展会操作流程标准

展会操作标准流程

为了更好的举办我们的每一次展会，2011上海R+T各负责人针对预算、交

通食宿、物流、物资、动态展示，销售及人员分布、展台设计搭建7个方面做出

各部分突发状况的原因分析及解决方法，希望可为下一次的展会规避不必要的状

况，更加完美的做好下一次展会。

一．预算

项目解决办法

1.预算 1.申请预算要有余地；

2.将应急费用纳入预算；

3.没有纳入预算的费用可以先由个人先行垫付。

2.二级负责人 1.总费用负责人安排二级负责人，如食宿负责人、交通负责人等，由个人临

时支付的费用向二级负责人清算。只有二级负责人可以向总负责人领用预

算；

2.二级领导人可以保管一部分费用，做好使用明细，整理所有票据一次性向

总负责人清算。

3. 二级负责人每天精确计算用餐人数及住宿人数，合理规划食宿费用，杜

绝浪费。

4. 人员较多时可以分组安排，由组长领取适当费用统一行动，统一支出，

节约成本。

二．人员安排

1.开展前 1.部门协调：与相关部门确认好展会要参加的人员（销售部，技术部）。

2.人员统计：驻展人员（展会至始至终都在展位）和流动人员（随机参加），

安排好交通及酒店，哪些人乘什么交通工具去，酒店每个房间住那些人提

前安排好（驻展人员的房间固定住）

2.展会中 1.早晨会：统计好驻展人员+流动人员的数量以便为午餐的份数提供参考数

据，

2晚总结：统计好驻展人员+流动人员住宿的人数，安排好交通（乘坐出租

车或者公司的车辆）及食宿

3.展会结束撤展当天上午统计回撤人员总数，有多少人统一回撤，多少人自己安排回

程；离杭州空间距离远的城市，则要在展会开始前统计统一回撤人员人数，

提前订好火车票（机票）

三．交通及食宿

1.交通 1.以小组为单位，任命组长，并由组长安排好交通；

2.出行前组长提前了解并安排行程；

3.最好找到固定的车负责小组人员的出行；

2.午餐 1.各个交通组长确定各组人员，在统一呈报给负责人；

2.临时增加的人员与总负责人报道，午餐负责人再跟总负责人沟通；

3.住宿 1.房间数量

固定房间的数量容易确定下来，流动的部分就要有所预留，以免发生人多房间不够的情况；同时可以提前查好附近的稍微便宜的酒店，避免临时

订不到房间的情况；

2.房间房卡分配

固定房间的房卡应由固定房间中的一人进行保管，直到展会结束由负责人将房卡收回办理退房；流动房间房卡应由总负责人保管，根据当天需要

增加或减少的房间数量分发房卡，在每天部分房间退房之前收回放开办理

退房手续；当天展会结束后的总结会议上，总负责人安排并通知人员的房

间安排；

3.房间人员分配

固定人员固定房间，流动人员房间根据流动人数具体而定，避免因房间临时调整给同事造成的换房间搬行李，换房卡等一系列问题；流动人员房

间也应有层次的进行分配，及时跟进管理，确定人数；

4.负责住宿的人员与人员管理负责人积极沟通及配合，跟进确定人数；

四．物流

1.物资存放，发运 1.物资提前入库，由仓库划好专门的展会物资存放区域；

2.各部分负责人与总物资负责人沟通，整理物资清单，清单上标明箱号，及

每箱中物资的种类和数量。

3.物资发运人为相关业务员。

4.定做两个小型的木箱以存放阳蓬，卷帘等动态演示产品，以防发运途中及

回运途中损害。

5.发运物资时，备放一定数量的纸箱和泡沫纸以包装回运物品。

2.物资运回 1.物资打包后，尽量准备物资清单；标明箱数和种类数量。

2.物资总负责人需要与仓库人员及时沟通；

3.回运收货人为仓库，物资到达仓库后，相关人员凭领料单领取所需物品，

仓库做好登记。

五．静态展品及其他

1..静态展品准备1展示样品最好有多余，避免遗失；

2静态展示区的样品不要动，准备一份备用的样品，为顾客展示，可以在洽

谈桌上放上我们的发射器或其他，方便展示。

3展示的开合帘，同样需要轨道，下单时必定需要定轨道，长度及类型，同

样需要安装配件；

4要给RC101明盒下单，以便安装展示；

2.物资发运及接收 1.发货人与收货人一同查验发货，熟悉物资的安排；

2.收货人准备好物资清单，在卸货时列好清单并安排物资位置，如画册，文

具，样品分类分地方摆放；

3.补充物资准备清单，交由总负责人一份以及相关二级负责人一份；

3.物资看管与维护 1.安排总的物资负责人看管所有的物资，周期性清点物资，尽量使物资在应

该在的地方；

2.划分区域，安排区域的专门看管人员看护物资，前台负责人，吧台负责人，

样品负责人（电机与控制器分开），

3.确定不用的物资及时清理或退回；

4.在搭建和撤展时，安排固定的人员负责把握全局的物资，不做其他的事情，

只是负责看管与协调；同时确保物资不会被拿走；

4.工具及文具 1.用固定的箱子来装特定的工具或是文具（如：工具箱，文具箱等），并加

以区别，可以从大小，颜色或标识等各方面加以区别，醒目并简单易懂；

2.使用人员将用过的物资放在固定的箱子内，可以准备几个工具箱放在常用

的地方，用完后将工具放在工具箱内，确保工具总是在其中一个工具箱内；

5.水，食品 1.水果，饮料等物资尽量在展会当地购买，提前做好物资清单，安排人员在

展会地购买；

2.内部人员喝水尽量用水杯，写上各自的名字，避免浪费；

6玻璃制品及桌椅 1.杯子，盘子等易碎物品包好，在箱子上注明易碎轻放；

2.贵重物品尽量不要托运，包装好后，自己运送；

3.准备泡沫纸，用作桌椅，玻璃制品的的包装；

1.自己准备，建议现场地毯的清扫使用硬一点的扫帚；

6.扫帚，小吸尘器，

接线板

六．动态展示