办公室资料管理制度_办公室资料管理制度规范

办公室资料管理制度_办公室资料管理制度规范办公室资料管理制度篇1

一、目的：

为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

二、试用范围：

文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

三、标准：

制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

四、归档：

根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

五、制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由综办公室负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，综合办公室负责审核，审核无误后综合办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由综合办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需综合办公室主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、综合办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报综合办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

六、附则：

本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。

办公室资料管理制度篇2

第一条文件/档案，是传达贯彻上级指示、精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条文件/档案，实行统一管理;公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

第三条对文件/档案中涉及公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第四条办公室文件/档案等级拟定为：机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印，机密文件只印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，阅完后由起草人收回归档。文件等级，由发文部门的`主管领导根据文件内容确定。

第五条发文的程序拟定为：拟搞、审核(文件审批表)、印发(总经办签章、印发)、签收(收文部门)、存档。

第六条收文的处理程序为：收文、分文、传送、归档。

第七条各级领导对送来的文件要及时阅批，急件的，当天批复;一般文件的，两天内批复。

第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

第九条公司所有发文，总经办应有存档，并将文件原稿(经审核稿)连同相关“附件”送总经办存档，有领导指示的，还应附批复件。

第十条收文由总经办统一负责;总经办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送相关部门/领导阅批;阅批完毕后，由总经办转发、归档。第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。

第十二条如因需要，对一般文件的借阅，文件管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。

第十三条作废文稿禁止随意扔弃，须回收做妥善销毁处理。

第十四条文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改。

第十五条发文时，落款/编号应规范、统一，拟订为：

1、以物流港名义发文：WLG(物流港)-(年份)-00X(发文序号)，落款：西联钢铁物流港

2、以部门名义发文：WLG-CC(物流港-仓储部)-(年份)-00X(发文序号)，落款：西联钢铁物流港-仓储部

3、文件“记录表格”：WLG-CC--005-

第十六条本制度由总经办负责制定和解释，报总经理批准后实施，修改时亦同。

第十七条本制度自公布之日起执行。

办公室资料管理制度篇3

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每季度对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。