办公文秘-高级行政文秘职业化训练 精品

2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会 职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助 服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。
我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）
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一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理； 六、行政文秘的档案管理; 七、行政文秘公文写作； 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;
一、沟通的重要性
• 美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果 发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25 ％，其余75％决定于良好的人际沟通。
11、决策支持工作
信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；
2、文秘的职业发展规划
初级秘书：协助上司的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作；
项目 1、日程管理
内容
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定， 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费 及预付款等的收受
上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办 2、环境的整理准备 公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管
中级秘书：分担上司的工作
主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求
高级秘书：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 管理上司的工作时间； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
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2、秘书wenku.baidu.com角色定位
领导者 替身
参谋
领导
协调人
服务人员
决策支持
事务 执行者
2、常见的角色错位
一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理； 六、行政文秘的文档管理; 七、行政文秘公文写作； 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;
二、行政文秘的角色定位与必备素质；
• 1、秘书的定义
l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的 广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工 种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；
各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、 5、会计方面的业务 结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务
手续的代办与记帐。
6、突发事件处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客 人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的 处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情 况时，对公司内、外的联络。
高级文秘职业化训练
目录
一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 三、行政文秘的沟通技巧; 四、行政文秘的时间管理技巧; 五、行政文秘的会议管理； 六、行政文秘的文档管理; 七、行政文秘公文写作； 八 、行政文秘的商务礼仪与职业形象 ;
1、企业行政文秘的工作内容（1）
企业行政文秘的工作内容（3）
项目
内容
7、接待、应酬工作
面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、 上司办公室及会客室的安排，
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。
媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理
8、沟通支持性工作
沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司 庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项
公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件 9、文件的处理和保管 的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和
管理；文件档案的管理；
企业行政文秘的工作内容（4）
项目 10、信息的搜集整理
内容
文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析； 上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、 磁盘等的整理、检索；
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差
3、行政文秘必备的职业素质
正 直--坚持既定政策和原则 实事求是 热 情—对人、对事积极、乐观 敬 业--以工作为荣，设定高的工作水准 守 信--不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚—忠于上级 忠于事业 有 序--利落，有条不斋 高 效--追求效率和效益 可 靠--按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心--尽可能的考虑事情周到、细心 悟 性—领悟上级或领导的真实想法 自 信—积极 向上 勤 奋—不断学习 提高能力 承受压力