项目物资采购管理制度
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项目物资采购管理制度
篇一:工程物资采购管理制度
工程物资采购管理制度
一、总则
为规范公司开发项目建筑物资采购管理工作,确保采购物资符合规定的质量要求,降低公司开发成本,结合公司实际,拟制定本制度。
本制度结合公司项目开发的实际情况,依照“集中统一,合理采购,降低成本”的原则,适用于公司所有开发项目所需建筑材料、整机设备及其他材料的采购。
二、职责:
招标采购部作为组织材料设备采购的主体,负责物资供应计划、采购实施和相关控制管理工作,负责采购招标的组织和协助采购合同的审查、审定,负责供货服务商信息管理系统的管理。
1、招标采购部经理的职责:
1) 负责招标采购部的日常行政工作。
2) 负责组织员工的日常培训工作。
3) 负责审批年度及月度工作计划,并按计划执行。
4) 负责对供货服务商的审核、评审、考察,参加对供货商的定期评价。
5) 负责审核《工程材料采购计划》。
6) 负责审核相关采购项目的报价表。
7) 负责与相应供货商进行竞价性谈判。
8) 负责审核相关采购合同。
9) 审核材料付款申请书,并报上级主管审核、审定。
10) 负责材料入、出库的审批。
11) 负责定期组织对全库进行盘点,依照公司相关规定处理不合格品。
2、材料设备采购专干的职责:
1) 协助部门主管做好日常行政工作。
2) 负责编制年度及月度工作计划,并按计划实施。
3) 负责编制《工程材料采购计划》。
4) 负责对供应商进行初步调查,制定《供货服务商信息表》。
5) 控制报表及采购实施,并对采购的材料服务质量进行验证,形成书面材料供
主管领导审核。
6) 负责组织并参加对供货商进行定期评价和考察。
7) 协助参与与相应供货服务商的竞价性谈判。
8) 负责监督供货服务商合同执行程度,协同处理合同执行事宜,形成书面材料
上报。
9) 确认材料付款申请书并上报审核、审批。
10) 负责信息库管理工组并定期更新材料追溯性记录。
11) 负责对新材料、新设备进行市场调查。
12) 协助进行材料出、入库工作的开展。
13) 协助进行全库盘点,依照公司有关规定处理不合格品。
3、材料设备采购实行公司直接采购(甲供)与我司定价、定规格而承建商自行采购(甲定乙供)相结合的方式。具体管理办法如下:
1) 依照与承建方签订的《建工合同》,合同条款中明确规定由承建方自行采购,
我司定价、定规格的物资,招标采购部负责承建方自动材料的供方指定、价格认可和资金控制。
2) 依照与承建方签订的《建工合同》,除合同条款中明确规定由承建方自行采
购的物资,原则上由招标采购部统一进行采购。其中含大型设备(电梯、给排水设备材料、电控设备、智能系统等)和其他材料(卫生洁具、入户门窗、电线电缆、装饰材料等)。
4、甲供物资明细:
在与承建商签订的《建工合同》中明确规定甲供和甲定乙供物资范围。没有明确规定甲供的材料,招标采购部依据实际情况提出意见报主管领导审批,决定是否甲供,并提前通
知项目部、监理方和承建商。
三、采购计划:
1、招标采购部应根据项目总体规划和工程建设进度计划,会同相关部门编制采购供应计划。
1) 工程开工前5天,由招标预算组人员提出工程材料清单,送交招标采购部。
2) 施工单位在图纸会审后一周内,提出本单位承建工程所需材料的整体计划,
经监理方和项目部主管人员审核后,报招标采购部。
3) 招标采购部对施工单位提交的整体计划,依照预算人员提供的材料清单进行
审核后,并汇总编制材料采购计划,提交主管领导审批。
2、施工单位根据工程进度提报季、月物资需求计划,计划包括:采购物资名称、品种规格(型号)、需用数量、用途和要求进场的时间等内容,特殊材料要附上图纸或样品及质量要求文件。计划以各承建方为单位,并分项目或栋号。所提交计划须经项目部及监理方主管审定签字。
3、招标采购部根据各施工单位提交的季、月度物资采购计划,结合公司的开发、经营计划,汇总编制公司季、月度的工程物资采购计划及资金需求计划,报公司相关部门审定,列入预算。
4、由于公司开发项目计划的调整或设计变更的原因,需调
整物资采购计划时,由规划设计组提出意见,公司领导审批同意,交招标采购部会同相关部门一并进行调整。
四、物资采购
1、依照招标采购部编制的《供货服务商登记表》、《供货服务商询价明细表》,查询《供货服务商信息库》遴选合格供货服务商进行前期市场调。
2、招标采购部依照《供货服务商信息库》选择规模大、信誉好的合格供货服务商提供的质量、档次适宜,花色品种齐全的样品物资建立样品库,以备选用。
3、在参考《采购物资计划》和《供货服务信息库》基础上,依照“适时、适价、适质、适地、适量”的原则,结合相关市场调查,遴选出合同供货服务商并形成能够书面材料上报主管领导审核。
4、采购物资时,符合招标条件的,按公司相关招标管理制度进行。
5、不符合招标条件的物资可采取询价采购和直接市场采购:
1) 询价采购:
a) 招标采购部经理指定询价人、询价采购的物资规格、数量。
b) 询价人向从《供货服务商信息库》内遴选出的三家以上合格供货服务商
询价,并要求供货服务商以书面形式并盖公章确认最终报
价。
c) 确定符合采购要求且报价合理的供货服务商,形成书面材料报主管领导
审批,形成记录,进入采购实施阶段。
2) 直接市场采购
零星物资经批准后,可遵循“适时、适价、适质、适地、适量”的原则,直接市场采购或要求供货服务商送货。
6、依照公司招投标程序确定入围供货服务商后,由招标采购部组织对入围供货商进行考察、评审。其中评审分为如后相关方面:公司基本资质;公司生产能力;运输能力;储货能力;产品服务质量;维保服务能力;投标文件中明确优惠比例的可实现能力;本土市场占有率:业绩实地考核;市场美誉度。
7、物资采购合同或订单的编制按公司相关合同管理制度执行,并应包括以下适宜的采购信息:
1) 产品质量要求、严守要求,可引用标准或提供规范图样等;
2) 价格、数量、交付方式等;
3) 可对供方产品、程序、过程、设备和人员资格提出批准和资格鉴定的要求;
4) 可对供方质量管理体系提出要求。
8、由承建方采购的甲定乙供物资在物资采购合同或订单签