示范区住房和城乡建设局档案管理制度

示范区住房和城乡建设局档案管理制度

档案保密制度

一、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守党和国家各项保密制度。

二、凡涉及不宜公开的政治机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经本局主管领导批准。

三、凡未经公布的统计数字，不宜公开的方针政策规定、个人隐私等档案，应做内部管理，不得擅自扩散。

四、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露党和国家秘密。

五、销毁超过保管期限的档案，应进行鉴定登记造册，经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。

档案工作人员岗位职责

一、热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。

二、负责对局文书资料和业务单位形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

三、集中统一管理本局各种门类载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务。

四、在统一领导、分级管理的原则下，负责对局和业务单位的档案工作进行监督、指导和检查。

五、积极主动地向上级专业主管部门和档案行政管理汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。

六、办理领导交办的其他档案业务工作。

档案室管理制度

一、为了维护档室的完整与安全，档案室实行专人管理、专房专用，不得在室内办公和堆放杂物。

二、档案室应做好经常性技术管理，严禁在库房内吸烟、生火，严禁将杂物及食品带进室内，室内周围不准堆放易燃易爆物品。

三、定期检查、核对和清理档案资料，发现生虫、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况，及时汇报并采取果断措施防治和补救，建立检查记录簿，做好有关情况记载。

四、接收、移交、借阅和销毁档案资料，要严格执行审批制度，履行登记、交接手续。

五、经常保持库房内外整齐清洁。下班时，要注意锁门、关窗、关灯。机械设备不用电时，要及时关闭电源开关。

档案资料查阅利用制度

一、档案室档案、资料主要供本局领导和工作人员使用，外部人员需要查阅，须凭有，并经本单位同意后，方可查阅。

二、查阅档案、资料须事先填写《档案查阅登记表》，未履行登记手续的，档案室不予提供档案、资料。

三、档案、资料一般不借出档案室，特殊情况需要借出时，须并办理借出手续，限期归还。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。

四、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。

五、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

立卷归档制度

一、本局各类档案资料，均由本局和业务单位立卷归档后，移交档案室管理。

二、文书和业务档案于翌年六月底前立卷归档，科技档案在工作任务完成后整理移交.

三、立卷归档的文件材料种类、份数、页数应完整齐全，每份文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件不得分开，文电要合一整理。

六、各类档案在装订前，应去掉金属物，取齐下沿和左沿，大张、小页、破损文件应折叠裱糊，文书档案以件为单位采用专用装订卡钉左侧装订。案卷封面书写工整，编号排列规范有序。

七、文书档案归档文件目录永久、长期打印一式五份，短期打印二份，除一份装入档案合内，其余按保管期限，分别用归档文件目录夹装订成册；档案须有总目录、分目录。

八、总目录、分目录格式如附件一、二。

附件一

归档文件总目录

附件二

归档文件分目录