电子文件与纸质文件同步存档的重要性

浅谈电子文件与纸质文件同步存档的重要性

摘要：随着网络时代的到来，我国绝大多数的党政机关、企事业单位已逐步实现了无纸化办公，通俗的讲就是以电子文件存档案。无纸化办公的到来、大量电子文件的产生，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，如何管理电子档案，如何统筹处理电子档案与纸质档案的关系成为当下档案管理工作急需解决的问题。

关键词：电子文件纸质文件档案管理

中图分类号：g27 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2013）04（b）-0228-01

纸质文件档案存放的寿命一般比较长，短者上百年长者达千年，但是电子文件存档易传播、空间小、使用寿命长等优点使得纸质文件存档似乎没有保存的必要？对于这一问题，存在两种不同的观点：一是既然是无纸化办公，有了电子档案，就没必要同时再保存一套纸质档案存档。二是电子档案存档并不等于纸质档案就没有必要存档了，两种不同的档案存档方式应同时保存。对于上述意见，我个人认为两种不同的档案保存方式应该同时保留。

1 电子文件与纸质文件存档的不同之处

1.1 载体不同

传统的纸质档案是将档案数据记录在纸质文件上进行存档。电子文件是将档案数据直接录入电脑并直接存储到磁盘或者光盘上，具有便于携带的优势。

1.2 管理方式不同

纸质文件归档是文件形成后由档案部门统一收集立卷、管理，一般一年归档整理一次。而电子文件是随着数据的发生，随时在电脑或网络上归档，具有及时、便捷、已与归档的优势。

1.3 使用寿命不同

纸质文件的保存寿命比较长，排除高温、化学反应等因素，一般可以保存几百年甚至上千年。电子文档一方面保存到磁盘、光盘上，容易受磁场的影响导致退磁、消磁等，造成文件的丢失。但另一方面电子文件的易传播性、方便保存的特点，可以通过做多个备份来避免丢失现象的出现。

1.4 数据保护安全的不同

纸质文件的载体和数据合二为一的特性决定了只要保存好纸质

不受损害就可以了，但纸质文件的保存需要较好的保存环境，比如干燥的环境、适宜的温度。相反，电子文件的载体与数据的可分离性使文件数据随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时，电脑病毒也是一个潜在威胁，它会在毫无防备的情况下入侵你的电脑，将电脑中的数据盗窃或者破坏掉，从而造成文件的丢失。

2 从规范的角度来看电子文件与纸质文件

纸质档案管理经历了长久的历史实践，几代人不断的进行修改、补充、完善，逐步走了规范的轨道。特别是《公文处理暂行办法》、《关于加强国家档案工作的决定》等相关文件的下发进一步规范了纸质文件的档案管理。随着社会事业全面发展，纸质文件的档案数量逐年增加，对浩如烟海的纸质档案，在保存管理方面要求更加严

格。国家档案局作为全国档案事业的行政管理机构，多次组织专家学者对纸质档案的形成、整理、保管、利用、鉴定、统计等各个环节进行了专门研究，制定了各种标准，使纸质档案管理更加系统化、科学化。相比之下，在我国电子文件和电子档案的管理由于形成时间较短，相关的规范性文件极少，加之缺少规范化研究，目前还没有形成成熟的管理方式，有待于在今后的实际工作中不断总结成功的经验，形成完整的系统化、科学化管理方法，使电子档案管理早日实现规范化。

3 从证据性的角度来看电子文件与纸质文件

经过历史实践证明，纸质档案在解决各种复杂的社会矛盾和各类案件中具有不可替代的证据作用，在某种程度上具备法律效力。电子档案是一种新的载体档案，在我国属于一种新兴事物。电子档案是将档案内容以数据形式存在磁性材料或者光盘上的，由于这些载体本身具有不稳定性，所以电子档案就很容易被删改或复制，证据功能大大削弱。目前虽然电子文件可以通过采取加密措施来保证安全，但由于加密技术还不完备，随时都有被解密的可能，使电子档案处于一种不安全状态，电子档案的证据性受到质疑，自身所具有法律效力无法与纸质档案相比。

4 从经济性的角度来看电子文件与纸质文档

电子档案属于一种电子产品，具有较高的技术水平和科技含量，存储工具的特殊性要求档案管理人员要具有一定程度的电脑知识，保管条件和要求相对于纸质档案要高。电脑属于高科技产品，再加

上电子档案需要用防磁设备，因此电子档案所需要的保管费用比纸质档案要高。鉴于纸质档案容易保管，要求较低，花钱较少，保存纸质档案在目前电子文件盛行的背景下也是非常必要的，条件具备的话，一个文件可以同时两种方式保存。

综上所述，在电脑成为主流办公工具的时代，文件在以电子方式存档的同时，还应该以纸质文件进行存档，并定期进行立卷归档，以防电子文档出现问题时素手无策。同时，要加大对电子档案的研究力度，并制定相关文件进行规范，使其逐步科学化、规范化、系统化，在服务社会事业各项工作发挥更加重要的作用。

参考文献

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