“五位一体”机制在电网建设项目档案管理的应用

“五位一体”机制在电网建设项目档案管理

的应用

电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是工程建设管理过程的真实记录，也是公司重要的国有资产。国家电网公司推进职责、流程、制度、标准、考核“五位一体”协同机制建设，促使电网建设项目档案在规划、设计、施工及竣工验收全过程中做到齐全、完整、准确，使档案管理与电网建设管理相互的配合协调加强，电网建设项目档案管理流程得以固化，提升档案管理工作效率和管理水平，为电网建设项目提供有利的档案依据，并创造经济效益和社会效益。

一、实行“五位一体”应用前档案管理现状及存在问题

1.电网建设项目档案归档过程监管缺位

电网建设项目档案管理工作要与项目建设同步进行，项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交要与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。受传统机制、惯性思维及工作习惯等因素影响，电网建设项目档案归档范围不明确，各施工单位和设计、监理等部门在施工生产过程中产生的交叉档案，由于职责分工不规范，无人收集和整理，项目档案归档过程中监督部门不检查档案的完整和准确，造成监

管缺位，出现电网建设项目档案丢失，归档的质量不规范，档案不齐全、不完整。

2.电网建设项目档案归档前指导监督不到位

电网建设项目档案在勘察设计、施工过程及竣工验收整个过程产生的文件、施工记录、竣工文件在归档前，档案管理员对建设项目施工程度和进度不了解，档案归档前的指导工作做不到位，造成档案收集材料不及时，工作积级性不高，档案丢失和损坏档案，这些问题直接影响和制约了电网建设项目档案归档。

3.电网建设项目档案归档文件材料不规范

电网建设项目档案归档文件材料环节做的不规范，没有做到非纸质文件材料应与其文字说明一并归档，外文材料若有汉语译文的，应一并归档，无译文的要译出题名和目录后归档。归档文件材料一般一式一份，重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，没有完全做到制作纸质文件或缩微胶卷同时归档。

二、推动“五位一体”档案管理的主要做法

1.进一步完善电网建设项目档案管理体系

电网建设项目档案实行“统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系，遵循“谁形成，谁负责”，“谁生成，谁整理”的原则，完成各自职责范围项目档案

的整理、归档。

建立健全项目档案管理组织机构，明确管理职责，统一要求，将项目档案工作纳入有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，采取有效措施，抓好组织落实，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作。

2.深化电网建设项目档案归档过程管控

进行职责范围内电网建设项目档案全过程管控。电网建设前期材料由前期人员进行收集、整理；电网建设项目设计文件及概预算由设计单位进行收集、整理；电网建设项目施工文件由施工单位进行收集整理组卷；电网建设项目竣工验收过程中形成的文件材料由建设管理部门组织、协调收集整理组卷工作，并负责档案的移交归档工作；档案管理员负责电网建设项目档案监督、�z查和指导工作，负责组织、协助组织或参加重大建设项目档案竣工验收和达标投产、工程创优档案管理的检查考核工作。深化电网建设项目档案归档过程管控，使电网建设项目档案形成的各个环节管理，监督、指导到位，保证项目档案在归档达到齐全、完整、准确的要求。

3.严格审核电网建设项目档案归档质量的标准

档案管理员严格按照项目档案归档质量要求，审核归档文件材料的字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备；书写

字迹应符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料书写、绘制；归档的项目文件应为原件、正本；各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂试验报告、复测报告齐全完整；项目档案在档案信息管理系统上进行档案信息的著录、编目、电子文件的挂接，设计院移交的电子版竣工图应为PDF或GWF 格式；电子文件整理时应写明电子文件的载体类型，载体上标签应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存入日期等，在移交纸质文件的同时应移交同步形成的电子、音像材料。归档的电子文件应包括相应的背景信息和元数据等。

4.加强培训，促进“五位一体”常态运转

开展电网建设项目档案专业培训，全面掌握档案的相关理论知识，现场指导参建单位专兼职档案员进行收集、分类、组卷、编目、装盒、贴脊背等工作，召集各县公司及参建单位专兼职档案员集中培训档案信息管理系统的应用，提升项目档案信息的著录、编目、电子文件的挂接和操作能力，加快项目档案的归档时间，促进项目档案归档的常态化、标准化。

将《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》《电网建设项目档案管理流程手册》装订成小册子，分发给公司兼职档案员及项目参建单位，做为随身查阅工具，方便查询职责内容、归档范围、保管期限、收集整理规则及档案管理流程，方便收集和整理工程项目档案材料过程中达到收集齐

全、分类准确、编目正确、排序合理等要求。

三、应用“五位一体”档案管理实例分析

实例一：电网建设项目档案的归档齐全完整，为公司新建、改扩建工程提供有效利用。

电网建设项目档案的归档作用是为企业的发展及时提供信息，为公司安全生产建设提供有效依据。邯郸地区的邯钢企业升级建设了一个邯钢新区，邯钢新区的负荷将达400-450兆瓦，以前的220kV夏庄变电站已不能满足邯钢新区用电需求，直接影响用户的安全用电，国网邯郸供电公司决定对220kV夏庄站进行整站改造重建。改造重建需要依据原设备的相关数据，由于原设备处在运行状态，很多勘察设计工作无法在带电情况下进行，而将设备实施停电将影响钢铁企业供电可靠性。为保证项目前期设计勘察的安全性、可研报告的准确性，各部门技术人员到公司档案室对相关数据和依据进行借查阅，由于档案实施“五位一体”的深化应用，保证了220kV夏庄站的一期工程、后期扩建工程的全部档案齐全，完整，先后提供了76卷3385张竣工图、施工记录1012份。大大缩短了勘察设计周期，节约了工程费用，保证了安全供电，提高了工作效率，为公司新建、改扩建工程提供有效利用。