供应商索赔管理规范

供应商索赔管理规范文件编码版本V01

文件层级□一阶□二阶

■三阶

文件类别

■体系文件

□技术文件

编制部门质量保证部机密等级■内文□秘密□机密□绝密

编制人文件类别■通用□项目

审核编制日期审批生效日期总页数 4 分发编号

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版本

修订人修订日期备注修订前修订后

全部全部首次发行V1.0 无

1.目的

为加强对供应商质量问题的索赔过程的规范化管理，明确部门责任，减少公司损失。

2. 适用范围

适用于因供应商的物料或OEM工厂加工过程出现质量问题，以及因供应商来料问题导致停线、客户质量索赔而导致公司利益受损的所有直接或间接部门。

3. 术语和定义

无

4. 职责

品质部：负责处理来料不良所导致的索赔。

采购部：负责跟踪供应商来料不良的索赔进度。

LPDT\销售部：负责评估客户投诉带来的市场损失。

制造部：负责处理OEM工厂工艺不良的损失索赔。

财务部：负责对索赔费用扣款。

5. 作业内容 5.1作业流程：

作业流程

权责单位

SQE

SQE&CQE

IE&CQE

采购&执行采购 财务 SQE

采购&执行采购

执行采购

5.2 作业要求：

c)因来料不合格退货，造成生产停滞，超出质量协议约定。 d) 供方故意将已知的不合格物品混入交验批中。

5.2.2．1在生产过程中出现因不良物料的使用而导致其他相关物料的损耗或

增加加工工时费用、上线不良PPM 等超出质量协议约定。

原材料异常发生

供应商到厂进行确认会判

SQE 提出索赔申请

IE 计算厂内损失金额，CQE 提供客户端损失总金额

索赔单会签各相关部门

会签完成后提供给采购&执行采购索赔

执行采购提供索赔完成证明

结案

5.2.2.3在进行客户投诉处理过程中，发现因不良物料或OEM作业问题导致使

的产品维修或返工工时费用、客户投诉不良PPM超出质量协议约定；

5.2.2.4供应商在不通知我司的前提下擅自变更工艺、原材料；

5.3索赔过程

5.3.1 IQC检验的索赔过程

a)当物料来料出现质量问题需要进行挑选，根据与供方签订的《质量协议》

达到索赔条件时，由IQC统计计算出挑选工时，由SQE根据与供应商签订

的《质量协议》统计出索赔费用并填写《供应商索赔通知书》进行会签审

批，审批通过后由SQE传真给供应商进行确认，在取得供应商同意后，

通知财务部扣款。

b)当发生让步接收时，由品质部SQE负责按照该批数量，提出1%～20%

范围内的扣款申请，由SQE统计出索赔费用并填写《供应商索赔通知书》

进行会签审批，审批通过后由SQE传真给供应商进行确认，在取得供应

商同意后，通知由财务部扣款。

c)当发生因物料不合格退货造成的生产停滞时，根据与供方签订的《质

量协议》达到索赔条件时，由制造部统计生产停滞工时产生的费用，由

PMC/仓库统计额外发生的物流费用提交给SQE, 由SQE统计出索赔费用

并填写《供应商索赔通知书》进行会签审批，审批通过后由SQE传真给

供应商进行确认，在取得供应商同意后，通知由财务部扣款。

d)当在来料检验或生产过程中发现供应商将不良品混入交付的批次中，

经SQE调查属于供应商故意行为，由SQE根据与供应商签订的《质量协

议》统计出索赔费用并填写《供应商索赔通知书》进行会签审批，审批

通过后由SQE传真给供应商进行确认，在取得供应商同意后，通知财务

部扣款。

5.3.2 生产过程中发现物料不良的索赔；

当发生不良物料使用到生产线造成损失或PPM超标时，根据与供方签订

的《质量协议》达到索赔条件时，由制造部负责按照“标准工时”，以及

物料损耗的情况，计算赔偿额度，经品质部\中试部确认后，由SQE根据

与供应商签订的《质量协议》统计出索赔费用并填写《供应商索赔通知

书》进行会签审批，审批通过后由SQE传真给供应商进行确认，在取得

供应商同意后，通知由财务部扣款。

5.3.3 物料不良导致市场投诉的索赔。

a)当发生因不良物料所引起的客户投诉造成损失或PPM超标时，根据与

供方签订的《质量协议》达到索赔条件时，由销售部/LPDT对有形（费用）及无形（公司信誉）影响程度进行判定，以及影响客户延期交货导致的客户索赔，出具综合损失报告。仓库统计对应的产品召回产生的物流费用，售后管理部统计4S店产品处理的工时费用以及快递费用。制造部统计产品召回后所产生的维修工时、材料耗用费用。由SQE根据与供应商签订的《质量协议》统计出索赔费用并填写《供应商索赔通知书》进行会签审批，审批通过后由SQE传真给供应商进行确认，在取得供应商同意后，通知由财务部扣款。

b)当发生不良问题属于OEM作业问题导致或PPM超标时，根据与供方签

订的《质量协议》达到索赔条件时，由销售部对有形（费用）及无形（公司信誉）影响程度进行判定，以及影响客户延期交货导致的客户索赔，出具综合损失报告。仓库统计对应的产品召回产生的物流费用，售后管理部统计4S店产品处理的工时费用以及快递费用。对于产品召回后所产生的维修工时、材料耗用均由OEM承担。以上的费用由制造部汇总统计后并填写《供应商索赔通知单》提交审批后,审批通过后传真给OEM厂商，在取得OEM厂商同意后，由财务部扣款。

5.3.4 当发现供应商尚自更改工艺、原料时，由SQE根据与供应商签订的《质

量协议》统计出索赔费用并填写《供应商索赔通知书》进行会签审批，审批通过后由SQE传真给供应商进行确认，在取得供应商同意后，通知财务部扣款。

5.3.5 索赔发生异议时的处理：

a)当供应商对索赔提出异议不接受扣款时，首先由发出部门复核签署意

见再交由索赔单填写部门对其异议进行复核，若认为理由成立在经得填写部门及分管副总经理同意的情况下可减少索赔的比例或撤消索赔；若认为其理由不成立则填写其意见后，由发出部门交总经办进行仲裁。

b)若发给供应商的《供应商索赔通知单》在5天之内未给予回复，由发

出部门将《供应商索赔通知单》交填写部门的部门长会签、分管副总批