关于公司招待费用控制的讨论

关于公司招待费用控制的讨论

今天早会，那总专门就公司《招待管理制度》在执行过程中所出现的一些问题提出了批评，要求从即日起严格按照相关的制度规定来规范公司招待费用的支出管理。各相关人员在实际工作中从接待标准，规格安排上对费用支出做出周密的安排，控制，从思想，觉悟上认识这一点对于公司整体成本控制的意义。

在会后的讨论中，余总就那总所提到的要求给予了明确的回应与赞同。表示作为公司的高层管理人员，非常理解公司此举的目的与苦衷，充分尊重公司所做出的的决定。同时，在此基础上，余总也就在实际工作中所遇到的一些问题也提出了一些想法和建议。

一，如果是客人来广东需要我们招待的，招待费用相对容易控制。

二，如果是出差或者出外去做客人的公关工作，面临的情况就变得相对复杂：

1，对于一些初次接触的目标客人，很容易出现一些突发性的应酬情况。有时需要的就是临场的发挥。这时的费用控制就很困难。在外地的应酬中，对于客人的各种喜好是无法去预知与控制的，比如这次去福建武夷山招待西北公司王总时临时决定买荼一事。

因此造成的结果就是预算不能精确的予以事前把握。

2，每一次出差的时间跨度相对较长，所接触的人可能比较多，我们基本可以计划到饭局或者活动的次数，但突发性的招待时常发生，此部分的预算难度较大。

3，在出差之前所做出的预算，基本是在我们以往的经验的基础上就一些可预测的项目做出规划。而在实际的工作过程中，在应酬地点的选择，饭局的档次，列席人数的把握，饭局以后的节目安排上，我们基本都处于“被”接受的角色，但单还得买。同时，在一些特定的环境与状态下，客人的一些意料之外的要求也是造成预算超标的主因之一。

由此，余总提出以下建议：

1,可否在公司的大原则不变的情况下，在外出出差的情况下，公司给予一定的灵活尺度，特别是第一次接待的客人时，以便于处理一些突发的特殊事件。

2,在事前的计划预算之外，能否留有一定比例的预算外支出，比如预算金额的20%或30%，以更好的支持公关工作的顺利展开。

3,在一些特定的情况下，比如客人当场提出了一些要求，当时的环境和状态已无余地来跟公司做一个沟通和汇报，是否可以在事后再跟公司做出解释。

以上即为我同余总，文经理一起座谈讨论的记录整理。现向公司予以汇报！

高涛

25/9/2010