巧用Excel自动生成总账数据

巧用Ｅｘｃｅｌ自动生成总账数据
[摘要] 总账在财务核算中起着举足轻重的作用,本文针对手工账务核算下总账工作量大,易出错,不便于账账核对的弊病,充分利用电子表格,在同一工作簿下分别设置丁字账､科目汇总表､总账科目本月发生额及余额表､总账科目累计发生额及余额表等4张不同的工作表,根据表之间的计算关系设置计算参数,自动生成总账中的各项数据,实现了总账“电算化”,对于没有条件使用财务软件的单位来说,既节省了人力､物力,又大大提高了工作效率及准确率｡
[关键词] 总账;明细账;科目汇总表;累计发生额;本月发生额
一､引言
手工核算程序包括记账凭证核算程序､科目汇总表核算程序､汇总记账核算程序以及日记总账核算程序等｡在手工核算方式下对总账数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目多次重复登记到丁字账､科目汇总表及总分类账的形式来实现的｡同一数据的多次重复登记不仅浪费时间､精力和财物,而且还易造成错误｡鉴于手工核算下同一数据处理环节多且工作量大(尤其是大量计算),容易出错而且难以查错的弊病,通过充分利用计算机的“计算精确”效用,巧妙利用Excel电子表格及各数据之间的关系等会计基础知识创造性地摸索出一套经济实用､高效率的自动生成总账科目数据的方法｡由于计算机处理速度相当快,能快速得到各种总账账簿资料;另一方面由于计算机计算准确率高,因此某些手工方式下的核对环节不复存在｡下面简要介绍一下其操作程序､原理､技巧及应注意的问题｡
二､程序设计原理､操作步骤及注意事项
1. 按照会计法及会计准则的要求,科学､合理地设置会计科目(包括一级科目和明细科目)｡
2. 在电子表格中建立一个文件名为“总账”的工作簿,在该工作簿下分别设“丁字账”､“科目汇总表”､“总账科目本月发生额及余额表”､“总账科目累计发生额及余额表”等4个工作表,其中最基础､
最重要的就是第一张工作表“丁字账”,它的信息来源于经过审核的准确无误的会计凭证,所以要想减少差错率,凭证的准确性是第一位的,也是保证该表及其他3张表的准确性的首要因素,因为其他3张表数据均取自该表｡
(1)“丁字账”格式｡将本单位使用的所有一级科目以丁字账的形式设立,左边为本月借方发生额,右边为本月贷方发生额,最下方设合计｡以记账凭证为依据,将涉及的每个会计科目的借方､贷方发生额分别记入丁字账的借方或贷方｡
(2)“科目汇总表”中行为科目,科目依总账科目按资产､负债､所有者权益顺序依次排列,在资产科目､负债科目､所有者权益科目下分别设置小计,在最下方设置科目合计,列为借方发生额､贷方发生额｡列格式为从左至右排列:本月借方发生额､本月贷方发生额｡每个科目的本月借方､贷方发生额分别等于“丁字账”下对应的相同一级科目的借方或贷方合计数｡表的最下方设所有总账科目的借方发生额合计数与贷方发生额合计数,以及借方发生额合计数与贷方发生额合计数的差,差正常情况为“0”,否则有错误｡由于手工填制凭证时有可能出现借贷不平衡的情况,通过设置此项目可发现这样的错误,以便查阅凭证进行认真核对,找出错误,直至平衡,在一定程度上与到财务软件中填制凭证借贷不平时不能保存的作用相似｡在电子表格中将所有公式设好,以“现金”科目公式为例,“科目汇总表”现金本月借方发生额C6=“丁字账”B27(现金借方合计数)｡
(3)“总账科目本月发生额及余额表”,行格式同“科目汇总表”,列格式为从左至右排列:月初科目余额､本月借方发生额､本月贷方发生额､期末余额｡其中本月借方发生额､本月贷方发生额均等与“科目汇总表”中对应相同科目的借方或贷方发生额｡月初科目余额第一次使用为手工输入｡期末余额=月初科目余额+借方发生额-贷方发生额(资产类､费用类科目)或期末余额=月初科目余额-借方发生额+贷方发生额(负债类､权益类､收入类､利润类科目)｡以现金为例:现金本月借方发生额D6 =“丁字账”B27(现金借方合计数),现金本月贷方发生额E6 =“丁字账”C27(现金贷方合计数),现金期末余额F6 = C6+D6-E6｡
(4)“总账科目累计发生额及余额表”行格式同“科目汇总表”,列格式为从左至右排列:年初科目余额､本月借方发生额､上月止借方累计发生额､借方累计发生额､本月贷方发生额､上月止贷方累计发生额､贷方累计发生额､期末余额､核对误差是为了防止两张表中某个数据一旦有误差而导致余额出错而设置(本表与“总账科目本月发生额及余额表”),正常情况为“0”,否则有错误｡其中:本月借方发生额､本月贷方发生额取数与“总账科目本月发生额及余额表”相应项目相同;上月止借方累计发生额､上月止贷方累计发生额第一次为手工输入;借方(贷方)累计发生额=本月借方(贷方)发生额+上月止借方(贷方)累计发生额;期末余额=年初科目余额+借方累计发生额-贷方累计发生额(资产类､费用类科目)或期末余额=年初科目余额-借方累计发生额+贷方累计发生额(负债类
､权益类､收入类､利润类科目)｡以现金为例:现金本月借方发生额E6=“丁字账”B27(现金借方合计数),现金本月贷方发生额H6=“丁字账”C27(现金贷方合计数),现金累计借方发生额F6=D6(上月止借方累计发生额)+E6(本月借方发生额),现金累计贷方发生额I6=G6(上月止贷方累计发生额)+H6(本月贷方发生额);现金期末余额J6=C6(年初科目余额)+F6(借方累计发生额)-I6(贷方累计发生额);误差K6=I6(本表余额)-“总账科目本月发生额及余额表”F6(该表余额)(正确应都为零)｡
(5)以上公式设置后,只需输入丁字账相关内容,科目汇总表､总账所有数据(本月合计､本年累计､期末余额)便相应自动生成,月底结账前再将凭证信息与丁字账内容统一核对,且科目汇总表借方､贷方平衡的情况下(科目汇总表下方为“0”),在明细账结账前余额合计与相应总账科目余额核对后再结账,最后便可根据“总账科目本月发生额及余额表”､“总账科目累计发生额及余额表”中内容直接登记总账｡
3. 本月工作结束后,需要为下一个月做好准备工作:首先,将“总账科目累计发生额及余额表”中本年借方(贷方)累计发生额复制,选择性地粘贴(数值)到上月止借方(贷方)累计发生额(每年1月除外);其次,“总账科目本月发生额及余额表”中期末余额复制,选择性粘贴(数值)到月初余额;最后,在丁字账中将除科目合计外的数据清除｡以后每月按上述步骤操作即可,只需在丁字账中输入凭证相关信息｡每年年底财务决算后即1月初,首先将“总账科目累计发生额及余额表”中期末余额复制,选择性地粘贴(数值)到年初余额,将上月止借方(贷方)累计发生额数据清除,其他步骤同上｡
三､总语
由于总账在会计核算中有着举足轻重的地位,是保障账账相符､账实相符､账卡相符的重要基础,因此它的的准确性直接关系到整个账务核算的准确性｡该方法准确率､工作效率都比较高,对于没有条件使用财务软件的单位来说,是一种既经济又实用的方法｡。