ManicTime时间管理软件使用笔记
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Tags条：能看出当天的主要工作项，以及分别用了多长时间 条 能看出当天的主要工作项，以及分别用了多长时间 主要工作项
• 对于设定开始时间及时长的tag 时段，完成时，可单击进度条 后，将tag的末端拉长到完成时点 • untagged的时段可以分析文档名称来推测
Computer Usage条：能看出多长时间外出，还可 条 能看出多长时间外出，还可Tag标识 标识 Applications条：能看出使用了哪些程序 条 Documents条：能看出编辑了哪些文档 条 还可增加Outlook的Calendar条等 的 还可增加 条
投入
1.标记 标记逐项工作所花时间， 标记 一般不超过10分钟/每天； 2.分析 分析半天/当天时间和精 分析 力的分配情况，一般不超 过10分钟/每天，且越分析 得久就越能发现深层次的 问题； 3.分析 分析每周/月/年的时间和 分析 精力的分配情况，一般不 超过20分钟/每次，且越分 析得久就越能发现深层次 的问题。 4.熟悉 熟悉时间管理软件功能： 熟悉 由于系统操作简单，总共 一般不超过2小时。
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1.3 工具栏（续）
• Day start、Day end、Duration：显示今天的时间情况 、 、 ： • Auto Zoom按钮：在时间轴上显示当天的时间进度。双击底下 按钮： 按钮 在时间轴上显示当天的时间进度。 的时间段后， 的时间段后，可以显示已流逝的时间占全天的比率 • 最左下角有个“停止记录”的绿色按钮 最左下角有个“停止记录” • Tilter/Advanced search：查询，可按 ：查询，可按Tags、Computer 、 Usage、Applications、Documents分别查询 、 、 分别查询 • Help：有完善的帮助文档 ：
பைடு நூலகம்12
提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
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3.1 系统设置
• 一般设置General 一般设置 开机启动和运行设置 本地语言和计时格式 清空统计缓存 • 监控Tracking 监控 设置计算机离线时段阀值 是否监控窗口标题和文档名称 是否监控窗口标题和文档名称 监控窗口 • 隐私和提醒Privacy and notifications 隐私和提醒 显示/隐藏系统托盘图标 显示 隐藏系统托盘图标 设置密码 • 定期备份Scheduled backup 定期备份 其否启用定期备份
分析
• 没用时间管理软件时，对过往时间和精 力的分配、产出基本没有有效回顾，过去 过去 的就过去了，对时间的开销往往是听之任 的就过去了 之，时间效率往往不高 • 借助于时间管理软件，个人的时间及精 力的分配情况得以可视化，并将形成电子 化工作事项库 • 在个人时间管理上的投入不超过20分钟 /每天(仅占上班时间的1/24) • 运用PDCA循环后，可以更加明确工作 方向和主线，逐渐消除无效作业，大幅提 升工作乐趣和效率 • 在个人管理处于起步阶段，包括但不限 于以下情况时，应用个人时间管理软件的 产出远大于投入： •在只有模糊的工作方向和几条 粗略的 工作主线/辅线 •没明确的工作方向，限于日常事务 •工作生活的多方面需并行 •执行详细计划或日程前
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提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
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3.1 使用感受
• 这是个人最忠实的时间使用记录秘书 这是个人最忠实的时间使用记录秘书 时间使用记录 • 可以24h实时监视在电脑上的操作 • 不在电脑上的工作，寥寥跟他说几句就行 • 告诉他关于自己需要统计的内容，眨眼间结果就呈现出来了 • 非常易用：没有操作手册就可以直接使用 非常易用： • • • 做得用心：鼠标在某个按钮上点帮助后， 做得用心：鼠标在某个按钮上点帮助后，直接跳转到该项的帮助 页上，而非一个笼统的链接；将窗口拉大或拉小时， 页上，而非一个笼统的链接；将窗口拉大或拉小时，Tags窗格 窗格 同比率放大或缩小地显示BPA 同比率放大或缩小地显示 照顾个人隐私，可以随时删除系统记录， 照顾个人隐私，可以随时删除系统记录，还可以设置密码 勤标Tag，就是详细标识各时间段内的工作内容，这样很方便快 ，就是详细标识各时间段内的工作内容， 勤标 速分析自己的时间使用情况；其余的Compute Usage、 速分析自己的时间使用情况；其余的 、 Application、Documentation都是为 都是为Tag分析提供信息的 、 都是为 分析提供信息的 活用Tag：重要工作或成果的tag以“！”等符号开头，以便查询、 ：重要工作或成果的 等符号开头，以便查询、 活用 以 分析
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1.2 日程分析
单击Applications条时，在左下角的“Title”窗格，可以看出这各个时段 条时，在左下角的“ 单击 条时 ”窗格， 激活的程序名称（即在用的程序），在右下角窗格， ），在右下角窗格 激活的程序名称（即在用的程序），在右下角窗格，可以统计每个程序的 使用时间比率 单击Tag条、Documents条也有同样效果 条 单击 条也有同样效果 这样，结合Tag，在午餐前、下班前、周五、月底、年中。。。，可以直 。。。，可以直 这样，结合 ，在午餐前、下班前、周五、月底、年中。。。， 观看到“自己在这段时间里干了什么事 在这段时间里干了什么事” 观看到“自己在这段时间里干了什么事”
•
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2分钟原则
• 立即行动。有了方向就马上动手去做，不一定全盘计 立即行动。有了方向就马上动手去做， 划得很好再行动 • 2分钟原则。如果一项工作估计在2分钟内能完成，那 分钟原则。如果一项工作估计在 分钟内能完成 分钟内能完成， 分钟原则 就马上去做， 就马上去做，之后返回主要工作上
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个人时间管理的效益分析
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2.2 工具栏
• 时间范围 时间范围Date Range • 快捷选择时间范围 快捷选择时间范围Shortcuts • This week，This month, This year, All • Show top：可显示前 ：可显示前1/5/10/20/50个 个 • 图形/表格 Chart/Table的显示方式 图形 表格 的显示方式 • 保存 复制 Save/Copy 保存/复制 • 导出 Export • 图标：用不同颜色区分，颜色可选（或许是用来满足不同心情吧） 图标：用不同颜色区分，颜色可选（或许是用来满足不同心情吧） • 分包 分组Folder/Group：归纳同类项 分包/分组 分组 ： • 连接功能：双击统计图/表，就能自动连接到当天的day记录 连接功能：双击统计图 表 就能自动连接到当天的 记录
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1.3 工具栏
Timeline editor： ： • 可以改变各进度条的位置 • 可以添加outlook calendar、google calendar • 可以添加自定义的custom web source（开放的体系/插件） Date： ： • 方便地在今天、明天、前天等日期切换 Tags： ： • 可Add Tag…: 如在外出后返回时，标记刚才干啥了；在集中完成某项工 作阶段，标记这段时间干什么 • 可筛选untagged的时间段，或显示没untagged的时间段，从而对无序时 段进行分析 Stopwatch • 集中干一件事，可tag后记录使用时间，从而提升急迫感、提高效率
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统计实例
• 在统计 在统计Statistics 页签 页签Tab，将top20的Tag的Table（下面窗格 ， 的 的 （ 的第二个Tab），将数据保存为 ），将数据保存为 的第二个 ），将数据保存为Excel文件 文件 • 然后，将各时段的工作（Tags）的时长汇总，就能得到本周用 然后，将各时段的工作（ ）的时长汇总， Tag标记的总时间，相比 天×8h/天=40h，就能初步统计出本 标记的总时间， 标记的总时间 相比5天 天 ，就能初步统计出本 周时间的mark率 周时间的 率 • 然后，选出最重要的5项功能（标记 然后，选出最重要的 项功能 标记Tag时可用“！”“ 等前 项功能（ 时可用“ ”“O”等前 时可用 缀来标识，可以是自己负责的工作），可以看出本周时间利用 ），可以看出 缀来标识，可以是自己负责的工作），可以看出本周时间利用 率和产出
个人的时间管理秘书 —— MANICTIME时间管理软件的使用心得
余学锋 FRED_C_YU@MSN.COM
关键问题
今天干了哪几件事 在这几件事中 • ++ 出了哪些成果 • -- 浪费什么时间、怎么浪费时间的（原因）、为什么会浪费时间、日 后如何改进 • 投入精力的这几件事中，为什么做这些事？排序是否合理？
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提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
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2.1 统计
针对在Day中记录的内容，在Staticstics中都能按需进行统计 中记录的内容， 针对在 中记录的内容 中都能按需进行统计 • Day duration • Top Applications • Top Documents • Top Comuter Usage • Top Tags • Custom：统计各条目的top项、每天使用电脑时长的day duration 可将上述内容Export后，排序找到 可将上述内容 后 排序找到top3/5/10，分析花费时间最长的工作 ，分析花费时间最长的工作Tag、文档、 、文档、 程序，有多长时间离开工位（ 的时间） 程序，有多长时间离开工位（非Computer Usage的时间） 的时间
产出
1.更加明确工作方向。通过每 更加明确工作方向。 更加明确工作方向 天对照时间花费情况和几条主 要工作线，对工作重点的认识 也日益清晰和固化。 2.明确方向的牵引 明确方向的牵引。工作时间 明确方向的牵引 越来越自然而然地分配到重点 工作上：明确的工作方向能有 有效牵引精力都科学分配。 3.提升工作乐趣 提升工作乐趣。感觉时间和 提升工作乐趣 精力花得值，用到了点上，由 此产生很强的实足感；时间用 在重点工作上后更容易推动工 作进展并产出工作成果，由此 能产生工作成就感。 4.提升绩效 提升绩效。通过分析时间的 提升绩效 分配情况，可以逐渐消减无效 作业，个人的时间和精力就相 应地转移到重点工作上，工作 绩效提升。
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软件功能
对时间的自动记录： 对时间的自动记录：Never forget what you were working on.
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提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
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1.1 日程记录
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备份频率及文件路径设置
3.2 导出及备份功能
• 导出：将选定日期内的内容，如Tags、Computer Usage、 导出：将选定日期内的内容， 、 、 Application、Document，逐项导出为 、 ，逐项导出为Excel格式 格式 • 备份：将整个监视Log记录导出为 备份：将整个监视 记录导出为.sdf数据库文件 记录导出为 数据库文件
• 对于设定开始时间及时长的tag 时段，完成时，可单击进度条 后，将tag的末端拉长到完成时点 • untagged的时段可以分析文档名称来推测
Computer Usage条：能看出多长时间外出，还可 条 能看出多长时间外出，还可Tag标识 标识 Applications条：能看出使用了哪些程序 条 Documents条：能看出编辑了哪些文档 条 还可增加Outlook的Calendar条等 的 还可增加 条
投入
1.标记 标记逐项工作所花时间， 标记 一般不超过10分钟/每天； 2.分析 分析半天/当天时间和精 分析 力的分配情况，一般不超 过10分钟/每天，且越分析 得久就越能发现深层次的 问题； 3.分析 分析每周/月/年的时间和 分析 精力的分配情况，一般不 超过20分钟/每次，且越分 析得久就越能发现深层次 的问题。 4.熟悉 熟悉时间管理软件功能： 熟悉 由于系统操作简单，总共 一般不超过2小时。
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1.3 工具栏（续）
• Day start、Day end、Duration：显示今天的时间情况 、 、 ： • Auto Zoom按钮：在时间轴上显示当天的时间进度。双击底下 按钮： 按钮 在时间轴上显示当天的时间进度。 的时间段后， 的时间段后，可以显示已流逝的时间占全天的比率 • 最左下角有个“停止记录”的绿色按钮 最左下角有个“停止记录” • Tilter/Advanced search：查询，可按 ：查询，可按Tags、Computer 、 Usage、Applications、Documents分别查询 、 、 分别查询 • Help：有完善的帮助文档 ：
பைடு நூலகம்12
提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
13
3.1 系统设置
• 一般设置General 一般设置 开机启动和运行设置 本地语言和计时格式 清空统计缓存 • 监控Tracking 监控 设置计算机离线时段阀值 是否监控窗口标题和文档名称 是否监控窗口标题和文档名称 监控窗口 • 隐私和提醒Privacy and notifications 隐私和提醒 显示/隐藏系统托盘图标 显示 隐藏系统托盘图标 设置密码 • 定期备份Scheduled backup 定期备份 其否启用定期备份
分析
• 没用时间管理软件时，对过往时间和精 力的分配、产出基本没有有效回顾，过去 过去 的就过去了，对时间的开销往往是听之任 的就过去了 之，时间效率往往不高 • 借助于时间管理软件，个人的时间及精 力的分配情况得以可视化，并将形成电子 化工作事项库 • 在个人时间管理上的投入不超过20分钟 /每天(仅占上班时间的1/24) • 运用PDCA循环后，可以更加明确工作 方向和主线，逐渐消除无效作业，大幅提 升工作乐趣和效率 • 在个人管理处于起步阶段，包括但不限 于以下情况时，应用个人时间管理软件的 产出远大于投入： •在只有模糊的工作方向和几条 粗略的 工作主线/辅线 •没明确的工作方向，限于日常事务 •工作生活的多方面需并行 •执行详细计划或日程前
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提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
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3.1 使用感受
• 这是个人最忠实的时间使用记录秘书 这是个人最忠实的时间使用记录秘书 时间使用记录 • 可以24h实时监视在电脑上的操作 • 不在电脑上的工作，寥寥跟他说几句就行 • 告诉他关于自己需要统计的内容，眨眼间结果就呈现出来了 • 非常易用：没有操作手册就可以直接使用 非常易用： • • • 做得用心：鼠标在某个按钮上点帮助后， 做得用心：鼠标在某个按钮上点帮助后，直接跳转到该项的帮助 页上，而非一个笼统的链接；将窗口拉大或拉小时， 页上，而非一个笼统的链接；将窗口拉大或拉小时，Tags窗格 窗格 同比率放大或缩小地显示BPA 同比率放大或缩小地显示 照顾个人隐私，可以随时删除系统记录， 照顾个人隐私，可以随时删除系统记录，还可以设置密码 勤标Tag，就是详细标识各时间段内的工作内容，这样很方便快 ，就是详细标识各时间段内的工作内容， 勤标 速分析自己的时间使用情况；其余的Compute Usage、 速分析自己的时间使用情况；其余的 、 Application、Documentation都是为 都是为Tag分析提供信息的 、 都是为 分析提供信息的 活用Tag：重要工作或成果的tag以“！”等符号开头，以便查询、 ：重要工作或成果的 等符号开头，以便查询、 活用 以 分析
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1.2 日程分析
单击Applications条时，在左下角的“Title”窗格，可以看出这各个时段 条时，在左下角的“ 单击 条时 ”窗格， 激活的程序名称（即在用的程序），在右下角窗格， ），在右下角窗格 激活的程序名称（即在用的程序），在右下角窗格，可以统计每个程序的 使用时间比率 单击Tag条、Documents条也有同样效果 条 单击 条也有同样效果 这样，结合Tag，在午餐前、下班前、周五、月底、年中。。。，可以直 。。。，可以直 这样，结合 ，在午餐前、下班前、周五、月底、年中。。。， 观看到“自己在这段时间里干了什么事 在这段时间里干了什么事” 观看到“自己在这段时间里干了什么事”
•
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2分钟原则
• 立即行动。有了方向就马上动手去做，不一定全盘计 立即行动。有了方向就马上动手去做， 划得很好再行动 • 2分钟原则。如果一项工作估计在2分钟内能完成，那 分钟原则。如果一项工作估计在 分钟内能完成 分钟内能完成， 分钟原则 就马上去做， 就马上去做，之后返回主要工作上
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个人时间管理的效益分析
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2.2 工具栏
• 时间范围 时间范围Date Range • 快捷选择时间范围 快捷选择时间范围Shortcuts • This week，This month, This year, All • Show top：可显示前 ：可显示前1/5/10/20/50个 个 • 图形/表格 Chart/Table的显示方式 图形 表格 的显示方式 • 保存 复制 Save/Copy 保存/复制 • 导出 Export • 图标：用不同颜色区分，颜色可选（或许是用来满足不同心情吧） 图标：用不同颜色区分，颜色可选（或许是用来满足不同心情吧） • 分包 分组Folder/Group：归纳同类项 分包/分组 分组 ： • 连接功能：双击统计图/表，就能自动连接到当天的day记录 连接功能：双击统计图 表 就能自动连接到当天的 记录
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1.3 工具栏
Timeline editor： ： • 可以改变各进度条的位置 • 可以添加outlook calendar、google calendar • 可以添加自定义的custom web source（开放的体系/插件） Date： ： • 方便地在今天、明天、前天等日期切换 Tags： ： • 可Add Tag…: 如在外出后返回时，标记刚才干啥了；在集中完成某项工 作阶段，标记这段时间干什么 • 可筛选untagged的时间段，或显示没untagged的时间段，从而对无序时 段进行分析 Stopwatch • 集中干一件事，可tag后记录使用时间，从而提升急迫感、提高效率
10
统计实例
• 在统计 在统计Statistics 页签 页签Tab，将top20的Tag的Table（下面窗格 ， 的 的 （ 的第二个Tab），将数据保存为 ），将数据保存为 的第二个 ），将数据保存为Excel文件 文件 • 然后，将各时段的工作（Tags）的时长汇总，就能得到本周用 然后，将各时段的工作（ ）的时长汇总， Tag标记的总时间，相比 天×8h/天=40h，就能初步统计出本 标记的总时间， 标记的总时间 相比5天 天 ，就能初步统计出本 周时间的mark率 周时间的 率 • 然后，选出最重要的5项功能（标记 然后，选出最重要的 项功能 标记Tag时可用“！”“ 等前 项功能（ 时可用“ ”“O”等前 时可用 缀来标识，可以是自己负责的工作），可以看出本周时间利用 ），可以看出 缀来标识，可以是自己负责的工作），可以看出本周时间利用 率和产出
个人的时间管理秘书 —— MANICTIME时间管理软件的使用心得
余学锋 FRED_C_YU@MSN.COM
关键问题
今天干了哪几件事 在这几件事中 • ++ 出了哪些成果 • -- 浪费什么时间、怎么浪费时间的（原因）、为什么会浪费时间、日 后如何改进 • 投入精力的这几件事中，为什么做这些事？排序是否合理？
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提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
9
2.1 统计
针对在Day中记录的内容，在Staticstics中都能按需进行统计 中记录的内容， 针对在 中记录的内容 中都能按需进行统计 • Day duration • Top Applications • Top Documents • Top Comuter Usage • Top Tags • Custom：统计各条目的top项、每天使用电脑时长的day duration 可将上述内容Export后，排序找到 可将上述内容 后 排序找到top3/5/10，分析花费时间最长的工作 ，分析花费时间最长的工作Tag、文档、 、文档、 程序，有多长时间离开工位（ 的时间） 程序，有多长时间离开工位（非Computer Usage的时间） 的时间
产出
1.更加明确工作方向。通过每 更加明确工作方向。 更加明确工作方向 天对照时间花费情况和几条主 要工作线，对工作重点的认识 也日益清晰和固化。 2.明确方向的牵引 明确方向的牵引。工作时间 明确方向的牵引 越来越自然而然地分配到重点 工作上：明确的工作方向能有 有效牵引精力都科学分配。 3.提升工作乐趣 提升工作乐趣。感觉时间和 提升工作乐趣 精力花得值，用到了点上，由 此产生很强的实足感；时间用 在重点工作上后更容易推动工 作进展并产出工作成果，由此 能产生工作成就感。 4.提升绩效 提升绩效。通过分析时间的 提升绩效 分配情况，可以逐渐消减无效 作业，个人的时间和精力就相 应地转移到重点工作上，工作 绩效提升。
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软件功能
对时间的自动记录： 对时间的自动记录：Never forget what you were working on.
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提纲
日程记录（ 日程记录（Day） ） 统计（ 统计（Statistics） ） 系统设置（Tools and settings） 系统设置（ ） 使用心得
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1.1 日程记录
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备份频率及文件路径设置
3.2 导出及备份功能
• 导出：将选定日期内的内容，如Tags、Computer Usage、 导出：将选定日期内的内容， 、 、 Application、Document，逐项导出为 、 ，逐项导出为Excel格式 格式 • 备份：将整个监视Log记录导出为 备份：将整个监视 记录导出为.sdf数据库文件 记录导出为 数据库文件