照片归档说明

××单位数码照片档案管理细则（试行）

1主题内容和适用范围

本细则规定了在××单位各项工作活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管的原则和方法。

本细则适用于××单位所属各单位数码照片的管理。

2引用标准

GB/T1182-2002照片档案管理规范

GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范

××单位声像档案管理细则

3术语

3.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

3.2数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。

4归档

4.1归档范围

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属归档范围。数码照片的具体归档范围参照《××单位声像档案管理细则》有关照片档案归档范围的规定执行。按照数码照片采集渠道可以分为：

4.1.1数码照相机照片：指利用数码照相机拍摄的数码照片。

4.1.2扫描照片：指利用扫描仪将纸质照片扫描形成的数码照片。

4.2归档要求

4.2.1形成部门要指定专人负责应归档数码照片的收集。在每次拍摄工作完成后，要及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内。通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，按本细则要求整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中。

4.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。

4.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。

4.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。

4.2.5归档的数码照片应是原件，剪切版和修改版禁止作为档案归档。

4.2.6重要的数码照片应同时冲洗出5寸相纸照片归档。

4.2.7数码照片档案在次年一季度移交归档。移交归档前，档案形成部门要定期进行备份，存储于能够脱机保存的载体上，以防数据丢失。

4.3移交接收

4.3.1移交、接收检验

数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和有效性。合格率应达到100%。

4.3.2移交手续

交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》(格式见附件1)。登记表一式两份，交接双方各保存一份。

5整理

5.1数码照片在全宗内按年度—问题进行分类。

5.2同一年度一组关系密切的数码照片连同其说明性文件保存在一个子目录 (文件夹)内。

5.3一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中。不同归档年度的数码照片一般不应存储在同一盘载体中。

5.4采用只读光盘作为数码照片的保存载体，禁用磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻录光盘时应选择“一次性写入”方式。

5.5每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件和数码照片子目录。

5.5.1说明文件

5.5.1.1文件名：README

5.5.1.2文件内容：有关本张光盘的各种说明性信息。应包括光盘档号、光盘题名、形成单位、起止时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。

5.5.1.3文件格式：说明文件为纯文本文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。

5.5.2著录文件

5.5.2.1文件名：ZPAJML

5.5.2.2文件内容：数码照片案卷目录的电子版本。应包括卷号、题名、拍摄时间、张数、保管期限、备注。格式见附件2。

5.5.2.2.1卷号：填写本组数码照片所在子目录(文件夹)的编号。数码照片子目录(文件夹)在本张光盘内按形成时间从“1”开始编制流水号。用三位阿拉伯数字，不足三位的在前补“0”。

5.5.2.2.2题名：填写本组照片的案卷题名。

5.5.2.2.3拍摄时间：填写本组数码照片的拍摄起止时间。用8位阿拉伯数字表示。如20040104

5.5.2.2.4张数：填写本组数码照片的文件数

5.5.2.2.5保管期限：填写本组数码照片的保管期限。

5.5.2.2.6备注：注释需要补充和说明的情况。

5.5.2.3文件格式：Excel文件。

5.5.3数码照片子目录

5.5.3.1目录名：由案卷号和案卷题名中的关键词两部分组成。如：001 地质录井处2004年工作会议5.5.3.2目录内容：存放归档的一组数码照片。每个数码照片子目录下应有照片说明文件和数码图像文件。

5.5.3.3照片说明文件

5.5.3.3.1文件名：填写本组数码照片所在子目录的编号。

5.5.3.3.2文件内容：填写本组数码照片的各种说明性信息。应包括卷号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、参见号、总说明、每张照片的分说明。

5.5.3.3.3文件格式：纯文本文件。每行左边为标题，右边为具体内容，中间用冒号分开。

5.5.3.4数码照片的编号

数码照片的编号用二位阿拉伯数字表示，同一子目录(文件夹)内的数码图像文件从“1”开始流水编号。

6数码照片光盘的档号编制

数码照片光盘的档号由“全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+顺序号”组成。

全宗号：按档案管理处单位代码规定执行。

一级类目号：一位数，用英文字母“T”表示。

二级类目号：一位数，用阿拉伯数字“1”表示；

三级类目号：一位数，用阿拉伯数字“4”表示；

顺序号：四位数。同一单元内按光盘归档时间顺序从“1”开始大流水编排。

例：025 T 1 4 0001

顺序号

三级类目号(数码照片)

二级类目号(声像类)

一级类目号(特种载体档案)

全宗号(勘探开发科学研究院)

7编目

7.1数码照片光盘封面