办公文件校对规范(校对版)

办公文件校对规范

一、常见问题罗列

1.相关格式要求：

文件标题分两行排列时，“的”字不能放在转行的行首，应随头行。

2.层次序号：

（1）内文各层次序号依次为“一、1. ⑴”（常用）；

若层次较多，依次为“一、（一）1. ⑴① Α.”，注意各段落层次序号的一致性。

（2）序号标点的规范用法：

“一”“二”后用顿号“、”；

“1”“2”和“A”“B”后用齐线圆点，如“1. A.”；

“第一”“第二”后用逗号；带括号的序号“（一）”“⑴”“①”后不加标点符号。

3.数字的用法：

数字差错包括：使用阿拉伯数字不得体，如20几个县区(应为二十几个县区)；同类情形体例不一致，如四分之一……1/2；阿、汉字混用；单位名称中的数字代码全文前后不统一，如301医院……三○一医院；不当省略年份中代表世纪的前两位数（如“04年”代表“2004年”，“80年代”代表“20世纪80年代”）等。另外，还有几个方面的问题大家要注意：

（1）统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。

（2）并列连用表示概数的两个相邻数字，必须使用汉字，之间不能用“、”隔开。其正确用法：二三米，四十三四岁。

（3）带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字；带有“多、余、上下、左右、约”等表示的约数一般用汉字，但如果文中是一组有比较意义的数字时，为保持局部一致，其约数也可使用阿拉伯数字。

（4）竖排文字中涉及的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。必须保留的阿拉伯数字、外文字母和符号均按顺时钟方向转90度。

4.标点符号：

标点符号差错包括：使用不准确；不该断句却断句；整个句子没有一个标点符号。所以，大家应注意应用的准确性。

下面列举几个易出问题的符号：

（1）括号：

注释句子里某些词语的，括号紧贴在被注释词语之后。如“中国猿人（简称北京人）在我国发现，……”

注释整个句子的，括号放在句末标点之后。如：写研究性文章与文学创作不同，不能摊开稿纸搞“即兴”。（其实文学创作也要有素养才能有即兴。）

（2）顿号：

相邻的数字连用表示一个概数的，不能用顿号隔开。如三四岁，

二三十人。

相邻的数字连用表示略语，可以用顿号隔开。如退居一、二线的老同志。

（3）引号：

引语作为完整独立的话语来用，句末标点应放在引号里面。如，古人曰：“多行不义必自毙。”

引语被作为作者的话的组成部分，句末标点应放在引号外面。如，共产党人“从地下爬起来，掩埋好同伴的尸首，他们又继续战斗了”。

横排与竖排的引号外双、内单，括号要紧贴在被注释的词语之后。

（4）“……”省略号：

省略号后面的标点一般不用，因为连文字都省了，标点符号自然也可以不要。

省略号不得与“等”、“等等”并用。

（5）间隔号“·”:

外国人和某些少数民族人名内各部分的分界，用间隔号标示。如：列奥纳多·达·芬奇。点居中。

（6）高撇号:

高撇号“'97”也称“省字号”，是从英文出版物引进的。这种形式只限于某项活动“标题式”的名称中，如：'97全国足球甲A联赛，“'97”这种形式不可替代“1997年”用于一般的年代表述。

（7）直行文稿的标点符号：

●句号、问号、逗号、顿号、分号、叹号、冒号，放在字下偏右。

●破折号、省略号、连接号、间隔号，放在字下居中。

●引号：“╗”紧贴文字的右上角；“╚”紧贴文字的左下角。

（8）需注意的问题：

●冒号应紧贴文字，“如：”。不要同比例号混同，尤其注意封面标题上的冒号。

●表示时间——数字中间应用冒号，不是比例号。正确：12：30—15：00。错误：12:20～15:00

6.标点符号位置禁则：

（1）句号、逗号、顿号、问号、分号、冒号等不能出现在一行之首。

（2）引号、括号、书名号、破折号的前一半不能出现在一行之末，后一半不能出现在一行之首。

（3）破折号中间不能断开。

（4）句末省略号，不应独居下一行之首。

二、易出差错的问题

主要指我们目前在校对中出现频率较高的问题。

1. 序号层次运用混乱：如前段落与后段落的序号、字体、标点不统一；小套大，如“（1）”后又出现“1.”等。

2. 序号“（1）1.”后的空格问题。要求一篇文章距离一致。（最好空1格，不是1字）。

3. “第一，第二……第五”同“首先，其次，再次，最后”交

叉混用。

4. 易误用的词（前为正确）。如：震撼—震憾，签订—签定，其他—其它，唯一—惟一，账款—帐款，像什么—象什么，执着—执著，运作—运做，成分—成份，当做—当作，看做—看作，想象力—想像力，架势—架式，拥向（人流）—涌向，装潢—装璜，仓促—仓猝，措辞—措词，皇历—黄历，思维—思惟，夙愿—宿愿，取消—取销，给予—给与，订阅—定阅，名副其实—名符其实，返璞归真—反朴归真，擅长—善长，等等。

5. 数字方面。汉字与阿拉伯数字混用（目前应用上问题最多），希望大家予以重视，在同文中数字的表示一定要统一；用阿拉伯数字表示数值范围时不使用浪纹号“~”（如“9~8”写作“9-8”）。

6. 注意表示％数值的数应写全，如“60~80%”应写作“60%~80%”，“20万~30万元”应写作“20万元~30万元”，注意全文一致。

7. 标点符号差错。一逗到底，长句无逗；顿逗不分；错加顿号（如相邻的数字表示一个概数却用顿号隔开）；两个分号之间夹杂句号；引文末尾标点位置混乱；省略号与“等”并用。另外，分不清外观只有微小差别的符号，如比号（居中）与冒号（居下），中园点（居中）与小数点（居下）；中文中的破折号（二字线）容易在中间断开而变成两个连接号，或者只有一个字的宽度。