第5章 会计信息系统项目的组织实施与管理

1) 基础档案的整理 2) 期初数据整理
(1) 收集的资料要完整、及时和准确。 (2) 科目期初余额收集前应先做好有关科目的费用计 提和分配等工作。 (3) 对有些会计科目的期初数量和外币数据进行收集 整理。 (4) 对明细的会计资料与其相关的科目余额之间要进 行一致性检查。
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5.4.4 进行必要的人员培训
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5.2.4 企业核算制度
(10) 人工费用的分配办法。 (11) 与工资有关的各项经费、基金的计提比例。 (12) 辅助生产车间生产费用的归集与分配方法。 (13) 制造费用的归集与分配方法。 (14) 本月产品的投产及完工情况。 (15) 产品成本计算方法及与成本费用核算流程有关的成本、 费用的核算。 (16) 产品发出计价方法。 (17) 存货、短期投资跌价准备、长期投资、固定资产和无 形资产减值准备提取方法。 (18) 销售收入的确认、产品售价、销售核算流程(内销、出 口)。 (19) 或有负债的核算方法。 (20) 利润结转及利润分配方法。
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5.2.5 企业管理要求
1. 内部控制
(1) 不同部门的主管人员只负责管辖本部门的业务。 (2) 不相容职责的分离。
2. 采购环节控制要求
(1) 供应商管理。 (2) 采购金额权限控制。 (3) 采购的统计及分析要求。
3. 销售环节控制要求
(1) 客户管理。 (2) 赊销与信用管理。 (3) 销售考核。 (4) 销售的统计及分析要求。
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第5章 会计信息系统项目的 组织实施与管理
会计信息系统项目实施是一项复杂的系统工程， 它涉及企业的方方面面。这一过程主要包括以 下内容：制订企业会计信息化总体规划、企业 现状调研、解决方案设计、会计信息系统运行 前的业务准备、建立企业会计信息系统、会计 信息系统的运行管理等。
每个阶段的工作内容各不相同，简单列明于表 5-1中。
(1) 企业生产背景情况。主要包括企业创建 的背景及投资主体，企业的生产规模、资本 规模、人员规模等，企业的银行账户情况， 企业的生产性质和纳税性质等。 (2) 企业会计的核算和管理背景情况。主要 包括企业对会计信息化的需求情况、企业会 计核算与管理的规范情况等。
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5.2.2 企业组织结构
1. 企业组织机构设置
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5.3.3 设计企业业务流程
建立计算机信息系统的过程也是对企业原有的手工作业流程进 行改造的过程，企业管理实质上是对业务流程的管理，规范的 业务流程就是基于计算机信息系统的规范的语言。企业所有的 业务都有业务流程，这里不能一一列示。本书仅以普通销售业 务流程为例进行讲解。 例如，某企业销售业务采用先发货后开发票的业务模式，由销 售部发货，库管部门进行出库确认。其业务流程如图5-3所示。
实施会计信息化项目，需要对会计主 体的情况有一个基本了解。业务调研 与分析是实施过程中的必要环节，通 过这一阶段的工作，可以了解企业的 基本情况、现有组织结构、企业现有 业务处理流程、主要业务处理方式， 明确企业核算特点及管理要求，为制 订信息化解决方案做好前期准备。
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5.2.1 企业基本情况
对企业基本情况的了解应主要包括以下内 容。
财会人员是会计信息化工作的主力，担负着操作使用、 内部管理、研究开发等方面的重任。
财会人员的培训可分为初、中和高级三个层次。
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5.4.5 机构的调整和设置
1. 总会计师岗位
2. 会计主管岗位
3. 系统管理员岗位
4. 系统维护岗位 5. 各种操作员岗位 6. 信息化审查岗位 7. 档案保管员岗位 8. 其他操作人员岗位
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5.2.5 企业管理要求
4. 库存管理控制要求
(1) 库存存货的管理。 (2) 库存数量的控制。
5. 财务核算与财务分析
(1) 为考核各销售部门的销售业绩，每 个月末需要按部门、按产品统计销售毛 利，制作部门—产品销售毛利分析表。 (2) 为严格控制各项管理成本的发生， 各项管理费用按部门统计上报。
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5.2.4 企业核算制度
1. 账务处理程序 2. 财务管理要求
(1) 外币业务核算要求。 (2) 坏账准备的计提。 (3) 差旅费报销制度。 (4) 借款利息的处理。 (5) 对外投资的核算办法(股权投资、债权投资)。 (6) 税金及附加的核算。公司适用的各种税率情况 等。 (7) 材料核算制度及流程。 (8) 固定资产、无形资产的核算。 (9) 水、电费的分配办法。
(1) 企业会计信息化的工作目标。 (2) 会计信息化系统的总体结构。 (3) 会计信息化系统建立的途径。 (4) 系统的硬、软件配置。 (5) 确定工作步骤。 (6) 确定会计信息系统建设工作的管理体制和组织 机构。 (7) 制订专业人员的培训与配备计划。 (8) 资金的来源及预算。
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5.2 企业现状调研
董事会 总经理
总经理办公室
财务部
人事部
生产部
采购部
销售部
仓 库
基 本 生 产 车 间
辅 助 生 产 车 间
设 备 管 理 科
生 产 供 应 科
上 海 销 售 部
郑 州 销 售 部
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5.2.2 企业组织结构
2. 企业各职能机构的职责
(1) 总经理办公室。 (2) 财务部。 (3) 人事部。 (4) 生产部。 (5) 采购部。 (6) 销售部。
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5.3 解决方案设计
解决方案设计的过程是把信息化 管理软件与企业目标流程相结合的 过程，它决定了企业个性化应用模 式。解决方案中主要包括：企业基 本情况的说明、总体数据流程、各 模块基本参数设置及业务流程、特 殊业务处理方法等。
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5.3.1 系统配置方案
系统配置方案包括以下内容。
(1) 企业选择会计信息系统软件的来 源(如自行开发、联合开发或购置通 用商品软件等)及软件系统配置的功 能模块。 (2) 系统的物理架构。如单机结构、 局域网结构或企业网结构等；所使 用的数据库情况；系统管理员的确 定等。
参见教材P177
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5.1 制订企业会计信息化的总体规划
5.1.1 制订企业会计信息化总体规 划的原则
1. 客观需求原则 2. 会计工作基础原则 3. 整体性原则 4. 循序渐进、不断提高原则 5. 客观可行性原则 6. 领导负责原则
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5.1.2 企业会计信息化总体规划的主要内容
制订企业会计信息化总体规划，主要包括以下 内容。
3. 企业各职能机构主要人员的职责
调查企业目前各部门主管人员及分管工作情况。
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5.2.3 企业流程
流程是用来描述企业活动及其间存在的相互关系的。企业流程 涉及的面很宽，如生产流程、工艺流程、业务流程等。在了解 企业现有业务流程时，要注重对流程中各项业务的描述、业务 流程涉及的单据及其流转关系、当前业务流程存在的缺陷、改 进的目标方向等。 其中，对企业的业务流程的调查至关重要，因为企业正常的生 产经营活动都遵循一定规范。业务流程在所有流程中也是容量 最大、最关键的。可以说，每一种业务类型都对应着一种业务 流程。在企业调研过程中，为了获取全面而有效的信息，应事 先拟订调研计划，在调研计划中明确调研时间、调研人员、调 研内容、需要配合的部门及人员等项目。在调研过程中按照事 先拟订的调研问卷展开，可以有效地避免信息遗漏，加快调研 的进程。 用图形来描述企业的业务流程是一种非常直观简洁的方法。目 前市场上有多种专用于流程图绘制的软件，如微软公司的Visio 软件等。
会计信息系统项目的实施，是一项复杂的系统工程。 它不仅涉及财会部门和财会人员，而且还涉及单位内 部的其他相关部门和人员，需要许多具有新知识结构 的人才来完成会计信息化的组织、实施、开发和应用 等工作。
单位领导、总会计师、财会部门负责人是会计信息化 的组织者和管理者，他们的参与和支持是开展会计信 息化工作的关键。
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5.3.5 科目规划
从计算机账务处理流程可以看出，企业的管理 要求最终是通过报表体现出来的，而报表中的 数据大都来自于总账系统的各种账簿，账簿上 的数据从凭证记账而来，凭证上记录的经济业 务又是通过明细会计科目表现的。推理得到的 结论是，会计科目是真正支撑计算机会计核算 体系的基础。那么在制定会计科目方案时，就 必须要考虑核算和管理两方面的需求。关于科 目的方案问题，我们在前面相关章节中也曾有 过介绍。
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5.4.2 规范企业的会计业务
1. 会计数据的规范化
1) 会计数据收集的规范化
(1) 分析企业管理对信息的要求。 (2) 分析现有手工会计系统的数据收集、存储和流转情况。 (3) 设计科学合理的凭证和单据格式。
2) 基础和历史数据的规范化
(1) 基础数据的规范化。 (2) 历史数据的规范化。
2. 会计核算方法的规范化
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5.4 会计信息系统运行前的业务准备
实现会计信息化，并不是开发 或购买了会计软件、安装了设 备就可以了。在从手工向会计 信息化方式过渡前，还有许多 准备工作要做。下面就这方面 的有关问题展开讨论。
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5.4.1 会计制度方面的准备
《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)是 我国会计工作的根本大法，也是所有企业必须严格遵 守的会计工作规范。《会计法》科学地概括了会计工 作的职能和基本任务，它要求一切发生会计事务的企 业都必须依法进行会计核算和会计监督。每个企事业 单位在制定本企业的会计信息化制度体系时，都要严 格遵守《会计法》，以及财政部颁布制定的《企业会 计制度》、《企业会计准则》和会计信息化核算与管 理方面相关制度规定，在此基础上，对企业的会计科 目、会计业务处理流程、会计核算方法、会计报表填 制方法等方面，应按照信息化的工作方式和数据要求 进行规范。
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5.3.2 总体数据的流程设计
总体数据的流程设计即根据企业的具体情况， 设计在计算机信息化环境下的总体数据流程。 如经分析某企业的系统总体数据流程如图5-2所 示。
人工费用 折旧费用 工资管理 计件工资标准 材料成本 凭证 成本管理 固定资产管理 凭证 凭证 应付款管理 其他 费用 凭证 凭证 应收款管理 总账管理
客户 订购 询价 销售部 销售报价（报价单） 审核 销售订价（销售订单） 审核 销售发货（发货单） 审核 销售开票（销售发票） 销售出库（销售出库单） 复合 核算销售成本 登记应收款 确认收入 仓库 财务部
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5.3.4 确定账套参数
为适应不同的企业类型及行业特征，商品软件通常内 设了很多参数，选择不同的参数会形成不同的业务处 理流程。每个企业都需要根据自身的核算特点和管理 要求设置对应的参数，确定计算机业务处理方法和处 理流程，从而将通用软件转换为符合企业特点的专用 软件。 系统参数规定了企业业务处理的规则及业务处理的范 围。会计信息系统的各子系统关系密切，对同一项业 务活动的约定可能会涉及多个子系统，也就是说，子 系统间参数的设置彼此会发生影响。因此，应了解各 项参数的意义，明晰设置某项参数后对业务流程、核 算方式造成哪些影响，特别是对各项参数设置的先后 顺序应引起足够重视。
(1) 对原有的核算方法进行分析。 (2) 对会计核算方法中涉及的有关基础工作进行必要的整理。 (3) 确定信息化条件下企业的会计核算方法。
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5.4.2 规范企业的会计业务
3. 会计信息输出的规范化
1) 账簿体系规范化 2) 财务报表的规范化 3) 管理报表的规范化
(1) 分析企业原有管理报表体系是否能满足信息化环境下企业 更高层次的管理需要。 (2) 确定信息化条件下管理报表的种类、格式和内容。 (3) 确定报表格式及其数据计算公式。
4. 企业会计科目体系的规范化
(1) 应能满足企业会计核算的需要。 (2) 应能满足企业管理的要求。 (3) 应能满足企业会计报表的要求。 (4) 会计科目体系要保持相对的稳定性。 (5) 会计科目体系要满足会计制度的要求。
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5.4.3 基础数据的准备
1. 确定数据编码方案
2. 基础数据的收集及整理
采购发票 付款信息 采购管理
转账 直运采购发票
机制凭证
产品成本
存货核算
出入库单据 采购订单 到货单 采购入库单
出入库成本
销售发票 销售调拨单 收款结算情况 代垫费用单 直运销售发票、 委 托发货单发票、 分 期收款发货单发票 销售管理 发货单发票
库存管理 可销售量 销售订单、 直运销售订单、 直运销售发票 直运采购发票
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5.4.6 会计信息系统相关岗位制度的建立