档案材料格式要求
档案材料格式要求
档案材料格式要求
请各校的电脑都装上仿宋GB2312、楷体GB23123和方正小标宋简体字体，因为这两种字体很多电脑都没装有的，这样整理的材料格式就不够规范了，所以为了统一规范化，请按照一下要求排版：
1.标题：方正小标宋简体二号字，标题回行时候要注意词语完整，不能出现断词；
2.正文一级标题：黑体三号字；
3.正文二级标题：楷体GB2312三号字；
4.正文三级标题：仿宋GB2312三号字加粗；
5.正文：仿宋GB2312三号字；
6.行距：固定值在26到28磅之间，具体看内容多少来排版好；
7.落款单位和日期：落款单位在正文对下有附件就在附件对下两行或者三行日期对上居中编排，日期在落款单位下一行，对着正文内容右空4字编排，要用阿拉伯数字，要插入页码，例如：2017年6月13日；
8.页码：外侧（样式：-1-）字体用四号半角宋体阿拉伯数字；
9.打印要求：材料除特殊要求外都要双面打印；
10.文种结构层次：依次是“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。
干部人事档案装订装具库房设备等要求
干部人事档案装订装具库房设备等要求
一、干部人事档案材料、目录和转递单
干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型
(297×210mm)。
材料左边应留有25mm的装订边。
A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)83mm,下孔距材料底边54mm,孔中心距左边沿12mm,孔直径为5mm。
档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。
干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。
二、干部人事档案卷盒和档案袋
干部人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整，分为
310×225×25mm.310X225X35mπι和310X225X45mm三种。
卷盒设3个装订立柱装订立柱中心距左边内沿15mm,下装订立柱距卷盒底边54mm,中间装订立柱距上、下装订立柱，从装订立柱中心算起，
83mm装订立柱直径为4mm。
卷盒背脊标签规格相应调整为
310X22π≡∖310X32mm和310X42mm三种。
干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为：320X235X3Omn1、320X235X4Omm和
320×235×50mm三种。
三、干部人事档案库房设备
干部人事档案库房所用档案柜、密集架和回转柜等设备，现在能够存放或调整层高后能够存放A4纸型档案卷盒的，不更换；不能存放A4纸型档案卷盒或者设备老化严重影响安全和使用的，一并进行更换。
干部人事档案专用打孔机孔径为5mm,不符合标准的须进行调
整或更换。
其他专用设备也要按照本通知要求进行相应调整或更换。
档案目录格式规范
档案目录格式规范新文书档案目录格式归档文件目录：年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号：03-1、03-2、03-3文号：大唐国际计[2008]XX号责任者文件材料题名：1.关于下达XXX2008年第一批小型基建计划的通知2.关于下达XXX2008年第二批小型基建计划的通知3.关于下达XXX2008年第三批小型基建计划的通知日期：XXX2008.01.12、2008.04.12、2008.10.22页数：3备注：一般来说，纵向目录式表格应距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
表格至顶端纸边距离应为35mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
目录式表格表标题部分应使用小二号宋体加粗，字段部分应全部使用四号仿宋体加粗，条目部分应使用五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
目录中“备注”项应填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等。
全引目录式样：0-5大类档案全引目录索引年度：2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号存放柜号文件所在页号党群工作长期永久 1-18 001-050 25短期 1-5 001-150 30行政管理长期永久 6-7 001-090 38短期 8-10 001-120 39经济管理长期永久 1-2 001-198 25短期 3-6 001-100 31备注：索引表格应距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
表格字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
2.一般情况下，索引表格应该位于纸张顶部边缘40mm处。
表格的首行字段应该有20mm的高度，其余部分应该按照18行*10mm的分布。
索引表的标题部分应该是小二号的宋体加粗，字段部分应该是小四号的仿宋加粗，条目部分应该是五号或小五号的仿宋体（具体大小取决于字符数量）。
关于人事档案归档材料的基本要求
关于人事档案归档材料的基本要求为贯彻和落实《干部人事档案工作条例》（自2018年11月20日起施行），使我校干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。
学校各级组织及个人应当按照各自职责共同做好干部人事档案内容建设，保证干部人事档案内容真实准确、全面规范、鲜活及时，适应新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要。
特对人事档案归档材料提出以下要求：1.干部本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。
人事档案材料形成部门应按照相关规定审核归档材料，确保材料内容真实可信。
2.归档材料字迹应当符合档案保护要求。
文字必须是铅印、胶印、油印、打印或者蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、水彩笔、荧光笔、纯蓝墨水、红色墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写；不得使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予归档。
3.归档材料书写应完整齐全。
表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替文字要写在表格设计的框线内，书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名）。
材料要求贴照片的应贴上照片。
4.归档材料一般不得用复印件、传真件代替原件归档。
特殊情况（如各类证书、证件）需要复制件存档的，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或者干部人事关系所在单位的组织人事部门印章，以确保复制材料的真实、有效。
5.归档材料手续要完备，有签名、日期、公章等。
材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。
材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。
盖公章应避开材料右上角。
同本人见面的材料应有本人签名（如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、年度考核等），如本人不能签字或有特殊情况的，由组织注明。
日期书写应完整，写出年、月、日。
年份应写够四位数。
6.人事档案归档材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或16开型（长260毫米，宽210毫米）规格的办公用纸，材料左侧应留有25毫米装订边。
7.人事档案材料一旦产生，就要求形成材料的单位，在一个月内，主动把材料送到档案馆存档，不得积压或延误。
装订档案资料要求
装订档案资料要求
1、个人书面申请书，一式两份
2、身份证、户口本、退伍证，三证原件及复印件（复印件统一为A4纸大小，一式两份）；
3、本人原始服役档案中退伍登记表及能够体现服义务兵役时间的相关表格原件及复印件（复印件统一为A4纸大小，所属镇街武装部门盖章，一式两份）；
3、义务兵考入士官学校或军官学校及在校学习证明材料及士官考入军官学校及在校学习证明材料原件和复印件（复印件统一为A4纸大小，所属镇街武装部门盖章，一式两份）；
4、无任何养老保险的提供无养老保险保障证明；属退休人员，已退休且享受退休金的提供退休金明细表和未享受军龄待遇有效证明；
5、近期1寸、免冠、彩色、红底照片1版（8张）。
为便于保存，除表格使用外，剩余照片不要剪开。
翻拍照片无效。
6、《山东省军队退役士兵老年生活补助审核、审批表》表3、《60周岁以上退役士兵信息采集表》表4，一律由民政办工作人员用签字笔填写，一式两份
7、公示证明材料，照片或镇村盖章的公示书
上述材料应尽可能齐全。
文件档案材料格式规范要求
文件档案材料格式规范要求
一、排印：凡工作计划、方案、总结和公文等需用印有我校名称的红头信笺纸，标题位于页眉下方空3行排印，使标题正好落在我校名称红线下方一行。
如果材料使用普通纸张，标题位于页眉下方1行排印。
二、编号：文件号中发文年度要用中六角括号“〔〕”而不能用圆括号“（）”或“【】”，发文年度应标全称，不能简写（例如〔2009〕不能简写为〔09〕）。
发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号，“1”不能编为“01”或“001”，编号前不加“第”字。
三、正文：标题下空1行，段前空2个字符。
正文结构层次序号一般按“一、”“（一）”“1.”“（1）”递进，当递进层次只有两个时，第一层次用“一、”，第二层次可以用“1.”但是“1．”不能写成“1、”，即不能把小圆点写成顿号。
四、字体：文件标题为宋体二号加粗，正文小标题为加粗仿宋三号字，内容为仿宋三号字。
五、行距：字间距一般为单倍行距。
但可以根据实际需要适当调整。
六、落款：正文下空4行，右边空4个字符，3号仿宋体排印，落款发文单位名称（无红头信笺时），下一行落款发文时间。
年月日用中文简体字“一、二、三……”，例如“二〇〇九年十月二十九日”，不能写成“二00九年十月二十九
日”或“2009年10月29日”，通常在“文档—插入—日期和时间”中直接插入。
七、打印：一般采用双面打印。
八、印章：正式的文件如工作计划、方案、总结和公文一般都应加盖单位或部门印章，印章居中压成文日期。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
档案材料格式规范要求
档案材料格式规范要求
一、标题
标题使用二号小标宋简体，分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完整，排列对称，使用梯形或棱形。
二、正文公文首页必须显示内容，正文用三号仿宋体。
段落：固定值，
22o一级标题，使用三号黑体；公文正文使用三号仿宋体。
三、成文日期
成文日期一般右空四字编排，要用阿拉伯数字加年月日表示。
如“2015年3月16日”
四、注意标题序码的格式
一级标题序码用三号黑体：一、二、三、……
不能写成：一.二.三.……
二级标题序码用三号楷体：（一）（二）（三）
不能写成：（一）、（二）、（三）、
三级标题序码用三号仿宋体：L2.3.……
不能写成1、2、3、……
键入标点时要注意切换成全角。
第四级标题序码用三号仿宋体：（1）（2）（3）……
不能写成（1）、⑵、（3）、……
序码“(1)(2)(3)"从插入菜单的特殊符号项的数字序
号处选出键入。
第五级标题序码用：①②③……
不能写成①、②、③、……
序码“①②③”从插入菜单的特殊符号项的数字序号处选出键入。
“第一”“第二”“首先”“其次”等后面应用逗号("J)。
和等后面应用齐线墨点(实心小圆
点)(“.”)，而不该用或其他。
五、页码设置
用四号半角阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线。
如“-5-单页码居右空一字，双页码居左空一字。
档案文本格式及目录(1)
文本及行文格式一、办公软件Word文档，至少需要安装宋体、仿宋、正楷、黑体等字体，必要时应该安装文星字体。
二、页面设置（一）页边距1.上下各为2.54cm（默认值），左右为2.7cm-3.1 cm2.纸张方向: 一般为纵向（二）板式页眉页脚为默认值（三）纸张A4三、段落（缩进和间距）1.缩进：左右为0字符，特殊格式：段首缩进为2字符；2.间距：段前、段后为0行，行距一般为：单倍行距（31），必要时可以在28-30之间进行调动，但不能低于28，否则就不美观了；表格中的间距一般为22。
四、插入页码4号仿宋，格式如“-1-”或“1”五、字体（一）主标题2号方正小标宋，如有副标题，用3号楷体字，可分一行或多行剧中排列。
（二）各级标题与正文1.一级标题：3号黑体字。
序号用“一、二、三、……..”，句尾不加标点，下文另起一行;2.二级标题：3号楷体，序号用“（一）（二）（三）”，序号后不加标点；3.三级标题：3号仿宋体加粗，序号用“1.2.3……”，序号后用“.”；或“、”，但所有材料要统一。
4.四级标题：3号仿宋体，序号用“（1）（2）（3）…….”，序号后不用标点5.五级标题：3号仿宋体，①②③④…6.正文：3号仿宋字。
与主标题空一行，每自然段段首要左空2字符。
7.表格中字体一般为4号仿宋，表格的名称一般为2号方正标宋或小2号方正标宋，优秀或其他申报表一般为小2号或3号宋体。
（三）落款时间及标准后空4字符（与正文比较），如果主标题有单位名称时落款一般不要单位，无论要单位还是不要单位，如果是文件或通知，如：成立什么领导小组名单什么的，要加盖公章。
（四）字体大小主标题：方正小标宋2号，正文：仿宋 3号，表格：一般是4号。
六、关于成文或制作表格时、下载文字的调整成文或制作表格段首添加标题号时，写了“一”，往往再写“二”时就自动生成，这是必须将“一”“二”等标题号删除，重新设置好段落，将全部文字选中，按照段首“空2字符”的要求进行设置，然后再添加标题号；也可以返回，再添加“二”，即可。
档案材料的基本装订要求
省、市级规范化学校档案材料的文件格式基本要求为进一步规范省、市级规范化学校档案材料的准备工作，现根据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）、《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》（GB/T15835—1995）等文件要求，将有关文件格式的基本要求通知如下：一、行文格式要求1.排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
2.制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜。
3. 装订要求：公文应左侧装订。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
4. 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
5. 眉首。
（1）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
6. 主体。
（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）公文正文。
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
7. 附件。
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
档案材料建设要求
附件4档案材料建设要求本科教学工作合格评估中的档案材料是学院教育教学工作过程和状态的直接体现，是评估专家对学院本科教学工作做出正确判断的重要依据。
专家组进校考察评估期间，除通过听课、师生座谈、访问毕业生、考察学院实验室、实训场地、实践基地、校企合作单位等方式来了解学院的办学情况外，还必须查阅一些教学档案，如：规章制度、人才培养方案、教学大纲、实验、实践大纲、教师教案、学生作业、试卷、毕业设计（论文）、实验实习报告等与教学工作有关的档案材料。
为及时、客观、准确、完整地收集与整理本科教学工作合格评估档案材料，充分展示学院本科教学工作的发展历程和成果，便于教育部专家组实地考察评估，特制定以下要求。
一、档案材料建设的依据档案材料的建设应根据《普通高等学校本科教学工作合格评估指标和基本要求》和《广西民族师范学院本科教学工作合格评估评建任务分解书》的要求进行的。
二、档案材料建设的原则（一）任务责任到个人学院层面的档案材料由评估办公室负责总体收集和整理。
学院各有关单位、部门要按要求将相关原始材料提供给筹备组。
《广西民族师范学院本科教学工作合格评估任务分解》中所列的第一单位为该项材料提供的责任单位，排在后面的单位为档案材料的辅助收集单位。
材料收集单位要将与其相关的材料提交给责任单位，由责任单位负责汇总后交学院评估办。
教学系（部）是教育部专家评估组的重要评估对象和学院本科教学合格评估工作的主体单位，各系部要根据《广西民族师范学院本科教学工作合格评估任务分解》有针对性地收集与整理本单位既往与现时的相关原始信息资料。
无论是学院还是各单位、部门，每项档案材料的收集必须指定责任人和副责任人，责任人收集后交负责人审阅后归档或上报。
（二）档案材料有理有据各单位提供的支撑材料必须做到有“据”可查，要注意收集、整理原始“依据材料”，应确保材料的真实性，已经形成的原始材料不得随意改动。
各责任人经认真审查所提供的材料，并对材料的真实性负责。
科研档案归档标准及归档流程
科研档案归档要求及归档流程科研档案是指集团公司科技管理部设立的科学技术项目、课题、专题等（以下统称项目）在研究过程中所形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等纸质材料及电子版材料。
一、项目立项阶段归档要求1. 纸质版材料（1）归档内容（2）封面：白色铜版纸；（3）纸张：A4；（4）装订：表1中所列材料（序号1-4）合订胶装，单册厚度不超过4cm，超过4cm要分册装订（在封面计划任务书下方写第一册（共X册）、第二册（共X册）……，第一册编写目录，其它分册无需编写目录，各分册页码需连续）；（5）签字盖章页：表1中所列材料（序号1-3）签字盖章页，均要求原章、原签。
2. 电子版材料（1）命名：表1中所列材料（序号1-4）电子版命名分别以“计划任务书编号+电子版命名编号+材料名称”，如“2013B-12+A1+计划任务书”；（2）格式：表1中所列材料（序号1-4）电子版分别命名存储为可复制的PDF格式文件（即由Word文档转换的PDF格式文件），存入数据光盘（光盘规格：外径120mm、内径15mm）。
其中，签字盖章页彩色扫描为图片格式后，粘贴到word文档，大小与原版一致；（3）归档：电子版随同纸质原件一并归档。
二、项目验收阶段归档要求1. 纸质版材料（1）归档内容（2）封面：白色铜版纸；（3）纸张：A4；（4）装订：表2中所列材料（序号1-12）合订胶装，单册厚度不超过4cm，超过4cm要分册装订（在封面项目验收材料下方写第一册（共X册）、第二册（共X册）……，第一册编写目录、其它分册无需编写目录，各分册页码需连续）；（5）签字盖章页：表2中所列材料（序号1-7）签字盖章页，均要求原章、原签。
2. 电子版材料（1）命名：表2中所列材料（序号1-12）电子版命名分别以“计划任务书编号+电子版命名编号+材料名称”，如“2013B-12+B1+验收申请表”；（2）格式：表2中所列材料（序号1-12）电子版分别命名存储为可复制的PDF格式文件（即由Word文档转换的PDF格式文件），存入数据光盘（光盘规格：外径120mm、内径15mm）。
标准条款档案盒材料格式要求及样本
标准条款档案盒材料格式要求及样本一、总体格式要求：（一）标准条款档案盒材料统一用A4纸打印。
（二）每个标准条款档案盒要有一个总目录。
（三）标准条款档案盒内每个拉杆文件夹要有一个分目录。
二、文件盒总目录格式：（一）页边距：上下左右各为2cm。
（二）行距：单倍行距。
（三）字体要求：1、“院标及档案目录”：之前空一行，黑体、加粗、小一号，居中。
2、“项目编号”：之前空一行，加括号，宋体、加粗、三号、居中。
3、C1、C2、B、A等序号：楷体、加粗、三号、顶格。
4、C1、C2、B、A的支撑材料：序号用1、2、3等表示，楷体、加粗、四号、首行缩进2字符。
5、目录落款“淄博市第一医院”：宋体、不加粗、三号、页面底端，居中。
三、拉杆文件夹分目录格式：1、C1、C2、B、A的支撑材料：序号用1、2、3等表示，楷体、加粗、四号、首行缩进2字符，根据材料内容多少每一条之间可空一行。
2、其它格式同文件盒总目录格式。
四、材料内容格式：1、标题：宋体、加粗、三号、居中。
2、页边距：上下左右各为2cm。
四、样本（可下载使用）附件1：文件盒总目录附件2：拉杆文件分目录附件1：文件盒总目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）C1：1、《淄博市第一医院关于成立医院质量与安全管理督导组的决定》2、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》3、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》2011年4、关于成立护理质量专家督导组的通知5、淄博市第一医院护理管理岗位结构图6、2012年护理质量管理目标7、护理质量管理委员会会议记录C2：1、全院护理管理人员一般情况汇总2、各科室护士长名单3、护理管理人员职责B:1、淄博市第一医院职能科室考核细则2、护士长考核细则3、护士长考核记录附件2：拉杆文件分目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）C1：1、《淄博市第一医院关于成立医院质量与安全管理督导组的决定》2、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》3、《淄博市第一医院关于调整护理质量管理委员会的决定》4、关于成立护理质量专家督导组的通知5、淄博市第一医院护理管理岗位结构图6、2012年护理质量管理目标7、护理质量管理委员会会议记录附件2：拉杆文件分目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）C2：1、全院护理管理人员一般情况汇总2、各科室护士长名单3、护理管理人员职责淄博市第一医院附件2：拉杆文件分目录档案目录（项目编号：5.1.1.1）B:1、淄博市第一医院职能科室考核细则2、护士长考核细则3、护士长考核记录淄博市第一医院。
档案资料整理要求(字体、字号、排版)
督导评估标准档案资料整理格式要求
一、材料用纸
所有材料必须统一使用国际标准A4纸张，纸张干净整洁，无褶皱，不符合条件的应采用A4纸张复印转化，纸质文件的格式必须符合公文格式要求。
二、版面设置
（一）行间距
行间距为28磅。
（二）字体和字号
除文件外，其他纸质文字材料（如方案、信息材料、总结等）总标题用二号方正小标宋体（或宋体二号加粗），副标题用“——”前缀，字体采用3号楷体；1.一级标题（如一、），三号黑体；2.二级标题（如（一）），三号楷体；3.三级、四级标题及正文：三号仿宋；4.数字应使用阿拉伯数字；5.落款：三号仿宋，日期应使用文字编辑软件中的插入日期。
如无特殊说明，文字的颜色均为黑色。
（三）图片资料
图片需用A4纸彩色打印或冲洗照片，每页最多两张照片，排版居中打印，并附有相应的文字说明，说明内容一般包括：时间、地点、主要人物、主题背景、事由等基本要素。
干部档案材料填写及规范
八类、处分材料：处分决定(包括免予处分的决定)材料；受开 除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定 材料。
九类、工资、任免、退（离）休材料 9-1工资情况材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表（高
校毕业生见习期考核鉴定表），工资变动（套改）表、工资 变动登记表。 9-2任免材料：录（聘）用审批表；选调生登记表及审批材料； 干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公 务员审批表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记 表；干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记表；授 予（晋升）军（警）衔、法官和检察官等级审批表；军人转 业（复原）审批表。 9-3出国、出境材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表 现情况或鉴定材料。 9-4其他材料：党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团 体代表会议、民主党派代表会议形成的材料。
（1）“全日制教育”填写通过全日制教育获得的最高学 历；“在职教育”填写以其他学习方式获得的最高学历。 “毕业院校系专业”填写与学历相对应的毕业院校、专业。
（2）党校学历，均填入“在职教育栏”，并在研究生、 大学或大专学历前加“中央党校”或“省（区、市）委党 校”。
（3）1970—1977年恢复高考制度以前入学的高等院校 毕业生，填写“大学普通班”学历。
称谓、姓名、年龄、政治面貌、工作单位及职务要填 写准确。称谓的写法要规范，如，配偶为“妻子、丈 夫”，子女为“儿子”、“女儿” ，父母为“父亲”、 “母亲”。
18、“呈报单位”栏应填写呈报单位的党委（党组） 名称并加盖印章，填表日期应与呈报请示的时间一致。
19、《干部任免审批表》应逐栏逐项填写，一般不 得出现空白。要签署党委及组织部门讨论决定的意见， 注明任免通知文号和时间，并加盖公章。
各门类档案档号格式定义
各门类档案档号格式定义各门类档案档号格式定义为规范档案⽬录数据库的建设⼯作，现将各门类档案的档号格式统⼀如下：1、⽂书档案：传统组卷⽅法：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理⽅法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案：全宗号(4)+⽬录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)7、电⼦档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4) 说明：1、凡编“⽬录号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+⽬录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案，档号格式均应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]3、“[]”内字段为对应可选项，即：若选⽤“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。
婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类：1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注：1、⼈民法院宣告婚姻⽆效或者撤销婚姻的判决书副本归⼊撤销婚姻类档案。
2、婚姻⽆效或者撤销婚姻的，应当在当事⼈原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。
3归档⽅法和要求编辑1、婚姻登记材料的⽴卷归档应当遵循下列原则与⽅法：（⼀）婚姻登记材料按照年度归档。
学校档案材料打印规范要求
根据《国家通用语言文字法》关于“党政机关公文处理工作及格式规范”要求，现对我校档案材料打印规范提出如下要求：1.A4纸：页边距规定上边距2.5厘米，下边距2.5厘米，左边距2.4厘米，右边距2.42.大B5(16K):页面边距上边距2厘米，下边距2厘米，左边距2.6厘米。
右边距2厘米。
（二）行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可以做适当调整。
（三）文字编排1.标题（1）文件（文章）标题使用2号小标宋体（宋体加黑）。
（2）如有回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距适当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.副标题使用3号仿宋字体。
3.标题和正文之间空一行。
4.每段起至据左空两字。
5.标题中除法规文件、规章名称加书名号外，一般不适用标点符号。
二、关于正文及结构层次序数的规范写法公文首页必须显示正文。
编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
文中结构层次序数依次标注：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。
其中，第一层次“一”后面跟的是顿号，不是逗号；第二层“（一）”后面不能跟标点符号；第三层“1.”中是下脚点（齐线实心圆点），切不可用顿号；第四层“（1）”后面不能跟标点符号。
层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一”，第二层既可用“（一）”，也可以选用“1.”。
另外，如用“第一，”“第二，”表示顺序，“第一”“第二”之后分别是逗号，切不可写成顿号。
（非公文行文中，有时用字母表示顺序，字母后应该使用下角点（齐线实心圆点），如“A .”或“a .”，切不可用顿号。
页码用4号半角宋体以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。
三、关于标点符号的使用公文中标点符号的使用应该符合2011年12月30日发布，2012年6月1日实施的最新国家标准《标点符号用法》（GB/T 15834-2011）。
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档案材料格式要求
一、用纸和图文颜色要求
使用A4型白纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。
图文颜色均为黑色。
二、字体和排版要求
标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。
正文中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，其余标题可用3号仿宋体字。
一般每面排22行，每行排28个字（设置方法：上边距3.7cm，下边距3.4cm，左边距2.6cm，右边距2.4cm，行间距固定值28磅。
每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。
具体排版时，根据文字、段落、格式需要可适当调整）。
字间距为标准字间距。
所有字体均不加粗。
三、正文段落标识要求
第一层用：“一、”、“二、”、“三、”……
第二层用：“（一）”、“（二）”、“（三）”……
第三层用：“1.”、“2.”“3.”……
第四层用：“（1）”、“（2）”、“（3）”……
四、引用文件要求
引用文件要标明发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标
全称，用六角括号“〔〕”括入。
五、页码要求
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空l字，双页码居左空1字。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
六、用章要求
材料需加盖本部门单位印章时，加盖的印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
七、印刷要求
双面印刷。
版面干净无底灰，印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
八、装订要求
左侧装订，不掉页。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固。