照片归档说明
照片归档总说明和分说明
照片归档总说明和分说明
照片归档是一种重要的组织和管理照片的方法，有助于保持照片的整洁与可访问性。
下面将为您详细介绍照片归档的总说明和分说明。
总说明：
照片归档是指将大量照片按照特定的组织原则和方法进行分类和整理，以方便查找和使用。
通过照片归档，您可以快速地找到所需的照片，并有效地管理您的照片收藏。
分说明：
1. 日期归档：将照片按照拍摄日期进行归档。
这是最常见和易于实施的归档方法之一。
您可以以年、月、日的形式创建文件夹，将照片按照拍摄日期放入相应的文件夹中。
2. 主题归档：按照照片的主题或内容进行归档。
这种方法适用于特定主题或项目的照片，如旅行、家庭、婚礼等。
您可以创建独立的文件夹，并将照片按照主题进行分类。
3. 地点归档：根据照片拍摄的地点进行归档。
这种方法适合旅行摄影和风景摄影等。
您可以根据不同的地点创建文件夹，并将照片按照地点进行分类。
4. 人物归档：根据照片中涉及的人物进行归档。
这种方法适合家庭照片或团体照片。
您可以创建独立的文件夹，并将照片按照参与人员的姓名进行分类。
5. 标签归档：使用标签或关键词给照片添加描述性的元数据，以便快速检索。
可以使用照片管理软件或应用程序，在照片中添加标签或关键词，并根据这些标签或关键词进行分类。
通过以上不同的照片归档方法，您可以根据自己的需求和喜好选择合适的方式来组织和管理照片。
无论选择哪种方法，都应该保证归档的一致性和系统性，以便于日后的查找和使用。
照片归档不仅可以让您更好地组织照片，还能让您重温美好的回忆和分享照片的乐趣。
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则一.归档内容：1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。
2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
3.单位组织或参加重要外事活动的照片。
4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。
5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。
6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。
7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。
8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。
9.与其他载体有密切联系的照片。
10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。
二.归档要求及归档方式：1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。
2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。
3.归档的数码照片必须是可读文件。
在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。
即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。
即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。
6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。
7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间：1.照片资料每年三月——六月归档。
2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则1 整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
照片归档说明
××单位数码照片档案管理细则（试行）1主题内容和适用范围本细则规定了在××单位各项工作活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。
本细则适用于××单位所属各单位数码照片的管理。
2引用标准GB/T1182-2002照片档案管理规范GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范××单位声像档案管理细则3术语3.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
4归档4.1归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。
数码照片的具体归档范围参照《××单位声像档案管理细则》有关照片档案归档范围的规定执行。
按照数码照片采集渠道可以分为：4.1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。
4.1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
4.2归档要求4.2.1形成部门要指定专人负责应归档数码照片的收集。
在每次拍摄工作完成后，要及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。
通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，按本细则要求整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。
4.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。
文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。
4.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。
4.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。
4.2.5归档的数码照片应是原件，剪切版和修改版禁止作为档案归档。
关于照片电子档案整理问题的说明
在照片电子档案输入之前，必须首先设定照片档案的档号格式。见上图。
二、设定案卷目录
正确选择全宗号、实分类号，档号才能正确显示。见下图（以建设处为例）
三、输入照片电子档案
照片档案整理照片档案总说明照片档案文字说明档案整理照片档案照片档案说明档案整理情况说明如何整理档案照片档案管理规范档案整理方法
关于照片电子档案整理问题的说明
各有关单位：
建设处在接受施工单位电子档案时，发现部分施工单位照片电子档案档号格式不正确，特在此说明。请各有关单位按照正确的方式完成照片电子档案的输入工作，尽快移交建设处。
照片归档
…… … ……
2009年 7月8日 2009年 7月8日 韩生 玉 韩生 玉 30-1 30-2
…
30-57 30-57
… …
永久 永久
...
……
…… … ……
…
…
目录编制完成后，EXCEL电子表格文件应保存在年度文件夹中。目 录文件还须打印出纸质形式以备查。
43
三、数码照片档案
4、数码照片的存储 数码照片在经计算机整理后，进行存储时， 一般是将其刻录到光盘中。 档案应定期刻录成光盘保管。为保证图像数据 的安全，应采用只读型光盘作为存储载体，最好 使用质量好、容量大的单片盒装DVD光盘。
第一步、收集
时间要求：
对具有归档价值的照片，其摄影者应及时 整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
6
第一步、收集
（一）摄影者的职责 摄影者应负责拍摄和积累照片，对应 归档的照片进行鉴定、筛选与初步整理， 按规定要求编写文字说明，并定期向本单 位档案部门进行移交。
7
第一步、收集
局检查组汇报工作。
40
2005-1巴州档案
2005年
工作会
2005-2-1自治区档案局检查
组到巴州档案局检查档案工作
2005-2自治区档案局 检查巴州档案工作 ……
2005-2-1巴州档案局长张涛
向自治区档案局检查组汇报工作。
……
41
3、编制数码照片目录
数码照片是以“张”为单位编制目录，
在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件，
28
三、数码照片档案
1、数码照片分类排列与编号
(1)数码照片的分类采用 保管期限—年度—组的分类方法。 首先将数码照片按保管期限进行划分，
照片归档要求、模板
照片归档要求、模板说明1、第一页内容为关于该系列照片反映事件的整体文字说明；2、后续页面为归档照片，每张配六要素的文字说明：1）事由:（反映事件、事物的情由）2）时间:（反映的事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间）3）地点（被摄物所在的具体地点）4）人物（影像上主要人物的姓名、身份）5）背景（对揭示照片影像主题有一定作用的背景说明）6）摄影者3、一般活动照片要求为7寸大小；4、根据照片档案归档和档案管理系统技术需要，照片档案整理具体要求如下：1）建立三级文件夹：照片档案――年度――实体分类号－案卷号（年度－类别－案卷号）；例：2）以实体分类号命名的文件夹中存放文档：以实体分类号,卷号.件号（四位数字）命名的WORD、PDF、文件夹（存放照片原图）各一个（注：命名中的符号为英文半角符号）例：4、编辑时把文档中红色字体的文字删除。
7寸照片事由:时间: 地点: 人物:背景: 摄影者:不定尺寸事由:时间: 地点:人物:背景: 摄影者:5寸照片事由:时间: 地点: 人物:背景: 摄影者:5寸照片事由:时间: 地点: 人物:背景: 摄影者:5寸照片事由:时间: 地点:人物:背景: 摄影者:5寸照片事由:时间: 地点:人物:背景: 摄影者:6寸照片事由:时间: 地点: 摄影者: 人物: 背景: 6寸照片事由:时间: 地点:人物:背景: 摄影者:6寸照片事由:时间: 地点:人物:背景: 摄影者:6寸照片事由:时间: 地点: 人物:背景: 摄影者:。
如何规范整理照片档案
档案室照片档案的收集一、照片的归档制度建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。
照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。
需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。
这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。
照片归档与管理规范
•
•
数码照片的编目（光盘封面 ）
• 光盘封面分正面和背面（含盒脊）。正面 内容应包括全宗号、门类、年度、保管期 限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、 套别、制作人、审核人、制作时间等，背 面内容应包括光盘种类、文件类型、责任 者、制作标准、制作软件、制作设备和复 制时间等。
数码照片
全宗号 保管期限 全宗名称 形成时间 件 数 长久 门 类 SP 盘号 年度 2010 青岛市高速公路管理处 2010．1．10-2010．12．10 50 益敏 制作时间 审 核 人 2010．12．31 李洋静 套 别 A
归档要求
6、为了保证照片的有效形成和积累,各部门、各单 位要将照片档案形成和收集列入有关部门和人 员的岗位职责。按照“谁拍摄谁负责”的原则， 按照归档范围、归档数量和归档质量要求，将 所拍照片进行挑选、编写文字说明，向本单位 档案机构或档案工作人员移交，实行集中统一 管理，任何单位或个人不得据为己有。
归档要求
1. 归档的照片，相同主题和场景的不得重复归档。 2. 归档的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修 饰剪裁。 3. 归档照片时，拍摄人应为每个工作项目的照片拟写总体 说明（该工作项目的时间、地点、参与人物、事由和摄 影者）；为每张照片拟写简要说明（该张照片的时间、 地点、人物及位置和事由），时间、地点与总体说明一 致的可以省略。 4. 使用胶片相机拍摄的照片，应按标准扫描后将数码照片、 纸质照片、底片一并归档；使用数码相机拍摄的照片， 反映重要内容的应冲洗纸质照片，与数码照片一并归档， 反映一般内容的，可只归档数码照片。 5. 用数码相机拍摄的照片，其有效像素数至少达到300万， 用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学 分辨率应不低于600dpi。
照片档案的文字说明
照片档案的文字说明篇一：照片档案六要素说明格式篇二：照片档案的整理方法照片档案的整理方法一、何谓照片档案照片档案主要是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
二、照片档案的构成及其特点（一）构成：主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成。
说明：用数码照相机拍的照片没有底片，需保存好电子版的照片档案，并在电子版的照片上也要加说明。
（二）特点：1、形式规格，多式多样。
版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张的，无一定规范。
照片档案有正片和负片之分。
从制成材料来说可分为纸制品和化学制品。
2、时间感、空间感强烈。
能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。
3、形意结合，形像逼真。
一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的感觉。
照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印证，互相补充来客观地反映事物。
三、照片档案的收集1、归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档。
一般不应跨年度。
2、收集范围（1）本单位召开的重要会议照片（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中形成的照片（4）本单位工程建设、单位面貌等照片（5）产品和重要设备照片（6）重大事故照片（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片（11）其他具有保存期价值的照片3、收集要求（1）对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。
（2）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
（3）底片、照片、文字说明齐全。
对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。
（4）底片和照片的影像相符四、照片档案的整理与编目1、组卷：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档范围）并结合保管期限分别组卷，有些单位照片特别少的也可不分类，直接按时间顺序结合保管期限分别组卷。
工程照片编制、整理和归档要求
工程照片编制、整理和归档要求（1）工程照片一般为数码照片，分辨率在500万像素以上，格式为JPEG、JPG或TIFF电子文件。
（2）工程照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，无修饰剪裁，与工程实际相符。
（3）工程照片应编制相应的文字说明，具体包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
六要素文字说明编写在数码照片的电子文件名中。
①事由：照片影像所反映的事件、事物；②时间：事件发生或事物变化产生的时间和拍摄时间；③地点：被摄物所在的具体地点；④人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；⑤背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的时代背景；⑥摄影者：照片的拍摄人或拍摄单位。
（4）工程照片说明的编写要求1）照片说明应综合运用事由、时间、地点和人物等要素，概括揭示照片所反映的全部信息。
2）以照片的自然张为单元编写单张照片说明。
一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，应编写组合照片说明，说明编写在一组照片的第一张的文字说明项中。
3）有组合照片说明的，其单张照片说明可以从简。
1 单张照片说明的编写举例如下:2010年4月20日～21日，XXX项目燃料乙醇装置可研初审会顺利召开。
2010年4月1日，XXX项目市场研究报告审查会顺利召开。
2 组合照片说明的编写举例如下：2005年10月～2007年9月，XXX项目炼油化工动力站办公楼施工照片。
（共2张照片）a) 2005年10月31日，炼油化工动力站办公楼破土动工。
b) 2007年9月18日，炼油化工动力站办公楼竣工验收。
（5）工程照片按建设项目或单项工程建立文件夹，文件夹的电子名称应包括建设项目名称、单项工程名称、照片名称和归档单位名称。
（6）工程照片保管期限为30年。
工程照片归档内容如下：1 项目开工前的原址、原貌和建成后的全貌；2 重要会议会场；3 上级领导来施工场地视察、讲话的场面；4 开工典礼、工程验收、竣工仪式等场景；5 重要设备吊装、设备安装及调试、隐蔽工程、地基与基础、主体工程、钢结构等主要施工过程和关键工序场面；6 质量监督、施工中的质量检查验收的场景。
照片档案归档收拾整顿规则
二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一
工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的
内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在 OA 办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移
照片档案归档整理规则
一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本 单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。
关于做好毕业生合影照片归档工作的通知
关于做好毕业生合影照片归档工作的通知各系部：毕业生合影照片是学院档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，务必整理归档。
为了及时完成2012届毕业生合影照片的归档工作，现将有关事项通知如下：一、归档范围1、2012届本、专科毕业生以班级为单位的毕业照合影。
2、往年未归档的毕业照合影。
二、归档要求1、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致。
2、毕业生合影按照《高校档案实体分类法》进行立卷归档。
其立卷归档流程见附件1。
3、纸质照片反面附上照片文字说明，照片文字说明格式见附件2；文字说明电子稿一并归档。
4、电子版照片为jpg格式；文件名以“湖工大工程技术学院****届（****级）**系**科**专业**班毕业合影”方式命名；电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学院综合档案室。
三、归档时间请各系部高度重视毕业生合影照片的归档工作，认真做好上述归档材料的收集、整理、立卷、归档工作，并于2012年6月底前由各系部兼职档案员移交到学院综合档案室。
附件1：毕业生合影照片立卷归档流程附件2：照片文字说明模板附件3：案卷级档号及正题名模板注：如有问题，请与综合档案室联系。
学院办公室2012年3月7日附件1：毕业生合影照片立卷归档流程一、冲洗照片毕业生合影照，要求冲洗为纸质照片（长不超过 30cm ,宽不超过20cm，不过塑），图片要清晰。
纸质照片要求以系为单位进行组卷，同一学年度毕业的本、专科毕业生合影照各归为一卷，卷内照片依次按照班级进行排序。
二、编制档号照片档案的案卷级档号格式按照1-部门号-年度-SX12-001进行设定。
其中年度为照片形成年度即学生毕业年度，分类号按照《高校档案实体分类法》中照片档案分为声像类的“ SX12 ”类。
三、填写并粘贴卷内照片的文件级档号1、在标签上用黑色中性笔填写卷内照片的文件级档号（如：2012届机械系本科机制1班毕业合影照片的档号为：1 -Y1-2012- SX12- 001-001），并粘贴在每一张照片反面的左上角位置；2、将照片的文字说明打印出来粘贴在每一张照片反面的中间位置；3、把该卷中贴好标签和文字说明的所有照片，按件号顺序排列装入文件袋中；四、打印并粘贴照片的案卷级档号及正题名用A4纸张打印该卷照片的案卷级档号（1 —部门号—年度— SX12—001 ）及案卷级正题名（湖工大工程技术学院*** 届（****级）***系*科毕业生合影）并粘贴在文件袋正面中央位置（模板见附件3）。
照片归档
照片及光盘归档（一）照片档案的整理。
根据《照片档案管理规范》规定，首先，应对照片档案在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类，跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。
在分类的同时，对反映同一内容的若干张照片进行筛选，应选择那些主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照片归档。
其次，在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列，并用一组字符代码将照片固定在照片册的相应位置上，字符代码一般由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成，中间用“—”隔开。
第三，因照片档案的材质特殊，建议用专门的照片册来保存，照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成，芯页以30页左右为宜，将经过分类排列的照片逐一固定在芯页上，即组成照片册。
第四，对照片进行文字说明，主要有两种情况。
一种是针对组合照片的总说明，总说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号、数量及因保管期限或密级的不同被分散保存的密切相关照片的保管期限、册号和张号等。
总说明一般写在整组照片的最前面。
另一种是针对单张照片的说明，单张照片说明包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者和文字说明等内容，其中题名或文字说明应简明概括地揭示该照片影像所反映的全部信息，体现六要素（即事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等）单张照片说明一般写在每张照片的左侧、后侧或正下方。
对于已有总说明的照片，其单张照片说明可相对从简。
第五，编制照片档案目录，可以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。
照片档案目录一般包括照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注等必备项目，并根据需要适当增加其他选择项目，如参见号、册号、页号、分类号、项目号、主题词、密级、保管期限等内容。
第六，要填写备考表，包括册内照片缺损、补充、移出、销毁、立册人、检查人、立册时间等内容。
照片档案归档要求
照片档案归档要求一、纸质照片要求：1.照片规格为塑封7寸，其中学院毕业生照片以班级为单位收集整理。
2.在照片上进行电脑印字。
照片正面上方注明时间与事件，毕业生照片须注明XX学院XX届XX专业XX班本科(或研究生)、日期,字体为宋体。
照片背面注明对应教师、学生的姓名，教师姓名用黑体、学生姓名用宋体。
二、电子照片要求：1．杀毒上传；2.照片分辨率600dpi，格式为TIFF或JPG(建议用TIFF)；3.每张照片对应的事件或名单均以TXT文件格式保存，用于照片档案的著录。
照片档案录入操作步骤一、进入南大之星档案管理系统（http://222.198.118.136），输入用户名和密码，进入部门暂存表。
二、点击部门进入以下界面，点击左上方“添加文件”，出现著录对话框。
三、著录1.一级目录：归档部门名称或照片2.二级目录：xx年，如：2019年3.信息分类号：SX4.全宗号：065.实体分类号：2019-SX126.文件案卷号及件号：1.0001—1.N;7.保管期限：永久8.密级：内部9.正题名：①毕业生照片：西南大学xx届xx学院（部、所、中心）xx专业xx班本科（或研究生）毕业生合影照片如：西南大学2019届经济管理学院金融专业二班本科（或研究生）毕业生合影照片②其他照片：时间、地点、事件10.副题名：有则录入，非必需11.附注：备注说明，非必需12.第一责任者：照片形成部门13.页数：114.规格：张15.文件时间：照片拍摄时间。
如：2019052716.归档单位：照片归档部门17.载体：照片18.文本：原件19.归档份数：120.输入员：输入员姓名21.录入完毕后，点击“添加”,继续录入下一条，直至全部录入完毕，点击“关闭”即可。
22.全部照片条目录入完毕后，点击每一条的“编辑”选项。
再次进入到著录对话框，点击下方“全文”，进入以下界面：在选择文件处点击“浏览”，将已编辑好的TXT文件上传。
毕业生照片TXT文件内容为学生姓名（根据照片按每排、从左到右顺序写明），其他照片TXT文件内容为照片的文字说明。
照片档案归档
高校照片档案数字化一、归档范围1、反映本单位主要职能活动、工作成果和重要历史面貌的照片。
2、各级领导人、著名人士参加本单位重大公务活动的照片。
3、本单位重大活动和重要会议的照片。
4、本单位历届领导班子成员、著名人士、劳动模范、先进人物及其典型活动形成的照片。
5、本单位参加社会重要活动的照片。
6、反映本单位重大事件和特别情况的照片。
7、反映本单位建设工程项目的奠基、施工、竣工等重大节点的照片。
8、其他具有保存价值的照片。
二、归档要求归档照片格式要求：归档的数码照片收集时必须统一采用JPEG.TIFF格式三、整理方法应符合照片特点，以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。
编目包括：组号、组说明、摄影人、张号、照片题名、保管期限、拍摄时间、参见号、备注。
组号（案卷号）：一组照片的代号。
组说明（案卷标题）：一组照片的说明。
说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景等要素，其中：事由：照片所反映事件、事物的理由。
时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。
地点：被摄物所在的具体地点。
人物：照片上主要人物的姓名、身份。
背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景。
组说明的编写要综合运用以上要素，概括地揭示照片的全部信息。
文字简洁、语言通顺，不超过200字。
张号（件号）：每张照片在组中排列的顺序号。
照片题名：针对每张照片的说明。
突出该张照片的主要要素，人物要标明在照片中的具体位置。
如：左一、右二。
保管期限：永久、长期。
拍摄时间：照片拍摄的年、月、日，用8位阿拉伯数字标识，如：20080101，不足时加零补齐。
参见号：有实物照片档案的照片号。
备注：对该照片需说明的事项。
3.1分类分类采用全宗－声像－年度－类别－档号进行。
全宗：学校全宗号声像：指学校档案分类目录，如党群、教学、声像、基建、科研等年度：指哪一年度照片类别：包括人物、校景、教学、科研、学生活动、校庆等档号：按主题编号例：212—全宗号05 —声像档案2008、2009—年度RW—人物照片XJ—校景照片XSHD—学生活动照片001，002，003—件号（档号）3.2案卷信息信息录入对话框，如下：3.2卷内信息信息录入对话框，如下：四、照片扫描要求1、原始数据，扫描600DPI，最高质量保存；2、挂接网上数据，分辨率为300DPI，中质量保存，放大200%可以看清楚。
关于做好《照片、音像、实物档案》归档的通知
关于做好《照片、音像、实物档案》归档的通知各部室、公司：为适应创一流发电企业的需要，进一步加强全厂照片、音像、实物档案管理，更好地为全厂各项工作服务，根据档案管理有关规定、结合本厂实际情况下发本归档内容，请各单位按要求，把存有的照片、音像、实物等在9月底前移交档案室。
一、照片档案归档内容(一)照片档案归档范围：1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
2、本单位组织或参加的重大外事活动的照片档案。
3、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
4、反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
5、与其他载体档案有密切联系的照片档案。
6、其他具有保存价值的照片档案。
(二)归档时间:照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
(三)归档要求：1、底片、照片、说明齐全。
2、底片与照片的影像相符。
(四)文字说明的成分和编写要求1、文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
(1)事由：照片影像反映事件，事物的情由；(2)时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；(3)地点：被摄物所在的具体地点；(4)人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；(5)背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；(6)摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人：2、文字说明的编写要求(1)综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；(2)文字简洁、语言通顺。
一般不超过200字(3)用阿拉伯数字表示时间(例如：2000.9.6.)二、音像、实物档案归档内容(一)音像档案归档范围1、上级领导和行业领导人来本厂视察、指导工作形成的音像材料；2、本厂领导参加重要公务活动形成的音像材料；3、本厂组织或参加重要外事活动形成的音像材料；4、厂召开职代会、党代会、生产、经营工作会议及重要工作会议形成的音像材料；5、本厂重要表彰、庆祝及其他具有纪念意义的音像材料；6、记录本厂重大事件、事故、遭受自然灾害等的音像材料；7、反映本单位重大工程项目、科研技术、生产建设成就的音像材料；8、其他具有保存价值的照片、录音、录像带等(二)实物档案归档范围1、本厂各项工作中所获得的荣誉奖杯、奖状、奖牌、锦旗、及各类奖励证书。
数码照片的归档范围、要求与流程
数码照片档案背景信息登记表
数码照片档案登记卡
光盘的保管要求：
避免擦、划、触摸记录涂层。 即用即取，用毕归位。 竖立存放，避免挤压。 保持存放环境清洁，注意防尘与防光。 应每5年进行一次有效性、安全性检查，发现问题
片号 装具要求：6寸纸芯照片册
（二）具体归档工作之二——数码归档
设置类文件夹，将组文件夹对号入座（示例） 组文件夹重新命名（示例）
组文件夹题名格式：全宗号-目录号-案卷号-（本组第一 张照片的照片号-本组最后一张照片的照片号）+本组简 单说明 如：12-8-3-(12-18)2005全区档案工作会
如何挑选：有代表意义的、反映活动、事件
、会议发展过程、结果的，注意量的控制
如何分组：并非同一类照片为一组，而是同
一次活动、事件、会议的照片为一组
如何编写组说明与照片说明
组说明：对本组照片作简单说明，包括六要素： 时间、地点、人物、事由、背景、摄影者。 照片说明：说明每组内单张照片的具体情况（如 对人物姓名、职务、行为的说明等等）。
每张数码照片重新命名（示例）
数码照片题名格式： 全宗号-目录号-案卷号-照片号+本 张照片的简单说明 检查组题名，对不符合六要素要求进行修改
刻录光盘： 一次性写入不可擦写光盘，一式两份
（三）光盘的编号与保管
存放位置：放入光盘盒中。 编号： 按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水
归档照片数量
各单位根据本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实 际工作需要等因素来定，在实际工作中需要具体情况具体分析。
照片归档与管理规范
照片归档与管理规范1 范围1.1 本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的照片的归档、整理、保管的原则和方法。
1.2 本规范适用于青岛市机关、企事业单位、团体和其他社会组织；各区市档案馆参照执行。
2 定义本规范采用下列定义：2.1 照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
2.2 照片：照片包括纸质照片与数码照片。
3 归档3.1 归档范围3.1.1 本单位历届领导人及全体职工的照片。
3.1.2 上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的照片。
3.1.3 本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片。
3.1.4 本单位各种工作成果的照片。
3.1.5 本单位宣传报道工作的照片。
3.1.6 本单位外事活动的照片。
3.1.7 本单位发生的各种重大事件、事故的照片。
3.1.8 本单位在职能活动中主办或承办的重大活动的照片。
3.1.9 本单位获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片。
3.1.10 本单位的产品、设备仪器照片。
3.1.11 记录本单位建设发展史的照片。
3.1.12 本单位组织或参加的其它重要活动的照片。
3.2 归档时间对具有归档价值的照片，摄影者或承办部门按规范要求进行收集、整理，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。
3.3 归档要求3.3.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
3.3.2 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。
主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。
3.3.3 照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。
3.3.3.1 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；3.3.3.2 地点：被摄物所在的具体地点；3.3.3.3 人物：照片影像上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置；3.3.3.4 事由：照片影像所反映事件、事物的情由；3.3.3.5 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；3.3.3.6 摄影者：照片的拍摄人。
照片档案的整理归档
照片档案的整理归档一、照片档案收集照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。
（一）照片档案归档范围1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片3、本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片4、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片6、其他具有保存价值的照片（二）收集办法1、从源头入手，档案工作人员平时要注意调查了解本机关各项工作活动，掌握形成照片的准确信息，与照片形成部门和个人进行充分的沟通，督促他们及时归档。
2、坚持“以我为主”的原则，既要以本单位形成并反映本单位职能活动的内容为拍摄、收集、归档的重点，做到“你无我有，你有我精”，独具特色3、照片档案归档时间定期归档(平常活动)随时归档(重大活动)4、照片档案归档要求由本单位档案室集中保管凡是本单位组织宣传教育、重大纪念活动，由电视台等新闻媒体参与录制的，应及时联系，复制一套归档保存参与各项活动的摄影者要自觉按照照片归档制度的要求，在活动结束后及时将手中的照片加注文字说明，向本单位档案室移交，任何个人不得据为已有。
对存有真伪疑义的照片应采取措施进行鉴定二、照片档案整理（一）规范整理照片目地是为了便于保管和提供利用按照GB∕T11821—2002《照片档案管理规范》（二）照片的分类1、应在全宗内按保管期限—年度—问题分类，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限—问题—年度分类。
（三）照片的排列1、在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间例：保管期限—年度—问题永久—2006年—福建省档案工作会议(1-12) 、福建省重点工程档案工作会议(13-25)保管期限—问题—年度永久--ⅩⅩ案件—2006年(1-10张) 、2007年(11-29张)2、照片档案的编号照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码格式一：全宗号-保管期限代码-册号-张号格式二：全宗号—保管期限代码—张号3、底片的编号（1）、与照片分别编号法(2）、与照片合一编号法4、底片编号格式：全宗号—保管期限代码—张号（1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代码；2、保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表“永久、长期、短期”；3、张号：格式一中的张号是指在册内的排列从“1”开始的顺序编号格式二中是指在保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号5、单张照片说明的填写（1）、说明格式题名：照片号：底片号：参见号：时间：摄影者：文字说明：（2）、说明的内容题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地点、事由底片号：全宗号-保管期限代码-张号若采用照片与底片合一编号法，可不填写底片号参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，如文书档案101-4-12摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
××单位数码照片档案管理细则（试行）
1主题内容和适用范围
本细则规定了在××单位各项工作活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。
本细则适用于××单位所属各单位数码照片的管理。
2引用标准
GB/T1182-2002照片档案管理规范
GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范
××单位声像档案管理细则
3术语
3.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。
4归档
4.1归档范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。
数码照片的具体归档范围参照《××单位声像档案管理细则》有关照片档案归档范围的规定执行。
按照数码照片采集渠道可以分为：
4.1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。
4.1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。
4.2归档要求
4.2.1形成部门要指定专人负责应归档数码照片的收集。
在每次拍摄工作完成后，要及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。
通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，按本细则要求整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。
4.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。
文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。
4.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。
4.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。
4.2.5归档的数码照片应是原件，剪切版和修改版禁止作为档案归档。
4.2.6重要的数码照片应同时冲洗出5寸相纸照片归档。
4.2.7数码照片档案在次年一季度移交归档。
移交归档前，档案形成部门要定期进行备份，存储于能够脱机保存的载体上，以防数据丢失。
4.3移交接收
4.3.1移交、接收检验
数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和有效性。
合格率应达到100%。
4.3.2移交手续
交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(格式见附件1)。
登记表一式两份，交接双方各保存一份。
5整理
5.1数码照片在全宗内按年度—问题进行分类。
5.2同一年度一组关系密切的数码照片连同其说明性文件保存在一个子目录 (文件夹)内。
5.3一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中。
不同归档年度的数码照片一般不应存储在同一盘载体中。
5.4采用只读光盘作为数码照片的保存载体，禁用磁盘作为数码照片长期保存的载体。
刻录光盘时应选择“一次性写入”方式。
5.5每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件和数码照片子目录。
5.5.1说明文件
5.5.1.1文件名：README
5.5.1.2文件内容：有关本张光盘的各种说明性信息。
应包括光盘档号、光盘题名、形成单位、起止时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。
5.5.1.3文件格式：说明文件为纯文本文件。
每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。
5.5.2著录文件
5.5.2.1文件名：ZPAJML
5.5.2.2文件内容：数码照片案卷目录的电子版本。
应包括卷号、题名、拍摄时间、张数、保管期限、备注。
格式见附件2。
5.5.2.2.1卷号：填写本组数码照片所在子目录(文件夹)的编号。
数码照片子目录(文件夹)在本张光盘内按形成时间从“1”开始编制流水号。
用三位阿拉伯数字，不足三位的在前补“0”。
5.5.2.2.2题名：填写本组照片的案卷题名。
5.5.2.2.3拍摄时间：填写本组数码照片的拍摄起止时间。
用8位阿拉伯数字表示。
如20040104
5.5.2.2.4张数：填写本组数码照片的文件数
5.5.2.2.5保管期限：填写本组数码照片的保管期限。
5.5.2.2.6备注：注释需要补充和说明的情况。
5.5.2.3文件格式：Excel文件。
5.5.3数码照片子目录
5.5.3.1目录名：由案卷号和案卷题名中的关键词两部分组成。
如：001 地质录井处2004年工作会议5.5.3.2目录内容：存放归档的一组数码照片。
每个数码照片子目录下应有照片说明文件和数码图像文件。
5.5.3.3照片说明文件
5.5.3.3.1文件名：填写本组数码照片所在子目录的编号。
5.5.3.3.2文件内容：填写本组数码照片的各种说明性信息。
应包括卷号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、参见号、总说明、每张照片的分说明。
5.5.3.3.3文件格式：纯文本文件。
每行左边为标题，右边为具体内容，中间用冒号分开。
5.5.3.4数码照片的编号
数码照片的编号用二位阿拉伯数字表示，同一子目录(文件夹)内的数码图像文件从“1”开始流水编号。
6数码照片光盘的档号编制
数码照片光盘的档号由“全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+顺序号”组成。
全宗号：按档案管理处单位代码规定执行。
一级类目号：一位数，用英文字母“T”表示。
二级类目号：一位数，用阿拉伯数字“1”表示；
三级类目号：一位数，用阿拉伯数字“4”表示；
顺序号：四位数。
同一单元内按光盘归档时间顺序从“1”开始大流水编排。
例：025 T 1 4 0001
顺序号
三级类目号(数码照片)
二级类目号(声像类)
一级类目号(特种载体档案)
全宗号(勘探开发科学研究院)
7编目
7.1数码照片光盘封面
光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。
封面内容应包括光盘档号、题名、起止年月、张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。
封面格式见附件3。
光盘封面应使用符合档案要求的书写材料填写。
7.1.1光盘档号：按规定填写“档案室代号、一级类目号、二级类目号、三级类目号、单元号、顺序号”。
7.1.2题名：单位名称+“****年”+ “数码照片”。
7.1.3起止时间：光盘内数码照片的起始年月和终止年月
7.1.4张数：光盘内数码照片文件数。
7.1.5套别：填写A、B、C。
其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。
7.1.6制作人：制作数码照片光盘的人员姓名。
7.1.7审核人：负责检查数码照片光盘质量的人员姓名。
7.1.8制作时间：制作数码照片光盘的时间。
7.2数码照片光盘目录
数码照片光盘目录应逐张光盘编制。
数码照片光盘目录项目包括光盘档号、题名、起止年月、张数、备注。
格式见附件4。
7.3数码照片案卷目录
数码照片案卷目录应逐卷(子目录)编制，并打印出纸质目录，用于手工检索。
包括光盘档号、卷号、题名、拍摄时间、张数、保管期限、备注。
格式见附件2。
8保管
8.1数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
套别用符号表示分别为：A、B、C。
8.2归档光盘不得擦洗、划刻、盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照片。
执行GB/T17825.10的规定。
8.3光盘的存放环境要远离热源、酸碱等有害气体和强磁场，环境温度为14℃~24℃，相对湿度在45%~60%。
8.4光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。
8.5光盘的档号用符号笔书写在光盘的漆保护层上(即光盘的商标印刷面)。
8.6光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。
8.7数码照片档案每4 年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。
如软、硬平台发生改变，则应及时转换，保持读取设备或软件的可用性。
检查、拷贝、转换等情况要登记。
8.8光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
归档电子文件移交、接收检验登记表光盘题名：
数码照片档案案卷目录档号：
附件3：
附件4：
数码照片光盘目录。