档案管理制度

XX研究院档案管理制度

第一条总则

为进一步优化XX研究院（以下简称“研究院”）合同、文件等档案管理，规范日常合同、文件归档、查阅管理，特制订本制度。

第二条适用

本办法适用于本研究院所有部门合同、文件的归档、查阅相关事宜。

第三条定义

本办法所称“合同”是指：在研究院日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，

“文件”是指日常经营活动中重要的数据、资料，软件版本、专利信息等

包括但不限于以下文件：

3.1 人事类合同：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。

3.2 经营类合同：合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。

3.3 购销类合同：采购合同、供货合同及其补充协议等。

3.4 技术类合同：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。

3.6 诉讼类合同：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。

3.7 培训文件：培训课件、培训方案

3.8 数据文件：终端软件版本、APP/apk版本、网站数据

3.9资质文件：证照类文件（营业执照、税务登记等）、软件证书、专利证书、版权证等

第四条职责

财务部门兼任合同、文件档案管理员，负责日常合同、文件档案管理工作。具体如下：

4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同、文件档案目录》。

4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同、文件归档、外发或借阅申请表》。

4.3 负责合同、文件档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。

4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同、文件档案移交清单。

4.5 其他合同、文件档案管理事宜。

第五条归档

5.1 合同经我方加盖印章后，合同、文件档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人员提交存档已经各方盖章之终版合同。

5.2 经办人员提交存档合同、文件根据需要提供纸质版本和电子版本，填写《合同、文件归档、外发或借阅申请表》，合同、文件档案管理员于《合同、文件档案目录》进行更新录入，经办人员于《合同、文件档案目录》签字确认。合同、文件档案管理员应于接收前对合同进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。

5.3 合同、文件档案管理员将合同、文件档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。

5.4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《合同、文件档案目录》注明原件或正本所在。

第六条查阅、外发

6.1 需查阅、外发合同、文件档案的人员，应至合同、文件档案管理员处领取《合同、文件归档、外发或借阅申请表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅、外发。查阅地点限于研究院办公场所内。所有外发文档统一由合同、文件档案管理人员外发。

6.2 合同、文件档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同、文件档案管理员陪同监督。如有复印必要，可进行合同文件的复印。

6.3 查阅或复印合同、文件档案时，应确保合同、文件档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。

6.4 查阅涉及研究院经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。

6.5查阅合同、文件交还时，合同、文件档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。

第七条期限

常规性合同、文件档案保管期限为三年，但涉及研究院重大经营管理活动和商

业机密，对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。

第八条处罚

为了确保合同、文件档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，研究院有权视情给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃处理。

8.1 损毁、丢失或者擅自销毁研究院合同、文件档案的；

8.2 擅自抄录、复印、拷贝、公布研究院保密合同和文件档案的；

8.3 擅自涂改、篡改、伪造、变造研究院合同、文件档案的；

8.4 违法违规出卖、倒卖研究院合同、文件档案的；

8.5 合同、文件档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。

第九条其他

9.1 本办法解释权归研究院董事会，具体由财务部负责制订、解释、及修改，本办法自公布之日起生效。。

附件

1.《合同、文件档案目录》

2.《合同、文件归档、外发或借阅申请表》

附件1

合同、文件档案目录

NO.