数码照片归档与管理规范
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（除调整亮度、对比度、饱和图度像等为就提是高C画M面OS质或量者、C增C强D画图面像效感果应的器处将理外捕，捉一到般的不光源 信号转化为数字信号的原始数据。RAW文件是一种
能进行修改。经过添加、合成记、录挖补了等数修码改相内机容传的感处器理过的的原数始码信照息片，不同能时归档记）录了由相 机拍摄所产生的一些元数据（Metadata，如ISO的设
照片组摄号：影为者4位阿拉伯数字，同S一Y年Z度内的组从字“0符001型”开始顺序编号。100 张参见号号：：为时与4位本间阿张拉照伯片数有字密，切同联一系组的内S其数J他码载照体片档从案“的日0档00号期1”。型开始顺序编号。 8
摄影者组：照题片名的拍摄单位或拍摄Z人T。M
字符型
160
不足时的间在：文前数字补码“照说0片”明拍。摄时间。采用W8位ZS阿M拉伯数字，依字次符为型：年代4位，月和2日5各42位，
02 命名
• 整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。 • 采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名” 格式命名。
保管期限代码
“YJ”、“30”、“10”
年度
（4位阿拉伯数）2009
照片组号
同一年度内从“0001”开始
张号
同一照片组内从“0001”开始
• 2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片， 保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名 应为：YJ-2009-0001-0001.jpg
• 同一照片组内的数码照片档案按形成时间或重要程度排列
02 命名
• 采用“保管期限-年度-组号-张号” 格式命名 • 保管期限：分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、
10年 • 文件名示例：01-2009-0001-0001.jpg
20
2.3 存储
• 该组组号加数码照片主要内容或
01 存储结构
5
项目
资讯
1.2 制造厂商
相机型号
术语和定义Canon
Canon EOS-1D Mark II
影像方向
正常（upper-left）
影像分辨率 X
72
影像分辨率 Y
72
分辨率单位
dpi
Software
Adobe Photoshop CS Macintosh
最后异动时间
2005:10:06 12:53:19
• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原 载体同时保留时间不少于4年
16
1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴 定、销毁工作
17
点测光 (Spot)
闪光灯
关闭
镜头实体焦长
85 mm
Flashpix 版本
30,31,30,30
影像色域空间
sRGB
影像尺寸 X
800 pixel
影像尺寸 Y
533 pixel
推荐软件：
✓ Turb Photo ✓ Shell Exif see
6
1.2 术语和定义
03 照片组 photos group
• 示例:D：\数码照片档案\永久\2009\0001 XX工作会议(012009-0001.txt)\ 01-2009-0001-0001.jpg 01-2009-00010001.txt
21
2.3 存储（备份）
02 存储结构
22
2.3 存储（备份）
02 具体方法
• 数码照片档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的数据存 储管理系统中。
YCbCrPositioning
2
曝光时间
0.00800 (1/125) sec
光圈值
F1.6
拍摄模式
光圈优先
ISO 感光值
100
EXIF 资讯版本
30,32,32,31
影像拍摄时间
2005:09:25 15:00:18
影像存入时间
2005:09:25 15:00:18
曝光补偿（EV+-）
0
测光模式
8
Байду номын сангаас
1.3 归档
02 保管期限
• 数码照片档案的保管期限按照数码照片的价值划定为永久或 定期，其中定期一般为30年或10年
03 归档时间
• 数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年 6月底前完成归档。
9
1.3 归档
04 归档要求
• 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件， 不能对数码照片内容和REAXWIF的信原息意进就行是修“未改经和加处工理”。可以理解为：RAW
• 数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档， 也可通过网络进行在线归档。（各单位可根据实际情况选择相 应的归档方式）
• 归档时，应参照《GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范》 对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测
11
1.4 整理和著录
01 分类和排列
• 同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。 • 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列
02 文字说明
• 要求形成部门对数码照片和照片组应附加文字说明。文字说 明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要 素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容
• 要求格式为TXT格式
19
2.2 整理
01 分类
• 在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限—形成年度—组” 分类
• 组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、 一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张 数码照片为一组
1.2 术语和定义
03 EXIF信息 exchangeable image file information
• 数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组 参数
• EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图 像文件信息的标准，EXIF 信息是镶嵌在 JPEG/TIFF 图像文 件格式内的一组拍摄参数，主要包括数字成像设备的制造厂 商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度 等信息
组题名文：件本组格照式片所共同反映的W主J要G内S容。 字符型 文文文字件说格件明式存：：本本储张张路照照片片径的的说计明算，机W包文J括件C人类C物型L、，J地包点括、JPE事字G由、等符TI要F型F素或。RAW。
4 100
开放状开态放：本状张态照片是否开放的K标F记Z，T开放为“Y逻”,不辑开型放为“N”。 1 13
• 对反映同一内容的若干置张、数快码门照速片度、，光应圈选值择、其白中平具衡有等代）的表文性件和。典R型AW 性的数码照片归档，所是化选未为数经“码处原照理始片、图也像应未编能经码反压数映缩据该的”项格或活式称动，为的可“以数全把字貌底R，A片W且”概主念 题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一 张。
1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹， 在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文 件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档 案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数 码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\
数码照片归档与管理规范
目录
1 标准解读
•适用范围 • 术语和定义 • 归档
• 整理和著录 • 存储和保管 • 利用和鉴定销毁
2 标准的具体实现
1.1 适用范围
标准规定了数码照片归档、整理、著录、存 储、保管、利用和销毁的基本要求
标准适用于机关、团体、企事业单位和其他
社会组织数码照片的收集、归档与管理工作
者事由命名组文件夹，组号与内 容或者事由之间加一个空格
• 层级文件夹的形式进行分类存储
• 示例:D：\数码照片档案\永久\2009\0001 XX工作会议\
• 文字说明
• TXT文件形式或数据库的形式保存。若采用TXT文件形式，单 张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下，该 组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中；组 说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下，该年度文 件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中
• 归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。
（其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成 JPEG或TIFF格式进行归档）
10
1.3 归档
04 归档要求
• 归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明应综合运用 事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张 数码照片或照片组所反映的主要内容
15
1.5 存储和保管
02 保管
• 在线存储的数码照片档案的保管条件应符合GB/T 2887-2011的 要求。
• 离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合DA/T 151995的要求。
• 离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合DA/T 38-2008 的要求。
• 对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一 次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取 恢复措施
• 有密切联系的若干张数码照片的集合 • 如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的
若干张数码照片为一个照片组
7
1.3 归档
01 归档范围
1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。 1.1.1 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片 1.1.2 本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片； 1.1.3 领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公 务活动的数码照片； 1.1.4本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片； 1.1.5本单位历届领导班子成员的数码证件照片。 1.2 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常 情况和现象的数码照片。 1.3 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以 及民间风俗和著名人物的数码照片。 1.4 其他具有保存价值的数码照片。
数码照片部档案门应至少包括以下著录B项M目：全宗号、字保符管期型限、年度、部门10、0照片组
号、全张宗号号照、：片参档见案组号馆号、给摄立影档者单、位时编间制Z、的P组代Z题号H名。、文字说字明、符文型件格式、开放状态4。
保管期限张：照号片所划定的保管期Z限P，H包括永久、3字0年符、1型0年。
4
年部度门：：参归形档成见部年号门度，，采采用用部4位门阿全拉称伯C或数规J字H范。化简称，并字保持符一型致和稳定。 20
目录
1 标准解读
2 标准的具体实现
•移交 • 整理
• 存储(备份) • 保管
2.1 移交
01 目录数据库
• 数码照片以Excel电子表格等形式的目录数据库移交，可通过 网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍 摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文 件名）四个项目，移交时要求全部著录
14
1.5 存储和保管
02 存储载体
• 数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，标准推荐采用硬磁 盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体
• 数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅 利用，一套异地保存
• 存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上 粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地 保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日 期等。
3
1.2 术语和定义
01 数码照片 digital photos
• 用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的静态图像文件
02 数码照片档案 digital photographic records
• 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成 的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片
12
1.4 整理和著录 附录B（资料性附录）
数码照片档案目录数据库结构及字段表
03 著字录段名称
字段名 字段类型 字段长度
• 数 时保可码全参照管年宗片见期度号档附限录案的B 著录数项码B目照QGN片（见ZQD档规H附X案范附录著性录A录附A，项录建目）字字字立及说数符符符明码型型型照片档案目录644数据库
能进行修改。经过添加、合成记、录挖补了等数修码改相内机容传的感处器理过的的原数始码信照息片，不同能时归档记）录了由相 机拍摄所产生的一些元数据（Metadata，如ISO的设
照片组摄号：影为者4位阿拉伯数字，同S一Y年Z度内的组从字“0符001型”开始顺序编号。100 张参见号号：：为时与4位本间阿张拉照伯片数有字密，切同联一系组的内S其数J他码载照体片档从案“的日0档00号期1”。型开始顺序编号。 8
摄影者组：照题片名的拍摄单位或拍摄Z人T。M
字符型
160
不足时的间在：文前数字补码“照说0片”明拍。摄时间。采用W8位ZS阿M拉伯数字，依字次符为型：年代4位，月和2日5各42位，
02 命名
• 整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。 • 采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名” 格式命名。
保管期限代码
“YJ”、“30”、“10”
年度
（4位阿拉伯数）2009
照片组号
同一年度内从“0001”开始
张号
同一照片组内从“0001”开始
• 2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片， 保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名 应为：YJ-2009-0001-0001.jpg
• 同一照片组内的数码照片档案按形成时间或重要程度排列
02 命名
• 采用“保管期限-年度-组号-张号” 格式命名 • 保管期限：分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、
10年 • 文件名示例：01-2009-0001-0001.jpg
20
2.3 存储
• 该组组号加数码照片主要内容或
01 存储结构
5
项目
资讯
1.2 制造厂商
相机型号
术语和定义Canon
Canon EOS-1D Mark II
影像方向
正常（upper-left）
影像分辨率 X
72
影像分辨率 Y
72
分辨率单位
dpi
Software
Adobe Photoshop CS Macintosh
最后异动时间
2005:10:06 12:53:19
• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原 载体同时保留时间不少于4年
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1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴 定、销毁工作
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点测光 (Spot)
闪光灯
关闭
镜头实体焦长
85 mm
Flashpix 版本
30,31,30,30
影像色域空间
sRGB
影像尺寸 X
800 pixel
影像尺寸 Y
533 pixel
推荐软件：
✓ Turb Photo ✓ Shell Exif see
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1.2 术语和定义
03 照片组 photos group
• 示例:D：\数码照片档案\永久\2009\0001 XX工作会议(012009-0001.txt)\ 01-2009-0001-0001.jpg 01-2009-00010001.txt
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2.3 存储（备份）
02 存储结构
22
2.3 存储（备份）
02 具体方法
• 数码照片档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的数据存 储管理系统中。
YCbCrPositioning
2
曝光时间
0.00800 (1/125) sec
光圈值
F1.6
拍摄模式
光圈优先
ISO 感光值
100
EXIF 资讯版本
30,32,32,31
影像拍摄时间
2005:09:25 15:00:18
影像存入时间
2005:09:25 15:00:18
曝光补偿（EV+-）
0
测光模式
8
Байду номын сангаас
1.3 归档
02 保管期限
• 数码照片档案的保管期限按照数码照片的价值划定为永久或 定期，其中定期一般为30年或10年
03 归档时间
• 数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年 6月底前完成归档。
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1.3 归档
04 归档要求
• 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件， 不能对数码照片内容和REAXWIF的信原息意进就行是修“未改经和加处工理”。可以理解为：RAW
• 数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档， 也可通过网络进行在线归档。（各单位可根据实际情况选择相 应的归档方式）
• 归档时，应参照《GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范》 对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测
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1.4 整理和著录
01 分类和排列
• 同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。 • 同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列
02 文字说明
• 要求形成部门对数码照片和照片组应附加文字说明。文字说 明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要 素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容
• 要求格式为TXT格式
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2.2 整理
01 分类
• 在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限—形成年度—组” 分类
• 组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、 一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张 数码照片为一组
1.2 术语和定义
03 EXIF信息 exchangeable image file information
• 数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组 参数
• EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图 像文件信息的标准，EXIF 信息是镶嵌在 JPEG/TIFF 图像文 件格式内的一组拍摄参数，主要包括数字成像设备的制造厂 商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度 等信息
组题名文：件本组格照式片所共同反映的W主J要G内S容。 字符型 文文文字件说格件明式存：：本本储张张路照照片片径的的说计明算，机W包文J括件C人类C物型L、，J地包点括、JPE事字G由、等符TI要F型F素或。RAW。
4 100
开放状开态放：本状张态照片是否开放的K标F记Z，T开放为“Y逻”,不辑开型放为“N”。 1 13
• 对反映同一内容的若干置张、数快码门照速片度、，光应圈选值择、其白中平具衡有等代）的表文性件和。典R型AW 性的数码照片归档，所是化选未为数经“码处原照理始片、图也像应未编能经码反压数映缩据该的”项格或活式称动，为的可“以数全把字貌底R，A片W且”概主念 题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一 张。
1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹， 在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文 件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档 案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数 码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\
数码照片归档与管理规范
目录
1 标准解读
•适用范围 • 术语和定义 • 归档
• 整理和著录 • 存储和保管 • 利用和鉴定销毁
2 标准的具体实现
1.1 适用范围
标准规定了数码照片归档、整理、著录、存 储、保管、利用和销毁的基本要求
标准适用于机关、团体、企事业单位和其他
社会组织数码照片的收集、归档与管理工作
者事由命名组文件夹，组号与内 容或者事由之间加一个空格
• 层级文件夹的形式进行分类存储
• 示例:D：\数码照片档案\永久\2009\0001 XX工作会议\
• 文字说明
• TXT文件形式或数据库的形式保存。若采用TXT文件形式，单 张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下，该 组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中；组 说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下，该年度文 件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中
• 归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。
（其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成 JPEG或TIFF格式进行归档）
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1.3 归档
04 归档要求
• 归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明应综合运用 事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张 数码照片或照片组所反映的主要内容
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1.5 存储和保管
02 保管
• 在线存储的数码照片档案的保管条件应符合GB/T 2887-2011的 要求。
• 离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合DA/T 151995的要求。
• 离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合DA/T 38-2008 的要求。
• 对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一 次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取 恢复措施
• 有密切联系的若干张数码照片的集合 • 如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的
若干张数码照片为一个照片组
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1.3 归档
01 归档范围
1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。 1.1.1 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片 1.1.2 本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片； 1.1.3 领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公 务活动的数码照片； 1.1.4本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片； 1.1.5本单位历届领导班子成员的数码证件照片。 1.2 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常 情况和现象的数码照片。 1.3 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以 及民间风俗和著名人物的数码照片。 1.4 其他具有保存价值的数码照片。
数码照片部档案门应至少包括以下著录B项M目：全宗号、字保符管期型限、年度、部门10、0照片组
号、全张宗号号照、：片参档见案组号馆号、给摄立影档者单、位时编间制Z、的P组代Z题号H名。、文字说字明、符文型件格式、开放状态4。
保管期限张：照号片所划定的保管期Z限P，H包括永久、3字0年符、1型0年。
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年部度门：：参归形档成见部年号门度，，采采用用部4位门阿全拉称伯C或数规J字H范。化简称，并字保持符一型致和稳定。 20
目录
1 标准解读
2 标准的具体实现
•移交 • 整理
• 存储(备份) • 保管
2.1 移交
01 目录数据库
• 数码照片以Excel电子表格等形式的目录数据库移交，可通过 网络、U盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍 摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文 件名）四个项目，移交时要求全部著录
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1.5 存储和保管
02 存储载体
• 数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，标准推荐采用硬磁 盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体
• 数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅 利用，一套异地保存
• 存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上 粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地 保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日 期等。
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1.2 术语和定义
01 数码照片 digital photos
• 用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、 光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通 信网络上传送的静态图像文件
02 数码照片档案 digital photographic records
• 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成 的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片
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1.4 整理和著录 附录B（资料性附录）
数码照片档案目录数据库结构及字段表
03 著字录段名称
字段名 字段类型 字段长度
• 数 时保可码全参照管年宗片见期度号档附限录案的B 著录数项码B目照QGN片（见ZQD档规H附X案范附录著性录A录附A，项录建目）字字字立及说数符符符明码型型型照片档案目录644数据库