学校档案管理制度汇编
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
学校档案管理制度
档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映,学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案,应由学校档案室集中统一管理。加强学校档案的科学管理,逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。
学校档案室是学校的内设机构,由学校行政校长分管,日常工作由校长办公室、教务处具体领导。档案室负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声象类、设备类、荣誉实物类的所有档案。
一、学校档案室的基本任务
1、结合学校实际,建立健全学校档案管理制度和各类材料及时归档制度。
2、及时收集、整理、保管和统计学校的全部档案,编制检索工具,提供校内网上查寻,并积极提供档案利用,为学校管理和教育教学等各项工作服务。
3、负责对全校各处室的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、监督、检查,并纳入学校对各处室考核检查的内容。
4、维护档案的完整与安全。
二、档案室立卷归档范围、原则和注意事项
1.所有学校档案必须集中统一管理,确保真实、完整、准确、系统和安全。学校各处室要积极负责本处室档案资料的收集、积累、归类、整理、上交工作,保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交到学校档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个处室联合组织的,涉及多个部门的,文件材料由牵头主办的处室负责归档,其他处室协助提供相关材料。
2.严格执行文件、材料的形成单位及教科研课题组立卷归档制度,坚持做到“三纳入”、“四同步”:即将立卷归档工作纳入学校及各处室、各部门、课题组的工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的工作职责范围;在布置、检查、总结、考核各项工作的同时,布置、检查、总结、考核档案工作。
3.任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料,不得擅自销毁文件、材料。如确需要销毁的文件、材料要由档案室登记造册,经校长批准后专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时,要彻底清理文件、材料,及时办理文档材料的交接手续。
4、凡是反映本校重大工作与活动,具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料,必须要求字迹、图象清晰、书写工整,所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书
写。立卷单位应负责将材料收集齐全,核对准确,按文件的自然形成规律,系统整理,并在封面上填写档案名称,编写卷内目录。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定,准确划分保存期限。凡反映学校重大活动和基本历史面貌,有长期利用价值的档案,列为永久保管;凡是反映学校一般工作活动,在较长时间内有参考利用价值的文件,列为长期保管;凡是在短时间内对本校有参考利用价值的,列为短期保存。
5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文单、附件等。底稿及发文单均不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水,发文单上必须在签发栏内由领导签字,正文上的公章应盖在发文单位和日期处。
6、请示类文件要附相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各处室如报表、名册、学生素质报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交档案室。
7、德育、师德教育活动、教学、科研、基建、校内小报、设备、学校撤并校舍置换、教育现代化验收资料等专题性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷,需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。
8、立卷归档的材料必须是原件,复印件不得归档。凡
不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范(A4纸)。
9、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
10、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。
11、移交档案时,交接双方应当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
12、档案室应坚固安全,安装防盗门窗、窗帘,有条件可配备空调、电脑。
13、应绘制档案柜案卷存放示意图。
14、借阅档案,必须填写“借阅档案审批表”,经领导同意签字后,方可借阅,借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借阅人不得泄密、遗失、涂改、污损,更不得私自转借给他人,违反规定者,按有关规定予以严肃处理。
15、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查,作好记录,发现问题及时向分管领导汇报。
三、规范分类,及时整理归档建档
所有档案要及时整理,规范分类,登记归档。档案类目和基本范围:
(一)党群类
1、学校党组织的计划、总结、文件、批复等材料;
2、党员大会、支委会、民主生活会会议记录;改选、增补委员报告、批复;
3、党员名册、年报表、发展党员和转正材料;组织建设、党员教育、宣传、主题活动、纪检等方面的材料;
4、工会、共青团、少先队、学生会召开代表大会、工作会议、组织活动的全套文件和材料;各群团组织的计划、总结、经验交流材料、会议记录;换届大会材料;改选报告和批复;
5、政治思想教育、精神文明建设材料;
6、开展各项专题活动的材料;
7、出席党代会、人代会、政协会的名单;
8、表彰、处分材料;
9、综合治理、平安建设文件、材料。
(二)行政类
1、学校年度、学期工作计划、总结、报表;
2、行政会议记录、教师会记录、政治学习记录、学校召开的各种工作会议,专业会议材料;
3、学校规章制度、岗位职责、奖惩办法、考核检查资
料;
4、上级机关颁发的文件,上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要会议材料;
5、学校文件、会议资料;教代会资料;
6、专题报告;学校重大事项的调查、汇报和处理情况的报告;
7、人民代表、政协委员、上级机关领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料;
8、学校的请示与上级机关的批复文件;各处室的请示与学校的批复文件;
9、学校及其各处室在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料;
10、学校检查各处室工作,调查研究形成的重要文件材料;
11、学校的各种统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);
12、学校领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录,从外机关带回的与本校有关的未经文书处理登记的文件材料;
13、本校的历史沿革、大事记、年鉴、反映本校重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖状、奖励证书、有纪念意