12第十二章 商务旅行

五、旅行计划


（一）旅行计划的内容 （二）旅行计划的方式
（一）旅行计划的内容




旅行的日期和时间 旅行方式（如飞机、火车、轮船、长途 汽车等） 旅行的目的（如商务谈判、签约、考察 、会议、培训、演讲等） 住宿安排；有用的电话号码
（二）旅行计划的方式


1.放在口袋中或公文包中的小卡片 2.商务会议、商务旅行、商务活动表
第四节 商务旅行信息和APEC商务旅行卡


一、商务旅行信息 二、APEC商务旅行卡
一、商务旅行信息
三、预订


（一）订房之前需要确保了解的信息 （二）预订和确认安排
（一）订房之前需要确保了解的信息




1.公司关于住宿的规定； 2.预算或费用限制； 3.旅行人员的个人喜好，例如吸烟或不 吸烟，是否要求能熨平裤子，餐饮要求 ； 4.旅行人员的确切目的地，能预订方便 的旅馆。
（二）预订和确认安排
1.放在口袋中或公文包中的小卡片

表12—1简要旅行计划
旅行计划：米舒林 日期：1 月 22，星期一 会见新加坡 JKL 工程公司 08：00 坐出租车从家到吉隆坡机场 08：30 机场候机：已订购新加坡航空公司 623 航班，从吉隆坡到新加坡 09：15 一 10：30 飞往新加坡 11：00 JKL 工程公司在机场备车接 12：00 一 16：00 与 JKL 工程公司的采购部门会见并进午餐 16：00 JKL 工程公司派车送返回新加坡机场 17：00 机场候机：已订新加坡航空公司 821 航班，从新加坡到吉隆坡 18：00 一 19：15 在飞往吉隆坡的飞机上 19：30 坐当地出租车回家 新加坡 JKL 工程公司的电话：836317452
三、旅行前的准备





查找交通工具时刻表 了解目的地环境、天气、文化风俗 问清楚地址，准备一份地图 国外时差问题，安排翻译 列出应该携带的物品：生活用品、银行
卡、手机充电器、适量的现金

禁止携带的物品
四、为领导人安排旅行



（一）国内旅行 （二）国外旅行 （三）陪同旅行
1.出行前 2.出行中 3.出行后
（三）陪同出行



1.登机前，为领导人办理机场建设费等相关费用的购买、机票换 票、行李托运及各种登机手续；并再次确认接车人； 2.到达后，办理宾馆入住手续，了解领导人房间号码及电话号码 ，并将助手房号电话及时告知领导人； 3.每日及时核对本日及第二天的日程安排； 4.提前设置清晨叫醒，并安排早餐； 5.根据当天的日程安排落实车辆； 6.及时提醒并事先落实各项安排； 7.携带领导人名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采 访提纲）； 8.注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者 ）； 9.着装要求：穿职业装或西装；注意言谈举止； 10.出差返回后将领导人与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及 时办理费用报销，做好资料整理。
【本节任务训练】




要求：根据下述计划查询出行所需信息。 一、出差工作计划 出行时间：11月15日起到11月30日止。计划为期15天。 出发城市：沈阳 出行城市：南京、无锡、徐州、常州、苏州、南通、连云港、淮安、盐城、扬州 、镇江。 二、主要目的 （一）传达米尼公司企业文化，销售理念。协助指导经销商当地品牌推广事宜。 （二）基本市场调查。 1. 产品市场定位，品牌认知度，客户评价； 2. 区域销售情况，地市分销商信息； 3. 了解竞争对手品牌销售情况，市场占有率； 4. 认真听取客户反馈，记录汇报市场最新信息。 （三）拜访当地客户，培养感情，了解经销商公司现状，加强品牌市场操控力。 （四）倾听客户意见、建议，帮助经销商解决销售中常见问题。 （五）空白区域市场开发，提升区域品牌销售业绩。
【职场忠告】


行政人员安排好领导的差旅，是工作的 一个重要部分。安排过程中，一定要细 心谨慎。 上述案例，只是看错一次车，但却给领 导增加了不少麻烦，若领导身体不好就 更麻烦了。服务中出事，往往都在小事 上，又多在高兴和轻易之中。所以，时 时要小心，小事也不可马虎。
主要内容



第十二章 商务旅行
第二节 交通方式的选择



一、交通方式 二、选择旅行方式的原则 三、选择旅行方式的程序 四、商务旅行的交通工具
一、交通方式



公路 铁路 乘船 飞机
二、选择旅行方式的原则
1.安全原则 2.通畅便捷原则 3.节俭原则 4.符合单位规定的原则 5.符合旅行者要求的原则。


（一）国内旅行
（二）国外旅行






1.根据公司最新业务情况准备报告（中/英文），与对 方确认演示设备，必要时准备PowerPoint演示文稿、U 盘、彩色打印胶片和打印稿； 2.机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司 和服务，长途飞行选择好的机型； 3.注意准备好各种证件及邀请函，并提醒领导人携带 ； 4.根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物； 5.准备当地的地图及国家风情资料； 6.确认对方还是我方提供翻译服务； 7.回国后向接待方致谢。
第一节 旅行安排 第二节 交通方式的选择 第三节 住宿安排 第四节 费用的支付管理
第一节 旅行安排



一、商务旅行 二、旅行计划 三、旅行前的准备 四、为领导人安排商务旅行 五、旅行计划
一、商务旅行

谈判 会议 展览 会展 科技文化交流活动 商务考察 奖励旅游 培训 研修 差旅住宿、餐饮、宴会、交通、游览、休闲、 体育赛事、文化、通讯
1.开始查询阶段。 2.网络或电话预订。 3.预订的确认。 4.预订注意事项。

四、入住酒店



（一）室内 （二）防火紧急出口 （三）出入 （四）卫生 （五）叫醒服务 （六）退房
ห้องสมุดไป่ตู้ 【本节任务训练】

从北京、天津、上海、重庆、昆明、杭 州、沈阳、长春、哈尔滨等较大的城市 中任选一个，调查这个城市的酒店情况 ，写一个分析报告。
2.商务会议、商务旅行、商务活动表

表12-2详细旅程表
香港医院外科咨询师王明英博士日程安排 参加国际外科协会年会（如果需要旅行信息以及年会的详细资料请参阅会议文件） 日期：8 月 4 日――8 月 11 日 8月4日 20：30 从家里乘出租车到香港国际机场：已经预订了香港国际机场的出租车。登机前换英国航空公 司 HK6732 航班的登机牌，起点是香港，终点是伦敦。 22：OO 飞机起飞。 8月5日 07：30 飞机到达伦敦。 09：30 乘英国航空公司 342 航班从伦敦飞抵爱丁堡。 10：30 飞机到达爱丁堡。 11：00 乘出租车到达爱丁堡王子街的王子饭店。 （王子饭店已预定好出租车，11 点钟准时在候 机楼三号出口等候。出租车费由饭店支付。 ） 12：30 在王子饭店入住已经预订了的双人间（无烟房间，包括提供早餐） ，电话：44109356744 登记后吃午餐，休息。 19：30 与爱丁堡总医院的高级外科医生 Mr John Sinclair 见面并共进晚餐。在饭店的休息厅 与 Mr John Sinclair 会谈。 （Mr John Sinclair 家里电话：＋44 109358321） 8 月 6 日——8 月 10 日参加大会。 （信息见大会文件夹） 8月9日 14：00 向大会秘书提交论文摘要和论文。论文摘要和论文已经放在了旅行袋中。 8 月 11 日 09：30 乘出租车从饭店到爱丁堡机场。 11：00——12：15 分乘英国航空公司 HR428 航班到伦敦。 14：00 乘英国航空公司 KH8724 航班离开伦敦。 8 月 12 日 07：00 航班到达香港机场。 07：30 乘香港国际机场的出租车回家。

第三节 住宿安排



一、住宿选择 二、酒店 三、预订 四、入住酒店
一、住宿选择



（一）国内或国际连锁酒店 （二）本地酒店 （三）汽车旅馆
二、酒店



酒店一般分为商务型、度假型、长住型 、会议型、观光型、经济型、连锁和公 寓式酒店。 根据酒店同功能、设施、服务的不同级 别划分为一星、二星、三星、四星、五 星级酒店。 房间的基本设施 高级酒店
火车
船
飞机
1.费用：费用昂贵的旅行方式； 2.不直接：飞机场的特殊性，导致通常需要结 合其它旅行方法到达目的地； 3.行李限制：必须为超标准的行李交付额外费 用。
【本节任务训练】

根据表12-4的行程工作时间表，为调研 人员查询所需交通工具提供参考信息。
表12-4 行程工作时间表
时间 11 月 15 日 11 月 17 日 11 月 18 日 11 月 19 日 11 月 20 日 11 月 21 日 11 月 22 日 11 月 23 日 11 月 25 日 11 月 26 日 11 月 27 日 11 月 28 日 11 月 30 日 地点 南京 无锡 徐州 常州 苏州 南通 连云港 淮安 盐城 扬州 镇江 泰州 宿迁 拜访客户与工作安排 华海电脑城、雄狮电脑城、百脑汇、珠江路电子街、玄武电 子城、数码港、三胞大卖场、南方电子市场。 梦之岛数码港、百脑汇、金置广场、颐高、宏图三包。 海云电脑大世界、宏图三包。 莱蒙电脑城、常州电脑城、百脑汇。 友通数码港、领华数码城、新赛格、宏图三包。 八仙城、宝隆、新世纪数码港。 高翔数码、宏图三胞、数字旗美、国安、旗连电脑城。 水门桥、财富广场电脑城。 迎宾路电脑街、宏图三包。 江隆电脑城、银河电脑城、超创电脑城。 华海电脑城。 月城数码、太平洋电脑城。 宏图三包、好景电脑城。
二、旅行机构


（一）企业内部旅行机构 1.个人。由专门负责旅行的行政人员做 出全部旅行安排。 2.旅行部门。 （二）企业外部旅行机构
1.行政人员与旅行社联系告知必要的旅行细节 ，由旅行社预订所有机票等。 2.行政人员需要监督和检查所有必要安排，并 提供信息给旅行人员。 3.外部旅行机构包括旅行社、旅行公司、航空 公司等。
第十二章 商务旅行
学习目标 重点难点 职场经验 职场忠告 主要内容 实践课堂
【学习目标】



一、知识 （一）掌握旅行安排的方法、熟悉交通 方式 （二）了解如何管理旅行的信息 二、技能 安排旅行和住宿

安排旅行和住宿
【职场经验】


案例分析 不谨慎，错误的判断导致了： 自己的麻烦：买票错，没速度，无法补票 上级的麻烦：错过会议晚饭沟通时间 给会务的麻烦：接站车在等，餐厅重新热饭。

三、选择旅行方式的程序


1.制定选择旅行方式对比方案 2.进行方案对比 3.与旅行者、同事、相关者协商和征求 意见，提出最优旅行方式和选择理由说 明。 4.报请领导批准
四、商务旅行的交通工具



（一）公路 （二）铁路 （三）水路 （四）航空
不同旅行方式的优缺点

表12-3
类型 汽车 优点 1.灵活：没有限定的时刻表； 2.直接：旅行能直接抵达目的地； 3.易得：大多数人拥有自己的汽车或会开 车； 4.费用：当提供汽车后，费用较低。 1.费用低：对于一个人旅行，火车旅行比 汽车旅行便宜； 2.无压力：旅行者能休息； 3.有效时间：乘车时间能有效地利用于其 他工作，如：阅读或记笔记； 4.节约：没有寻找车位停车的问题。 1.能运输汽车：适用于长时间旅行，并携 汽车、行李、样品； 2.有定期渡轮； 3.可选择船种：气垫船、水翼船、渡船。 1.速度：最快的旅行方式； 2.轻松：压力非常小，提供餐饮； 3.距离：常常是唯一有效率的长途旅行方 法； 4.普及：目的地范围广泛。 缺点 1.停车：停车有困难、停车费较昂贵； 2.有压力：因为旅行人长途驾驶到达会议目的 地时，会感到疲劳和压力； 3.无效时间：开车前往目的地同时，不能利用 这些时间进行其他工作。 1.不灵活：要按固定的时间表和路线； 2．买票难：热线或旺季时的火车票比较难买或 加价； 3.不直达：交通不便的野外和乡村，比较困难 不能直接抵达目的地，下了火车后，要利用其 它交通工具到目的地。 1.速度慢：乘船旅行经常是缓慢的； 2.不习惯：在商务旅行中不太受欢迎。