浅谈秘书应具备的能力(借鉴类别)

浅谈秘书应具备的能力

引言

随着我国的改革开放向深度和广度推进，商品经济日益发达，信息服务的市场扩大，对秘书的需求量也日益增大。可以预测，到下世纪初，随着工业化的现代结构的生成以及我国经济的逐步发展，秘书工作将更受社会的重视。它已不仅仅是一种较高级的职业，而且会成为吸引千万劳动大军的一门新兴行业。在现代化日益成熟的今天，对企业起到举足轻重的秘书人员的素质要求也是相当的之高，不仅仅是对专业素质的单要求，更多的是对自身能力的建设和培养，乃至全方面的素质的要求。企业秘书必须是思想品德上的“马列者”，工作上的“老黄牛”，文字能力上的“作家”，综合素质上的“军师”，办事上的“经纪人”，思想上的“战略家”。

秘书的能力构成：

现代企业制度的建立,是现代经济高速发展的必须,同时也对秘书工作提出更高的标准,与传统意义的“秘书”相比,现代企业要求秘书更是“全才”，必须具有科学的预见和广博的知识，集多能于一身，构建自身的能力结构，同时，还必须具有高尚的职业道德和良好的心理素质。

一、具有较高的文化专业素质

企业文秘人员应具有广博的基础文化知识。

1、是社会科学基础文化知识,如历史、政治、思想史,社会发展史,哲学理论等。在世界经济日趋一体化的今天，企业要生存发展，必然要进入世界市场参于竞争,这就要求文秘人员不仅要了解本国文化,而且要了解国外业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化形成。例如日本企业倡导的是儒家理论,强调职员、公司是一家。而美国企业则更多地倡导开拓、奋斗、竞争精神,强调创新和自我实现。了解本国文化,了解不同国家的历史，准确把握不同国家的特点，对于开展办公室工作有很大帮助，在经济联系日益国际化的今天，这一点更是突出;

2、是自然科学基础文化知识。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识,高科技含量的企业生产，以自然科学知识为基础。同时，现代办公设备日益复杂化、高技术化，没有一定的自然科学知识很难学习了解其原理和性能。总之,文秘人员没有一定的自然科学知识,就很难学习掌握办公自动化的新技术,就不能为企业内各部门提供高效率的服务。

二、具有较强的是表达能力

表达能力是文秘人员的重要能力之一。汇报工作、接待来客、协调沟通等都要通过表达。文秘人员应当准确、及时、简洁、规范地表达工作情况,准确把握何时该说什么，何时该写什么，说该怎么说,写该怎么写,只有在这些问题上把握适度,才算是真正具备了较强的表达能力。表达能力靠什么?在口头表达中,要靠驾驭语言的能力,靠丰富的词汇量，敏捷的思维，清晰的语言以及语气、手势、表情、体态等。

在书面表达中，要靠准确的词汇使用、严谨缜密的思维、得当的文章体式、清新流畅的语言表达等。书面表达的要求就是准确、规范、简捷。随着企业办公自动化水平的提高，对办公室人员的书面表达提出了更高的要求，文秘人员必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。四是公关协调能力。通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间,企业与公众之间建立良好的合作关系，为本企业提供其他企业的信息,提高企业应变能力。协调就是协调本企业内部上下级、各职能部门之间的和谐关系,并通过我们的工作构建以“和谐”为核心的企业文化,追求人与人之间的和谐，人与自然和社会的和谐,营造一个祥和、互助、奋发向上的企业氛围。

三、具有主动性和一定的前瞻能力

领导交待了什么,自己便干什么;领导没有吩咐,自己就乐得无事。像这样被动地接受领导交办的任务,是远远不够的,一个称职的秘书还要善于“没事找事”。秘书要有灵活的大脑，从行为表征上就是会思考问题、会办事情、会出点子、会应付各种突发事件、会对过失进行补救。这“五会”有着丰富的内涵，每一会都有很高的要求，要当好一个现代的优秀秘书，必须勤恳磨练，不断学习，努力创新，适应时代发展的变化和要求。在领导作出指示前,秘书头脑中就要先有一个工作思路。凡事预则立,不预则废,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面，有前瞻性，及时为领导提供所需情况,主动协助领导做好工作,既能减轻领导的压力,促进领导提高工作成效,也有助于秘书找出差距,