公文写作常见错误例析

公文写作常见错误例析

发文字号编写不当

发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。XX年1月1日施行的《国家行政机关公文格式》(gb／t9704——1999(以下简称‚新国标‛)规定：‚发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号‘[]’括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加‘第’字。‛在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：

1、机关代字混淆。

机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为‚国发‛，四川省人事厅发文，其发文字号为‚川人‛。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如‚华东师范大学‛，它的代字不能写成‚华师大‛，因为另外还有‚华中师范大学‛、‚华南师范大学‛，如用‚华师大‛就不能分辨，而应写为‚华东师大‛。同样，‚南京大学‛的机关代字不能写成‚南大‛，因为另外还有‚南开大学‛，‚河南大学‛的机关代字不能写成‚河大‛，因为另外

还有‚河北大学‛。

2、年份不全。乱用括号。例如：

①金计生(96)第15号

②夹民政(XX)16号

③夹府发〔XX〕47号

例①年份不全，应写为‚1996‛，使用圆括号也不正确，根据《国家行政机关公文格式》gb/t9704——1988(以下简称‚原国标‛)规定，应用六角括号‚〔〕‛，‚第‛字多余，应删去；例②③年份应置于六角括号‚〔〕‛内。

3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：

①成保〔96〕劳人字第51号

②〔XX〕外经贸发展审函字第2691号

‚新国标‛和‚原国标‛都规定了机关代字的结构形式是‚发文机关代字+年份+序号‛。因此，例①的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，‚第‛、‚字‛多余，正确的应该是‚成保劳人〔1996〕51号‛；例②年份在发文机关代字前，‚字‛、‚第‛多余，应改为‚外经贸发展审函XX2691号‛。

标题拟写不当

标题是*的‚眼睛‛，拟制时必须精心对待，不可马虎。公文的标题与一般的*标题不同，其拟写有严格的规范要求。《办法》规定：‚公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书

名号外，一般不用标点符号。‛规范的公文标题一般由‚发文机关+事由+文种‛构成，又称‚三要素‛式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》，也可以是由‚两要素‛构成或由‚文种‛构成。但‚两要素‛的或由‚文种‛构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。