学校数码照片资料归档与管理办法

**学校数码照片归档与管理办法

第一章总则

第一条为加强和规范数码照片资料的归档与管理，确保数码照片资料档案的真实、完整、可用和安全性，为学校后续进行管理及运行等提供重要依据。根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范（GBT18894-2002）》、《照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）》等标准，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于学校所有部门。

第三条本办法所称数码照片主要是指用数字照相机或手机高清摄像头拍摄获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘、U 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。

第四条本办法所称数码照片档案是指：各部门在学校活动中直接形成的，具有保存价值的历史记录，是学校电子档案的重要组成部分。

第二章数码相机管理

第五条为保证数码相机（包括光学相机、摄像机、数码摄像机等其它摄影设备）的安全及延长其使用寿命，各部门应

指定专人负责保管配备的数码相机（及其部件、附件），避免人为损坏或丢失。

第六条使用者应妥善保管和爱护数码相机，在使用过程中要细心操作，注意轻拿轻放，避免污染镜头及磕碰，不得私自拆卸相机。

第七条各部门配备的数码相机，原则上只限用于日常工作活动。且必须于活动结束后将相机归还保管人，并将所拍摄的的图像记录留存于本部门办公电脑上，并及时按本办法相关要求进行归类整理。

第八条使用者领用数码相机，需向保管人员提出申请，经同意后方可领用。使用完毕后应及时将数码相机交回保管人，保管人员需检查确认是否完好无损。

第九条保管负责人负责管理所属照相机的正确使用照相机的使用人员均负有保管维护照相机的责任。

第十条数码相机领出后至归还前的保管责任由使用者承担，保管期间责任由保管人承担。当相机出现故障时，应及时向总务处报修。若因人为原因造成相机（及其部件、附件）丢失、损坏，按总务处相关规定予以处理。

第三章数码照片的收集

第十一条拍照时的注意事项：

（一）基本要求：照片分辨率不低于200万像素（照片尺寸为1600×1200pix）。

（二）正确曝光：注意光线是否充足，尽可能避免逆光拍照，亦即应让光线照在拍摄主体上，拍照者站在光线来的方向。光线不足时，可采用增加电筒、移动照明灯具等辅助照明；将相机设置为夜景或阴天照相模式；增加曝光补偿值（即EV值）等方法。

（三）保持稳定：拍照时要保持相机的稳定防止抖动。若需用较长的曝光时间，可用三脚架固定，或将相机或手靠在稳固的物体上。按快门时要轻柔、稳定，减少相机的晃动。

（四）小心对焦：选定主体后，将对焦窗口对准主体，轻按快门钮至一半深度，待自动对焦完成后，再把快门钮按到底。

（五）防止遗漏：发挥数码照相优势，每个场景多照几张，防止遗漏、择优选取。

（六）及时补照：照相完成后，及时检查拍摄效果，先查看相片整体效果，再将相片放大检查拍摄主体是否清晰。如成像效果不佳应及时补照。

第十二条数码照片档案的收集

（一）收集范围

1.反映学校教育教学、德育管理、领导关怀、学生活动、教师培训、校际交流等各项活动和工作成果的照片档案。

2. 其他具有保存价值的照片档案。

（二）收集要求

1. 各部门应指定专人负责数码照片档案的收集，定期（一

般每学期）整理，整理后移交行政办公室归档集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有。

2. 归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。

3. 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要的、有代表性的1～2张照片归档。

4. 为统一管理，照片档案的格式统一为：*.jpg。对于采用非通用文件格式的照片，收集时应在保证分辨率优良的前提下，将其转换成JPEG通用格式。

5. 扫描照片的分辨率应不低于600dpi。

6. 归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

第四章数码照片档案的整理

第十三条整理原则：数码照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则进行整理。一般情况，同一项（单元工程、会议、活动、事件）内容的应统一归为一组照片。

第十四条鉴定：没有保存价值的或重复的数码照片不归档，经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。

第十五条数码照片档案的整理

（一）对采集的数码照片进行整理，其中电子文档以文件夹形式分层归档，一级文件夹以年度和学期命名为如“仁怀外国语学校2019年春季学期”，二级文件夹以时间和事件命名，如“20190315学校中考百日誓师大会”；数码照片需存放在二级文件夹内，并附上对应文字介绍（新闻或简介）。

（二）照片命名：每张照片应有命名，命名应准确反映或揭示照片基本内容，如照片名为“2018年3月11日，学生代表在贵州省第四节机器人比赛中获奖”。如照片影像上有重要人物，应说明主要人物的姓名、身份，可使用“前排左一为**”等语句予以说明。

第五章数码照片的存储、保管和利用

第十六条数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。

第十七条不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中。数码照片档案光盘应一式二套，一套封存保管，一套提供使用。封存的该套光盘不得提供利用。

第十八条数码照片档案的保管按照《电子文件归档与管理规范》的规定执行。光盘每满年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施。