声像档案

声像档案

声像档案，是指机关、团体、企事业单位及个人在各种社会活动中直接形成的有查考价值的并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。声像档案代号：机关用“G”企业用“7”

一、声像档案的归档

1、归档范围及保管限：

凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应当作为声像档案归档保存。

2、归档时间：

一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。

3、归档要求：

⑴归档的材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。

⑵明确承担声像形成、整理的部门和人员，声像材料的归档应实

行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。

二、声像档案分类

G1照片档案

G1.1底片

G1.2正片

G1.2.1单位建设面貌类

G1.2.2人物类

G1.2.3会议类

G1.2.4＊＊＊类

G2录音带

G3录像带

G4磁带（光盘）

三、底片的整理（G1.1）

1、整理要求：

⑴底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，装满一册为一卷，一卷底片编一个流水张号。底片不需制作目录。

⑵对无法装入册的大底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号，说明存放点。

2、编底片张号:

张号(一本底片册内编一个流水号，从1起编)

第一卷（底片册号，从1起编）

二级属类（底片类代号）

一级属类（照片类代号）

大类代号（声像档案）

底片张号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，第一张底装入册时就应及时编一个底片号，同时，将底片号完整的写在底片册对应的位置及底片袋上。

3、编底片册编号（案卷号）：

G 1. 1-1

第一卷（底片册号，从1起编）

二级属类（底片类代号）

一级属类（照片类代号） 大类代号（声像档案）

4、填

写底片册封

面、背脊： 正面格式： 脊背格式：

四、照片正片整理（G1.2）

1、照片分类：按问题分类，每类设一本或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。

例：G1.2.1 单位建设面貌（建设面貌类） G1.2.2历届领导班子成员、劳模（人物类)

G1.2.3重要会议（会议类）

G1.2.4生产技术和职能活动（业务工作类）

G1.2.5 视察参观交流（参观视察类） G1.2.6荣誉实物拍成的照片（荣誉类） G1.2.7文娱体育活动（文体类） 2、照片筛选：各类照片按事件分组，同一件事或问题的不应拆开。每组再筛选出4～6，以说明问题为基准进行归档。

3、照片编号：正片每一张要编号，并写在正片背面。其模式： G 1 . 2 . 3 －1（1）

张号(一本正片册内编一个流水号，从1起编) 第一卷（正片册号，从1起编）

正片分类代号（重要会议类）

二级属类（正片类代号）

一级属类（照片类代号）

大类代号（声像档案） 4、编制总说明：

每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。总说明应将本组照片反映的时间，地点、事由、参加的主要领导、本组照片起止张号等形成一个简介，一般不超过200字。例：

总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片 位置。单张照片不用写总说明。

5、编制分说明

由于总说明已对一组照片的主要内容作了提示，分说明只需将单张照片各自的主题进行说明。如果照片中人物众多时则注明照片中主要人物的具体位置。如：“左三”、“右起”等。例：

“参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。

6、拟写案卷题名：

照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主题，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题。

如：广州市档案局一九XX年至一九XX年各种会议照片

7、填写照片档案卷内目录。

照片以自然张逐张填写，每一组照片应在目录上有一个通栏题，通栏标题一般不超过50字

例：

照片档案卷内目录

8、照片档案册正面与脊背填写方法

正面格式：脊背格式：

9、填写照片档案案卷目录

声像档案案卷目录类别：照片类（录像带类）

全宗号

10

目录号

G-1

年度

1995～

类别

会议类

案卷号

G1.2-.3-1全宗名称广州市档案局

题名

广州市档案局会议照片

（1995年～）

全宗号10案卷号G1.2.3-1

目录号G－1起止张号(1)～

年度1995～保管期限永久

10、大张照片的整理：

大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。但在整理时，应按所属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。在填写卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。

五、录音、录像带及光盘的整理：

1、整理与编号：归档的录音或录像带、光盘必须将本卷的题名、目录号和案卷号形成标签贴在录音或录像带、光盘上。一盘（张）为一卷，同类若干年编一个流水号。

如：

第一盒(卷)

录音带类

声像档案

G3—5

第五盒(卷)

录像带类

声像档案

G4—1

第一张(卷)

光盘类

声像档案

录音带、录像带脊背标签格式：

六、装订声像档案目录

“声像档案目录”是指由照片、录音带、录像带、光盘的“案卷目录”和照片的“卷内目录”组成的一种声像档案检索目录。

声像档案目录封面标签：脊背标签：

七、照片档案归档程序：

1、设定类目，如：建设面貌类、人物类、会议类等；

2、照片分类；

3、照片筛选，每组约4－6张，底片也要对应归档；

4、组内照片整理，每组照片写一个总说明，每张照片写分说明；

5、照片编号，同类目下各组照片按形成时间先后顺序排列、编号；

6、照片入册，一本相册为一卷，每卷照片张号要重“1”开始编；

7、拟写案卷题名，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题；

8、填写案卷封面、脊背内容；

9、编制目录，包括卷内目录、案卷目录；

10、装订目录，把案卷目录、卷内目录放在一起装订；

11、整理完毕，归档。