电子文件与电子档案

浅析电子文件与电子档案

内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。

关键词：电子文件电子档案

时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。

一、电子文件与电子档案的定义

电子文件（Electronic Records）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；

4、多种信息媒体的集成性；

5、系统依赖性。”又回归到电子文件的特点了，只比冯慧玲老师主编的《电子文件管理教程》这本书中电子文件的特点少了“信息的易变性和信息的可操作性”这两项。虽然百度百科的学术权威性远比专业期刊杂志小得多，但是它至少也表明了这样一个观点，即电子文件等同于电子档案。所以，可不可以说明，有人将电子文件与电子档案混为一谈，认为二者同质？《档案学研究》2008年2期西北大学公共管理学院黄新荣老师的《“电子档案”概念新解》中临时给电子档案下了个定义：“按照档案管理规范有目的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定形式封装起来的电子文件。”从表述就可以看出，这个定义也是从档案管理出发，但是它却指明了这样的观点“电子文件可以包含电子档案”。

二、电子文件与电子档案的关系

从以上对电子文件和电子档案的定义，我们可以提出这样的问题：电子文件和电子档案是否属于同一概念？或者说电子文件是否能代替电子档案？电子文件和电子档案到底存在怎样的关系？我们知道文件和档案的关系，文件包含了档案，档案可以由文件在特定条件下转化而来，但并不是所有的文件都可以转化

成档案。这同样适用于电子文件和电子档案，即电子文件可以转化为电子档案，这一必要条件就是“归档”。《电子文件管理教程》一书中对电子文件归档的定义是“将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移”。从这个定义中“具有档案价值的电子文件”这一表述就可以看出，电子文件要成为电子档案，则必须具备两个条件：一是具有档案价值，即保存价值。在我们日常工作生活中，会生成大量的电子文件（一般都在OA环境中），有些文件在行使完其职能后，价值大贬甚至消亡，不再具备查考利用价值，那么这些文件就不具备档案价值，也就没必要再进行保存而转化成电子档案。二是经过责任转移过程。电子文件转化成电子档案如同纸质文件转化成档案一般，要经过一系列的手续。比如采用逻辑归档方式的电子文件，首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态，即成为电子档案。三是必须完成归档这一环节。在传统档案工作中，归档是文件转换为档案的一个重要环节，归档意味着文件控制权的转移，文件由形成部门转移到了档案部门，不再属于其形成部门的财产。由此可以得出，电子文件与电子档案的关系：电子档案由电子文件转化而来，但不是所有的电子文件都可以转化为电子档案。

三、电子文件与电子档案的特点

电子文件是人们在日常生活中使用电子计算机工作而产生的一种文件，具有以下特点：一，电子文件的数字化信息形态。电子文件实在电子计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在电子计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件都是以数字编码的形式存在的。二，电子文件具有管理和利用方便的优点。在形成过程中，电子文件的增删都极为方便，节省了大量的人力物力等资源；还可以利用计算机网络系统进行远距离传输，方便快捷的提供利用，达到资源共享，从而提高了档案的利用率；各种媒体信息能集中统一管理；可利用非实体归档，较快的完成归档任务等特性。三，电子文件的信息具有交互性。所谓交互性是指人们可以和计算机清晰对话，相互传递信息，人能主动的控制计算机进行工作的特性。正是由于这个特点，使信息与载体具有可分离的性质，其内容存储的位置可变，但内容则不发生任何变化。它还可以通过网络传递给远方的一个或多个接受者，达到资源共享，易使人们对电子文件进行复制、删除和修改等操作。

而电子档案作为归档后的电子文件，除了具有电子文件这些特点以外，还具有其自身的特点。一，电子档案必须是经过归档的电子文件。电子文件形成后，要想长期有效保存，必须经过归档这一环节，这一环节意味着电子文件控制权的变化，意味着电子文件要集中保存，意味着所有有价值的时间形成的电子文件都被有效的保存着。只有完成归档环节，电子文件的凭证价值才能被保护。二，电子档案必须包含元数据和背景信息。电子文件实在工作中形成的有关记录，这些记录都是在其工作中由相应的人员在处理某一事物中形成的。但电子文件本身并不能成为档案，一份现行效力完成后的电子文件，档案部门除了要将它的文件名保存，还必须将它的相关背景信息和元数据一起归档保存。在某种意义上，背景信息和元数据和传统的公文处理中的公文处理单功能非常相似，只不过这些信息都是以计算机可读的形式保存的。如果没有元数据和背景信息，那么电子文件也就不能转化为电子档案，因为它说明不了任何问题。三，电子档案必须包含认证