加强基层单位档案管理工作途径论文

浅析加强基层单位档案管理工作的途径摘要：基层单位档案管理影响单位工作的继承和发展。

阐述了基层单位档案管理工作的意义，从档案管理制度化、规范化建设的要求出发，强调了公文质量的重要性，论述了充分利用现代科学技术和手段，提高档案管理人员的综合素质，从而实现档案管理现代化的途径。

提出了创新工作思维，充分利用档案的价值的思想。

关键词：档案管理档案标准化档案利用
档案管理工作只有坚持与时俱进，不断适应新形势的需要，不断开创新的工作局面，才能达到科学规范的目标。

基层单位的档案管理工作，是档案管理全面工作的一个方面，必须提升管理水平。

由于基层单位工作简单的特点，有些人认为档案管理工作无足轻重，对档案管理工作的重要性缺乏深刻的认识，使档案工作远离单位中心工作，发挥不了应有作用。

档案管理工作氛围的缺失，极大地影响到档案管理工作人员的工作热情，影响到单位档案管理工作的质量，从而影响到单位工作的继承和发展。

基层单位要重视培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，以适应档案管理工作的新形势，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的轨道。

1.充分认识做好档案管理工作的意义
档案是一个国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

档案管理工作是单位管理工作的一个重要部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要工作，是
一个单位健康发展的需要。

单位档案记载着某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果，对进一步促进本单位科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

档案管理工作做好了，一方面为领导及时了解本单位工作开展情况，适时调整工作思路提供准确的依据，为领导决策提供支持性证据。

另一方面有利于社会各方面准确认定单位取得成果，为本单位科学发展奠定坚实的基础。

科学规范的档案管理，是衡量一个单位工作业绩与管理水平的重要尺度。

在当前历史背景下，做好档案管理工作，要不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位工作状况和工作成果，努力提升基层单位在经济社会发展中的影响具有重要意义。

2.加强档案制度化建设，促进档案规范化管理
有句俗语说，没有规矩，不成方圆。

档案工作也是如此。

基层单位档案管理人员大多是兼职的，流动性大，如何保持档案工作的连续性，必须从执行制度入手。

《档案法》第十条就规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十三条还规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

有了切实可行的规章制度，才能实现现代化、规范化、
标准化的档案管理。

随着档案事业的不断发展，《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》等等规章制度都在不断完善，这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面，明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，使基层的档案管理工作做到有章可循。

《档案法》的颁布和实施，为依法管理档案工作提供了依据。

自觉遵守《档案法》，明确档案工作者的权力、义务和责任，加强档案法制建设、依法治档，是做好档案工作的一个重要方面。

3.严格公文质量，确保档案标准化
档案资料主要来源于公文。

公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量。

没有高质量的公文就不会有高质量的档案。

高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。

基层单位在公文处理上，由于工作水平和自身要求影响，常常不规范，更有一些单位管理不严格，行文随意性很强，给文件归档带来难度。

公文的规范是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。

实际工作中，在公文与档案工作的衔接主体上，即公文格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

公文格式具有较强的规范性：国家有关机关以法规、法律、标准等形式对其加以规范。

规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，方便对其进行阅读与传递、处理，是使公文规范化、制度化，提高公文质量的重要条件，是公文严肃性的重要标志。

有的基层单位制发文件，并没有按照有关规定执行，而是各行其是，制发文件
有很大的随意性，造成公文格式的不规范，有损于公文的严肃性。

可见，基层单位需要通过档案规范化管理来促进单位管理的规范化。

公文的规范与档案管理之间存在着密切的联系，两者前后衔接，互相影响，两者之间的完善是一个系统工程，缺一不可。

只有做好公文处理工作，解决好公文的制发过程中的规范化、标准化问题，从公文的用纸、排版、制发程序到文种的使用、排版等都要做到准确、规范，以提高档案实体质量，同时树立文档一体化的意识，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是公文向档案转化的每一个环节，都体现出档案工作的具体要求；强化公文工作的质量管理意识，制定严格的质量标准和工作制度，并要求公文处理人员和档案管理人员熟记于心，严格执行；强化文书立卷工作，实施“以我为主”的立卷归档原则，使公文处理和档案管理顺利衔接，为档案工作实现规范化、标准化、科学化和现代化打下坚实的基础。

4.实现档案管理现代化，充分利用现代科学技术和手段
科学技术的不断发展，需要档案管理手段也不断发展，基层单位更要按照现代化管理档案的要求加强资金投入，不断提高档案管理的物质基础。

第一，档案设备要现代化。

档案库房的除湿设备、空调设备、灭火设备等，都是档案现代化管理不可缺少的组成部分；第二，档案管理要计算机化。

利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷，编号、制作检索工具、存储、查找调阅，其中最基本的就是要
利用档案管理软件，将档案内容分门别类的输入计算机，形成档案信息数据库，这样可以使检索方便、快捷、准确，既节约了时间，也避免了手工检索可能出现的失误，且电子文件出现后，它的积累和归档工作也需要计算机来完成；第三，档案载体要现代化。

从纸质载体开始到出现感光材料、胶片、磁带、磁盘、光盘等新型档案载体，它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储等优点，因此，传统的纸质材料将逐步让位于新型的现代化档案载体；第四，要充分利用计算机网络，利用网上信息量大、传递速度快的优势，共享档案资源，还可以利用网络进行档案工作的宣传等。

当然，这里要注意档案信息安全，树立网络安全意识，特别是不能将单位的重要机密档案信息存入网络，否则会造成机密档案被窃取或毁坏。

5.提高档案管理人员的综合素质
要对档案管理人员进行档案管理现代化的适度培养，了解档案现代化的具体内容，提高档案意识和法制观念，对档案人员进行档案工作的基本法律宣传，使他们遵守法律、法律和方针政策，认识到单位档案潜在的价值及其所带来的社会效益，自觉参与档案的管理与利用。

单位领导应重视档案工作员的素质培养，为专职档案工作人员提供一个良好的学术研究氛围，大力开展档案学术活动以及有关社会活动，邀请档案专家来单位授课、指导。

或组织档案工作人员外出参观学习，交流工作体会，积极派档案人员参加培训，让他们掌握新的知识和新的管理经验，以不断充实档案管理水平。

档案人员应转变观念，主动学习，通过各种形式的学习不断更新知识，改善知识结构，开拓视野，增强创新思维，提高创造力，成为信息社会和档案学科的发展复合型人才。

6.创新工作思维，充分发挥档案的利用价值
档案保管的目的是为了利用，俗话说“档案贵在活，而重在于用”。

因此，档案管理工作在做好收集、归档、保管的同时，在严格执行国家保密政策、严防泄密，处理好利用和保密关系前提下，不断完善利用工作制度和查找工具，充分发挥档案的利用价值。

7.结语
基层单位档案管理是档案管理的基本细胞。

基层单位档案管理工作的制度化、规范化建设是档案管理的基础工作。

现代科学技术和手段，为实现档案管理现代化、档案的价值的充分利用提供了条件。

做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济发展和社会进步做应有的贡献。

基层单位要避免档案管理的消极因素的影响，全力做好档案管理工作，为单位提供高效的档案服务。

参考文献：
[1]仝丽.党校教学科研档案管理思考.档案管理，2012（4）：91
[2]贾奇.更新档案管理理念实现档案管理科学化.赤子，2012（12）：94。