秘书如何与领导进行有效的沟通

摘 要
随着整个社会的不断向前发展，秘书这一职业队伍日益壮大，成为各行各业不可或缺的重要成员。对于秘书而言，沟通能力已成为新时期秘书开展工作过程中一项重要能力之一。世界上很多著名的大公司在招聘文秘人员时，都把沟通技能当成一个招聘的重要准则，在公司新人培训中也会专门对沟通技巧进行学习。在所有的素质和技能中，沟通技能显得格外突出。在美国许多研究表明，合格人才的最主要特点之一是具有较强的沟通能力。要想成为新时期一名合格的办公室秘书，在工作中只有较强的专业技能，却不善于表达和沟通，或者沟而不通，将使领导无法及时获取最正确、最真实的信息，那绝不能起到辅助领导决策，协调上下的作用。因此，对秘书人员而言，具有沟通能力已不仅是一种职业技能， 更是一种生存方式。
由于秘书工作主要围绕领导工作展开，是领导工作的智囊和助手，故此秘书与领导间的密切配合和有效沟通，就成为关系工作成败的重要因素。但是，在实际工作中，由于秘书或领导者的原因而导致的沟通不畅现象时有发生。那么如何加强秘书与领导者的有效沟通，从而使工作得以顺利开展，提高工作效率，就成为本论文研究的重要课题。

关键词：沟通；领导；秘书
绪 论
本论文叙述领导与秘书之间有效沟通的重要意义，其优点在于提高日常工作效率，便于收集各方面资料，形成准确的认识，融洽秘书与领导相互之间的关系，针对秘书与领导日常工作时呈现的一些典型的沟通障碍案例，思考出详细的分析解决途径，为毕业后踏上秘书岗位时能够做到与领导有效良好的进行沟通，成为领导的得力助手打下基础。
从古至今，已有很多学者撰写的各类书籍、期刊和文献中都提出了自己的独特见解，许多前辈对秘书需了解的沟通能力、技巧等相关方面做过一些研究。这些精辟的观点、见解为我这次毕业论学的撰写提供了很大的帮助，从中受到很大的启发，对于秘书日常的工作这些材料是很好的学习资料。
本论文我将从秘书与领导的关系视角来谈与领导沟通的重要性，从而进行分析找出沟通障碍的原因，找出如何克服与领导发生障碍的方法，最后进行一个升华研究如何提升秘书与领导之间沟通艺术的方法。
与领导有效沟通的重要意义
领导跟秘书的沟通十分重要。有道是：秘书是领导的影子。秘书跟领导每天都要打交道，形影相随。秘书的言论、建议对领导的决策某一件事情起着促进性的作用而领导的思想、情感常融于秘书的笔端。沟通是一门艺术。秘书既需遵照沟通原则，也需要提升自己沟通方法与技巧，

原则与方法都应学扎实，灵活运用一些技巧，就能顺利的进行沟通。
（一）提高工作效率，顺利开展工作
秘书在工作中充当着参谋和助手的作用，为领导服务是秘书人员的基本责任，秘书与领导的工作中的接触是必不可少的，这对秘书工作有着非常重要的意义，沟通是进行工作的条件，在日常工作中，秘书部门在领导与其他各部门中充当着中介机构的角色，秘书必须把领导的说话精神无误的传达下去，沟通是为了进行上传下达，这些都可以体现了秘书与领导沟通的重要性。事实上，秘书的其他许多交往活动都是在与领导良好的沟通基础上进行的，这种沟通与协调的能力也直接对秘书工作技能和发挥有影响，因此，秘书人员学会与领导进行有效的沟通是提高工作效率的前提条件。
秘书人员在辅助领导进行协调工作的过程中，既要充分利用自身的枢纽地位充分发挥中介作用，又要明确自身协调工作的重点所在。事实上，由于秘书地位的特殊，以及责任的局限性，她不必也不可能包揽全部协调工作，不必也不可能充当“和事佬” 去解决一切方面的矛盾。
（二）收集各方面的信息情况，形成准确的认识评价
沟通是把万能的钥匙，中国有句古话：百闻不如一面，百见不如一干。真正的了解是从沟通开始的，与形形色色的人相处都是如此，在工作中，秘书与领导进行沟通要秉着积极向上乐观的心态进行，这样才会使彼此之间形成客观公正的认识和评价，秘书与领导之间才能进行更好的处理工作事务，有效的沟通为秘书人员的工作起到了桥梁的作用。
（三）有利于促进领导与秘书的关系
秘书与领导之间的关系在工作中存在着上下级之间的关系，但平常除了工作角色之间的关系还必然包含着种种私人之间的关系。绝大多数人觉得除了在工作中与领导有接触以外，非工作时间完全没有再花费时间和精力与领导建立个人的感情的必要性，甚至许多人错误的觉得与领导建立个人关系有拍马屁的嫌疑，其实这种观点我持反对意见，在我看来秘书与领导关系的一个组成部分就是秘书与领导之间的个人情感，这一点对角色间关系起着润滑和调节的作用。当然这种关系应该是健康的，是以工作为出发点，而不能存在任何的私心杂念。
二、秘书日常工作中存在的一些沟通问题
秘书是领导工作的智囊和助手，其工作主要是围绕领导工作安排和展开，日常工作成败的主要因素很大程度取决于秘书与领导间的密切配合和有效沟通。但是在实际的日常工作中，由于秘书沟通存在问题而导致工作完成不顺利不完美的现象时有发生。
（一）缺

乏沟通意识，未认清自己的位置
人与人之间相处缺乏沟通久而久之关系会变淡会有隔阂，秘书与领导之间更是如此。要想工作顺利有效的进行，缺乏沟通是不行的，这种情形会让彼此处于一种尴尬被动的状态，若秘书与领导交流甚少，工作氛围不和谐，缺乏交流或者缺乏默契那么工作成效可想而知会很低，缺乏沟通成为领导与秘书工作中最忌讳的一点，所以良好的沟通是顺利开展工作的先决条件。秘书要有主动沟通的意识，领导由于工作繁忙这一点时常会忽略。
某部门李经理，写信把另外一部门的属下严厉的批评了一顿，不分青红皂白批评他办事不力，结果过了几天之后，真相露出水面，是李经理冤枉了那位属下，李经理后悔万分，决定亲自打电话向那位下属赔礼道歉，这时一旁的秘书小王得意的说：不用了，因为我知道你会后悔的，你那封信我根本没有发出去，所以我就把信压下了。”王处长听了后又怀疑地问她：“压了整整三个星期?”王秘书说：“是的。”
“那么最近发到欧洲那几封信也压下了吗?”王秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。”结果没想到李经理大怒：“这事是你作主还是我作主?！”王秘书说：“我做错了吗?”李经理说：“是的。”就这样王秘书被李经理口头禁告了一次，并没有像公司公开。秘书小王非常生气，觉得自己受到了很大的委屈，不开心。不久单位上上下下都知道了这件事情。结果，没有多久王秘书就被调走了。
从这个事例中可以看出王秘书的行为存在一些问题，首先她不应该擅自做主扣下领导安排发出去的信件，而不与领导进行交流。这是典型缺乏沟通意识的表现，其次自以为是秘书小王犯的另一个毛病，觉得领导会有后悔自己犯的错误，而自己帮领导避免了一个错误就沾沾自喜，想着邀功。这是未认清自己的身份地位。最后逢人便讲，不顾及领导的颜面，把小事弄得大家皆知这样有损领导威望。在工作中，我们要树立沟通意识，学会进谏。秘书人员作为领导的助手，工作中要做到大大小小的事情都要与领导保持良好的沟通交流。
缺乏领悟能力，未培养好默契
工作中秘书与领导如果在措辞上存在错误是非常影响工作效果的，如果在与领导商量探讨某件事时，因为未能很完整的理解领导说话的目的与方向，那么接下来的工作你将达不到预期的效果和目标，甚至完全有可能是在做无用功。在工作中，如果领导向下级做指示时语言清晰明了，目标明确，那么秘书在完成工作时候就比较得心应手，现在企事业单位任务比较重，领导比较繁忙，对秘书的交代少之又少，小事情甚至让

秘书自己处理，对于刚出学校即将踏上社会的文秘专业学生来说，增加了工作的难度和完成的效率。
曾经看见过这样一个案例，在一次业务总结大会上，某领导上台发言，他说：“今年本公司比去年有所增加，经统计目前已经增加到48个”。领导话还没说完，秘书小夏就兴冲冲的跑到台上，大声的吼道：“讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。”结果全场一片嘘声，领导被急的面红耳赤不知道说什么了，感觉下不来台。
好的默契是成功的垫脚石。在工作中通过点点滴滴的事情来培养与领导之间的默契度。领导发生错误时，秘书出于为领导考虑这是份内的事，但是提醒要看场合要见机行事，不能不分场合做一些让领导丢脸面的事情。这关乎于一个秘书的职业修养问题。
缺乏明确目的，未搞明白内容
许多秘书人员与领导沟通失败的原因在于：说话抓不住重点，逻辑思维差。关键的话语没有表达出来，啰啰嗦嗦的说说一大堆。沟通我们首先要明确目标，有目的性的去实施。目标的缺失会导致双方沟通的严重障碍， 既浪费了领导的精力和时间，又给领导留下急急躁躁、说话逻辑性不强、语言表达能力差等方面的不足。失败的沟通直接影响到工作的发展和实施。
缺乏事实依据，未弄清楚事实
在汇报工作的过程中，秘书人员要提早做好准备，通过资料的收集，信息的查阅或者是市场的调研等途径进行资料的整理。要做到全面、客观、公正，倘若秘书工作者没有事前做好全面的搜集工作，只是仅仅局限于表达下自己的见解和观点，没有调查分析，那么这种结果领导会半信半疑，这也是工作中的一种失误，还会给领导留下不好的印象，让人觉得这个秘书心思不细腻，做事缺乏事实依据，不踏实可靠。这种情况不利于秘书与领导之间沟通与交流。
美国广告大王布鲁贝克年轻时，他的领导问他：“印刷厂把纸送来了没有？”他回答：“送过来了，共有五千令。”经理问：“你数了吗？”他说：“没有，是看到货单上是这样写的。”经理冷冷地说：“你不能继续在这里上班了，本公司不要一个连自己也不能替自己作证明的员工。”
经过这次事件之后，布鲁贝克意识到了自己说话做事存在问题，并且更加认识到只有根据事实依据来说话办事情，才能获得领导更多的信任和机会，从而使更多人相信自己，工作上有更多的动力和发展的空间。
与领导沟通障碍的原因分析
对秘书而言，沟通已不止是一种职业技能， 更是一种生存方式。[ 郝懿的《试谈秘书与领导沟通的艺术》]作为在领导身边的助手帮助领导办文、处理日常事务，建议决

策的办公室秘书职员其沟通能力的强弱对处好与领导的关系，构建和谐主辅关系尤为重要。良好的人际关系是做好工作的前提。日常工作中秘书与领导沟通发生障碍可能存在以下原因：
（一）缺乏信任的基础
有效沟通的基础是信任，如果秘书与领导之间没有信任感，就算是沟通也是无效的，只有双方坦诚、信任工作才能得以实施，领导要是不信任下属，安排工作时可能说话含含糊糊，秘书人员就不能确切的去知晓领导的目的与意图，工作就可能出现一定的错误与偏差。反之秘书人员不相信自己的领导，那么就不能全心全意的去为领导进行工作上的服务，工作上会出现一些怠慢。
（二）沟通的心态不对
沟通应该是双向的。一方面，一些领导者沟通心态不能做到平易近人、相互尊重。不愿意听取各阶层的意见，不吸取精华，总感觉自己是领导，随着时间的变化，公司中的“诸葛亮”们也都不敢进言了，真正有价值的建议都没埋没了。另一方面，有些秘书及其他工作者主人翁意识极其淡化，总是感觉自己只要做好份内的事情，其他事情与自己无关，在工作中也不与他人沟通交流，一副事不关己的状态。
(三）缺乏团队精神与文化
当今社会是知识经济时代，传统的“命令——执行”、“唯上是从”的旧模式已经被淘汰了，这种落后的模式不适合时代发展的要求及需要了。领导和秘书在公司中都属于整体的一员，在工作中更要增加团队合作精神的建设，取而代之的应该是平等互惠、有效沟通、与时俱进的新型的团队精神与文化。
（四）沟通技巧误区
为其领导者出谋划策、安排行程和协助管理公司事项是秘书主要的工作。秘书工作者与领导者沟通的和谐程度和有效程度，在这些综合性公务辅助和服务过程当中起着关键作用，这不仅对领导工作的效率有影响，而且也决定着秘书工作的完成价值和实施的效率。秘书工作者与领导者在工作目标上保持一致性，在工作上彼此帮助，合作互赢，沟通，不仅提高了本身工作的效率，而且对于整个工作团队的工作效率，也起着至关重要的作用。
沟通是打点工作的第一步，也是提高工作效率，实现共同目标，满足各种方面的重要工具。我们所做的每一件事情都是在沟通。在沟通技巧中存在的误区有
1.词能达意
认为词语“包括”固定意思的思想是不对的。词语的意义是人赋予的，而非本身固有的。触发了意义和感官联系去想一个词语，如果有具体的意义。而一个固定不变的意义是不存在的。
一个词语和它的含义可能是两回事。当有人说到“猫”这个词，大脑中就会出现一只猫的形象，你仿佛