第六章-函、会议纪要

第六章函、会议纪要第一节函一、函的概念函是商洽性文件的一种，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。

函是公文中唯一的平行文,行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。

《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

二、函的特点函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公文,其主要特点是:第一,不受作者职权范围与级别高低的制约,也不受内容繁简轻重的严格限制,灵活简便。

内容也较单纯,一般一函一事。

第二,由于函灵活简便,可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关,所以在公文中函的使用频率高。

第三,公函是正式公文的一种,具有法定的效用,无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准,都代表着法定作者的意志与权威,传达了发文机关的决策与意图,对受文者的行为有强制性影响。

三、函的类别函可以从不同的角度分类，因而函的种类较多。

按行文方向划分，有去函和复函两种。

去函即发文机关制作的商洽公务、询问有关问题、请求批准有关事项的函。

复函即发文机关制作的答复来函询问问题、批准来函请求事项的函。

按行文用途划分，有商洽函、询问函、答复函、请批函等。

按行文格式划分，有公函和便函两种。

常用的有商洽函与答复函。

1、商洽函：例文:××部人事司关于商调××同志的函×人函字[1995] ×号××局人事处：因工作需要，拟调××同志来我部外事司工作，如果同意，请将该同志的档案、现实表现材料和体检表一并寄来。

盼予函告。

××部人事司（公章）一九九五年×月×日关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰"的函湖北省人民政府：现沉于长江金口赤矾山江底的"中山舰"，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

"中山舰"是重要的革命历史文物。

该舰1938年参加"保卫大武汉会战"时被日军炸沉。

尽快打捞"中山舰"，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。

这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于"中山舰"在广州的时间长达21年，且围绕"中山舰"的几次主要历史事件都发生在广州。

因此，"中山舰"是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。

近几年来，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府来电来函．希望广州市政府主动与贵省联系，一起尽快组织打捞"中山舰"，并进行修复和陈列。

为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞、修复、展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)X X年x月X日2、答复函关于接受xx日报记者进修的复函xx日报社人事处：2010年8月3日来函收悉。

关于你社拟送15名青年记者来我校新闻系进修一事，经研究，我校同意你们的进修要求，现随复函寄去登记表15份，填好后，请于9月1日前寄到我校教务处培训科。

其他有关事项将另行函告。

XX大学教务处2010年8月15日四、函的结构第一,标题。

发文机关,事由与文种(函或复函)。

第二,主送机关。

第三,正文。

要写明制发的根据或理由、商洽或询问(答复)及请求批准的具体事项。

结尾表达行文目的、行文要求或致意的公文用语,如“特此函告”、“请即函复”等。

第四,制发机关与成文日期。

五、撰写要求(1)行文郑重。

撰写公函,必须使用正式公函用纸,具备正式公文的规范格式,拟定标题,编制发文字号,结构要完整,用语要准确,体现出正式公文的严肃性、完整性。

(2)以简要文字,将需要商洽、询问、答复、申请、知照的事项明确、具体地交代清楚。

(3)用语谦和,讲究礼节。

函,应用于平行或其他不相隶属机关之间相互协商、配合与互通信息。

因此,用语要讲究礼节,语气应委婉得体,必要时还要使用尊称与致意性词语,忌用命令性、告诫性的词语,目的在于创造机关之间的和谐、友好、协作的氛围。

六、各类函的撰写要点(1)商洽公务的函。

发函。

应在正文中写明制发函的根据或理由,即为什么发函,而后陈述需要商洽的具体事项,要求观点明确,意见具体,词语得体、清楚,方便对方理解与答复,结尾处可以提出予以复函或予以尽快办理的具体要求。

复函。

应针对来函的要求给予确切答复。

明确表明是否同意的意见并说明理由或提出具体的处理办法。

要求用语准确、简要,以“此复”或“特此函意”结尾。

(2)询问和答复问题的函。

询问问题的函,要求内容集中,只询问一个问题,以方便对方尽快答复。

所询问的问题应是无据可查,确属本机关难以解决(回答)的问题,而不要不经认真调查或思考,随意向对方提出问题,徒增对方负担;复函,则应有问有答,针对所提问题及时予以明确回复。

（3）请求批准的函。

用于向不相隶属的主管机关请求批准有关经费、人员调配、税收、营业执照、招生、专业增减、物资调拨等有关事项。

撰写这种函,要求理由充分,请求批准的事项明确、具体、合理,一文一事,用语简明得体,在结尾处除表明行文目的外还可使用一些致意性词语,态度诚恳、尊重,力求征得对方的支持。

七、函的练写请替湖北省人民政府写一份《关于鄂穗两地携手联合打捞"中山舰"的函》的复函。

第二节会议纪要一、会议纪要的概念行政公文和党的机关公文,都以会议纪要为主要公文文种。

最新颁布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定,会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。

《中国共产党机关公文处理条例》规定,会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项；可见，会议纪要是用于记载和传达会议的情况与议定事项的公文。

二、会议纪要的特点会议纪要是会议文件的一种,机关用以传达贯彻会议主要精神与议定事项,同时用以检查会议议定事项的执行情况。

它的主要特点是:第一,会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的报道,一般制成于会议后期或会议结束之后,用于反映会议情况与传达贯彻会议的议定事情。

第二,纪要中所记载与传达的会议议定事项,反映了主持单位和与会单位的共同意志与法定的权威性,因此对于有关的与会单位或下属单位具有约束力,如认为必要,有权要求受文单位遵守和执行。

第三,纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求,因此它具有知照、规定、协议、指导多种性质,有汇报、交流会议信息、介绍经验、指导工作及约束执行的效用。

三、会议纪要的结构会议纪要的结构。

第一,标题。

会议名称与文种(纪要)。

第二,成文日期。

一般用圆括号写在标题正下方。

第三,正文。

用于概括反映会议基本情况,会议讨论与决定事项及会议的希望、号召。

会议纪要的正文表述: 首先是会议基本情况。

一般应写明会议的根据、目的、会议名称、时间、地点、与会范围(人员)、议题、会议成果等。

可用归纳法叙述,也可分设若干条款,分条叙述。

专题性会议一般宜用归纳法叙述,比较具体地写明上述内容。

一般例行办公会议多采用分条列项,写明会议时间、地点、主持人、参加人即可。

交流经验、交换意见的座谈会,可介绍与会者的姓名、身份会议议题等。

其次是会议讨论、决定的问题。

一般先要写对于会议讨论事项的分析评价,如重要意义、成绩、缺点,然后写今后工作的指导原则与具体安排或对有关事项的处理决定。

对于这一部分内容的表述,如属专题性重要会议,可按会议讨论与议定事项内容的逻辑关系,归纳概括成若干层次,每个层次用序数或小标题表示:如属座谈会纪要,可在分列若干问题之后,再按发言的顺序分别表述:属于例会,可以按会议讨论的顺序逐项叙述。

再次,写会议的希望、要求或号召。

四、会议纪要的类别1、办公会议纪要。

是各机关、团体、企事业单位领导人在研究决定日常工作事项的行政会议上形成的纪要。

办公会议纪要的正文主要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施或要求。

例文xx市人民政府办公会议纪要时间：2010年3月1日地点：212会议室主持人：xx同志出席者：（略）列席者：（略）会议研究决定事项如下：1、xxxxxx．2、xxxxxx，xxxxxx．3、xxxxxx ，xxxxxx；xxxxxx xxxxxx．2、专题会议纪要。

是领导机关就某个方面或某一专题工作所召开的会议上形成的纪要。

这类纪要要对下级机关的工作都有指导的意义，需要下级机关贯彻执行的。

专题会议纪要的正文主要包括：导语；会议专题内容，以及需要下级机关贯彻执行的要求。

例文桂龙新闻网基本建设协调会议纪要2010年6月25日下午，自治区党委副书记马庆生同志主持召开区直有关部门负责人会议，就贯彻落实中央关于各省、自治区、直辖市要重点建设好一两个新闻网站的精神和今年2月21日自治区党委书记办公会议的有关决定精神，加强桂龙新闻网的基本建设进行协商、研究。

会议决定：一、同意批准桂龙新闻网为正处级的全民所有制事业单位，核定给网站30个名额的事业编制，其中财政全额拨款编制15名（有效期5年，5年后与财政逐步脱钩，转为自收自支编制），自收自支编制15名。

请自治区机构编制委员会办公室尽快办理有关审批手续。

（以下各条从略）出席人员：略列席人员：略五、会议纪要撰写要求1、以实事求是的态度真实准确地反映会议的各项内容。

对与会者的发言与议定事项可归纳概括、提炼或作出必要的删节,但绝不要按主观意图,随意增添内容,甚至加以歪曲或篡改。

对于会后工作的安排,包括责任分工、时限要求务求准确、具体,以利传达贯彻与督促检查。

对于会议中出现的重大分歧,应如实记载反映。

为了保证纪要的真实性与准确性,纪要写成后应提请会议主持人审核与签发,重要会议的纪要,应经与会者讨论认可。

2、突出重点,简明精炼。