门也结合电子档案归档制定了统一管理基本原则，进而为电子档案归档工作的开展指明了方向。然而，新时期在电子档案归档过程中有一些难点和重点，因而本文针对难点和重点进行了分析，并提出促进新时期电子档案归档的有效措施，从而提高电子档案归档质量。

关键词：新时期；电子档案；归档；难点；重点

随着科学技术水平的不断提升，科学技术已经被广泛应用到各行各业。各个单位在发展过程中，会产生各种材料，这些材料需要以档案的形式加以管理，档案归档是档案管理中的重要组成部分，关系到档案管理的质量。当前，电子档案归档是主要的形式，电子档案归档与传统手工起草具有一定的优势，是档案归档的便捷形式。但是，电子档案归档还是有很多难点和重点的，需要相关人员予以重视，并采取有效措施提高电子档案归档水平。

一、新时期电子档案归档的重点

（一）软件方面

新时期，对于电子档案归档工作而言，在归档过程中软件方面是一个重点，所以为了提高电子档案归档质量必须对软件方面予以高度重视。为了确保电子档案归档工作得以有效开展，设计人员一定要结合档案管理内容，设计出符合标准的软件系统，进而发挥电子档案归档系统的自动化功能。因此，电子档案归档软件系统应该具有多重功能，并兼具兼容性和可靠性，从而为电子档案归档工作的开展提供有利保障。

（二）网络方面

电子档案归档工作的开展是建立在网络基础之上的，所以网络方面也是新时期电子档案归档的重点内容。目前，各大省市已经开通了内网或外网平台，通过多种方式实施电子文件传输，大量的电子档案以电子版的形式保存起来，然后为各项工作的开展提供有利依据。因此，应该打造在局域网和保密网等的作用下，实现对档案的归档。由于相互隔离的网络会给电子档案的接收和归档造成不利影响，所以相关人员一定要加强对网络方面的重视，为电子档案归档营造安全和可靠的网络环境。

（三）相关政策标准

当产生电子文件后，我国相继出台了《电子文件归档与管理规范》，对电子文件归档和管理加以规范，各个档案行政管理部门在电子档案归档过程中，一定要严格按照《电子文件归档与管理规范》标准展开实施，并按照上级的部署，开展具有针对性和高效性的电子档案归档工作，从而发挥电子档案信息的巨大作用，为档案管理工作的有序开展奠定良好基础。此外，我国为了规范电子档案归档，应该进一步完善相关制度，从而确保电子档案归档教具有科学性和规范性。

二、新时期电子档案归档的难点

（一）实际操作相对较难

新时期，在电子档案归档期间，电子文件是通过网络环境进行传输和归档，在不同的网络条件下形成了电子文件。同时，多个软件系统产生了电子档案文件，然后在多套的OA系统和电子公文系统中就构成了电子文件，使得电子档案与纸质归档保持同步。然而，电子档案归档系统实际操作相对较难，在规定的系统内对电子档案加以归档时，需要对纸质档案进行数字化加工，然后将多份电子档案文件保存在同一系统内，可是要多人操作。此外，该电子档案归档系统相对复杂，需要档案归档人员具有扎实的功底，然后结合有关标准，对每份档案分配档号，并实施系统操作。但是，电子档案归档系统操作比较复杂，因而是电子档案归档的难点[1]。

（二）电子档案归档与理想的差距

电子档案归档是以电子文件为基准的，将电子档案进行保存和销毁是档案管理的重要工作内容，而且要保证开展电子档案归档过程中，使得电子档案具有针完整性、真实性和可靠性，从而使得电子档案归档和管理达到理想的效果[2]。但是，从现实角度来讲，档案管理单

位在每一年度对档案进行归档时，要在同一系统进行唯一档号分配，进而通过对电子档案归

档完善电子档案管理工作。然而，在对电子档案进行归档和永久保存期间，忽视电子档案整

体与局部的关系，因而造成电子档案归档与理想有一定差距。

三、提高新时期电子档案归档水平的主要对策

（一）开发新的电子档案归档系统

在有效解决新时期电子档案归档的难点和重点期间，一定要认真落实开发新的电子档案

归档系统，进而为档案管理部门开展电子档案归档工作提供有利保障。因此，在开发电子档

案归档系统时，一定要贯彻和落实《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件

封装规范》等行业标准，将这些规范作为基准，因而有利于开发出功能强大的电子档案归档

和管理系统。相关档案管理部门和企业一定要相互合作，共同开发出具有标准化和规范化的

电子档案归档系统，促使电子档案归档工作水平有显著的提升[3]。比如，国家电子文件支撑

平台系统1-3期就是对电子档案归档系统的完善，在开发过程中采取了工业化模式，对每个

细节加以健全，对相关电子档案数据进行统一管理。此外，打造安全可靠的电子文件管理平台。同时，以国产CPU/OS装机环境为前提，并融合了现代信息技术，开发出具有电子档案

归档远程功能的系统，其兼容性更强大，能够实现对电子档案归档的全面管理[4]。

（二）营造良好的电子档案归档环境

为了保证电子档案归档水平得提升，并优化电子档案管理工作，应该营造良好的电子档

案归档环境，将创建安全、自主的网络系统和网络环境作为一项主要战略。因此，相关部门

一定要对电子档案归档全程管理的运行环境营造方向进行探索，通过大量使用高端通用芯片

和软件，构建功能强大的数据库和操作系统等，打造坚实的电子档案归档平台，然后，在虚

拟化系统的支持下，健全数字档案归档系统，营造新的环境，从而为电子档案归档工作的开

展奠定基础[5]。

结束语：

由于档案是开展各项工作的有利依据，所以档案管理是一种重要工作内容。在档案管理

中档案归档是十分主要的环节，是档案管理工作有序开展的保障。随着现代信息技术水平的

不断提升，电子档案归档已经成为一种必然趋势，然而，电子档案归档存在一定的难点和重点，所以档案管理部门必须对难点和重点予以明确，并采取有效措施提升电子档案归档水平，从而确保电子档案归档工作更加规范。

参考文献：

[1]何金辉.新时期电子档案归档的难点和重点[J].卷宗,2013(9):14.

[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考[J].大陆桥视野,2013(22):57-57,59.

[3]王倩.新背景下电子档案管理措施的探讨[J].企业文化(下旬刊),2012(10):148.

[4]刘跃红.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考[J].金陵瞭望（教育）,2011(z2):35.

[5]王静,王全宇,王贺名等.浅谈电子档案的整理与保护[J].科技信息,2010(30):369.