(完整版)电子文件归档与整理

电子文件归档与整理

•第一讲概念和种类

•一、什么叫电子文件

•电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。•电子文件的基本特征：

•第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

•第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

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二、电子文件的种类

•电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法：

•（一）按电子文件的信息存在形式分类

•1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

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•2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。

•3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。

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•4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

•5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。

•6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

•7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。

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•（二）按文件的功能分类

•分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文

件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

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•7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。

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•（二）按文件的功能分类

•分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。支持文件主要指生成和运行文件的软件，辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。

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•主文件和支持性、辅助性、工具性文件是相互作用，相辅相成的。没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件不能独立地行使文件的职能，没有支持性、辅助性、工具性文件，主文件可能无法正常运行和查找。

•（三）按文件的生成方式分类

•分成计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

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•第二讲电子文件的特点

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•一、电子文件的数字化信息形态

•电子文件是在电子计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均以数字编码的形式存在。•二、电子文件对设备及标准的依赖性

•电子文件对设备依赖性，从以下几个方面体现：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。

•三、电子文件载体的非直读性

•电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上；人的眼睛无法分辨，何况磁性载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到；二是载体上的信息记录密度极大；三是载体上的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压或解密也不能读取其内容。

•四、电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性•电子文件的物理结构是指其存储在载体上的位置及分布情况。信息的逻辑结构是指其自身的结构。电子文件物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一个电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常的显示输出。

•元数据则是电子档案的技术数据，电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。电子文件的动作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据就不那么完整、详细。如果不特意提供或补充这种元数据，就可能给电子文件的动作和归档带来问题，这就是电子文件对元数据的依赖性。

•五、电子文件信息与载体相分离性

•电子文件内容存放的位置不是固定的，而是可以变化，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容却不发生任何变化。还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者，在这些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递，存放在不同地点不同设备的处理方式，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。

•六、电子文件的信息共享性及不安全性

•电子文件可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，就像发布文告一样。电子文件由于不受物理载体传递的限制，所以对信息获得者来说，可以产生一种共享的感觉，从而摆脱了时间和空间的制约。

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•随着网络化的发展，网络安全问题已日益突出。

•七、电子文件信息的易更改性

•电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是增、删、改很方便，改后又不留痕迹。

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•第三讲电子文件的收集与积累

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•一、电子文件的管理现状

•电子文件的完整保留、妥善保护等方面有以下一些问题：

•第一，草稿性电子文件的“自生自灭”状态。

•第二，辅助性电子文件的无人管理的状态。

•第三，正式电子文件往往只进行了逻辑归档。

•第四，有些电子文件的存贮载体不安全。

•第五，电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。

•二、电子文件的收集

•电子文件收集的内容：

•1、归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

•2、背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

•3、元数据：指描述电子文件数据属性，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

•三、电子文件的积累工作

•1、电子文件的积累过程和方法

•电子文件的积累，可分为两种类型：一种是在电子计算机网络系统上，系统应设计自动记录的功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、入数据库时间等。在进入数据库之前，通过对记有档案标识的内容进行鉴定、归档。另一种是用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，