银行会计档案管理办法

XX银行会计档案管理办法

第一条为加强XX银行会计档案管理，保障会计档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》,结合XX银行实际,制定本办法。

第二条会计档案是指我行在业务活动中形成的，记录和反映各项经济业务活动的重要史料和证据。计算机打印输出和手工核算形成的会计数据信息、凭证、账表文件均为有效文件，应作为会计档案妥善保管。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及相关附件、交易流水、自动转账传票清单、其他会计凭证等。

（二）会计账簿类：总账、明细账（分户账）、日记表、余额表、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行对账单及对账回执，企业结算账户管理档案、开户单位预留印鉴卡、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

有权机关的查询书、冻结扣划通知书、裁定书、判决书、调解书，公证机关的公证书、委托书、查询冻结扣划登记簿以及挂失申请书（第一联）、挂失登记簿等。

第三条会计档案管理职责

XX银行会计档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。在总行的统一领导下，各行负责建立本行所管理和经办的会计档案；总行运营管理部门负责对所辖分支行会计档案工作进行指导、监督和检查。各分行的运营管理部或运营管理主管部门

负责对各所辖经营单位（包括各支行、小企业信贷部、资产经营管理中心以及结算中心、会计核算中心、事后监督中心等二级机构，下同）的会计档案管理制度的制定和会计档案的管理。

会计档案的管理工作包括整理立卷、保管、移交归档、调阅、销毁等。

XX银行各分行必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条会计档案保管介质

会计档案可采用纸、磁（光）盘等方便实用、易于保管的介质保存。已经使用非纸介质存储保管的会计档案数据，按照我行电子介质存储保管方式存储会计档案信息，不再保存纸质会计档案。但原始凭证、票据、合同等具有法律效力及属于永久保管的资料，必须保存纸质档案。

第五条会计档案归档范围和保管期限

凡是本行管理和直接经办的会计凭证、账簿和报表编制业务所形成的业务资料，均属于会计档案归档范围。会计档案分为“会计凭证、会计账簿、财务报告、其他”共四个类别。

会计档案的保管期限，分为永久、定期两种。定期保管期限又分成3年、5年、1 5年等三类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

会计档案具体保管期限见附件１《会计档案保管期限》

第六条会计档案的归档整理

各分行每年形成的会计档案，其中分行各经营单位业务发生所形成的会计凭证，应由分行事后监督审核后集中整理装订。

分行各经营单位账簿所形成的会计账簿、报表、其他类会计

档案资料，根据会计档案资料的存储介质的特点，由各经营单位按照归档要求，对纸质会计档案资料负责整理立卷，装订成册，对综合业务系统档案资料，定期导出，交由信息技术部门刻制光盘,装订成册或导出存盘后，统一编制会计档案保管清册。

(一)分行设立会计档案凭证库房的，分行当年形成的纸质会计档案－会计凭证，在会计年度终了后可由分行运营管理部门设立的临时会计档案存放库房保管一年。期满之后，由分行运营管理部编制移交清册将会计档案移交于会计档案凭证库房统一保管。

(二)分行不具备条件未设立会计档案凭证库房的，当年会计档案应当在运营管理部门内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。历史会计档案保管可由总行授权分行向具有代理经营银行业务会计档案保管业务资格的外包公司签订代保管协议，按照《银行会计档案管理办法》的管理规定，对分行历史会计档案代理管理。

(三)分行会计档案的收集、整理和立卷归档工作，应指定专职人员负责。

第七条会计档案的编列

运营管理部门对经营单位移交的会计档案，按各所辖分支行、内容和形成时间分类索引，以便查阅。采用非纸介质存储的会计档案，应能满足阅读及打印要求。

纸质会计档案采用“类别－年度－支行”分类法，即按照会计档案类别、所辖分支行、会计年度的顺序进行分类排列。

非纸质会计档案采用“永久、定期--会计档案类别--会计档案日期--机构名称--件号”分类。

第八条“综合业务系统”会计档案的保管方式见附件２

（一）分行日常形成的纸质凭证类档案，应由后督中心指定

柜员定期将装订，将会计凭证档案交与本行临时会计档案存放的库房保管。

（二）分行其它类纸质会计档案需各所辖支行保管的，在保管期间，按照档案管理要求立卷成册，按期（月、季、年）装订。保证会计档案的齐全、完整，要依据我行会计档案存放地点的保管时限和会计档案的保管期限的管理要求，定期分行集中保管的会计档案资料要与分行设置的会计档案存放库房保管。

（三）分行各经营单位日常形成的以转换电子信息存储的会计档案，电子信息的转换存储由原单位负责完成，分行会计档案及所辖支行档案资料的以光盘电子介质的存储、刻录、复制，定期由信息技术部业务人员负责完成，信息技术人员应对存储数据的完整性进行检查，按照档案机构、部门、性质、内容、保存年限等进行合理分类刻盘，备份双份并异地存放保管。

第九条会计档案的移交

（一）各类会计档案在本单位保管期满一年后，由各所辖分支行的当年会计档案的专管人员于次年三月底之前向接收历史会计档案存放库房管理人员移交。属分行级永久保管的会计档案由分行各经营单位于次年三季度移交分行历史会计档案存放库房管理人员移交。交接会计档案的各经营单位应编制移交清册，办理交接手续，由双方负责人监交并签章确认。

在保管期限内特殊档案原件由所辖支行保管，保管期满移交分行运营管理部保管，支行可根据需要留存复印件，也可仅留存登记簿，在需要时到分行查询原件。

（1）冻结、扣划通知书应与“冻结、扣划登记簿”登记的编号一致。

（2）挂失申请单应与“挂失登记簿”登记的编号一致。