浅析Excel在现代会计中的运用

浅析Excel在现代会计中的运用

随着计算机的运用与会计电算化的普及，在现代会计工作中，如何运用计算机来提高工作效率越来越受到重视。Excel中文电子表格处理软件能较好地帮助我们编辑、管理和自动处理各种类型的电子表格。其快捷的制表功能、强大的函数运算功能和简便的操作方法是现代会计工作的好帮手。

1利用Excel编制会计报表

编制会计报表是会计工作中最常见且繁重的手工劳动，具有种类繁杂、编制工作量大、容易出错等缺点。而Excel最常用的功能就是编制报表，XLS格式的报表具有编制简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。下面，以编制资产负债表为例，简要说明XLS格式报表的编制和维护。

(1)建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏，输入报表的名称或简称(如“×月份资产负债表”即可)并根据报表篇幅的大小设置页面。

(2)填写报表的文字内容。根据表格的需要，通过选择单元格的位置、大小，设置单元格式，合并单元格等方法，初步编制报表。

(3)设置报表数据的函数关系。如资产负债表中，流动资金上期合计栏，可选择相关单元格后，输入“= ”号分别点击相关函数的单元格，根据需要输入函数关系的符号即可。年初栏设置完成后，用复制的方式，将该单元格的函数关系复制到年末数栏。至此，表格的空白表即编制完成。

(4)填制报表数据。根据实际情况，在对应的单元格里，分别填写相关数据；在电脑自动产生数据的单元格，不可填写数据。对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通过数据转换的方法编制报表。

(5)数据保护。对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体办法是选择工具栏的保护功能，输入密码后，即可对报表进行保护。

2利用Excel的图表函数

编制财务分析时，通常我们只用文字和数字来表述，如果我们可以利用Excel的图表函数生成图表，就可以更直观、更形象地表现数据间的某种相对关系，同时使财务分析变得更具说服力。在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的大小关系，用折线图反映数据间的趋势关系，用饼图表现数据间的比例分配关系。

(1)柱形图的建立步骤。首先，打开用Excel制作的会计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。其次，单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤——图表类型对话框，使“图表类型”为柱形图，单击“下一步”。第三，进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。第四，进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息。第五，通常直接单击“下一步”进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。

(2)折线图。在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。

(3)饼图。同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图”，单击“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。

3利用Excel检索记账凭证

虽然我们可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索，但是会计软件查询的一大缺点就是无法对现有记账凭证按发生金额大小进行排序，因此其重要性也就很难被排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记账凭证数据引入Excel系统，同样再利用Excel软件提供的排序和筛选功能，就能非常方便地达到这一目的。具体操作如下：

(1)点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”，并将查询结果引入Excel系统(假设存放在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表)中。启动Excel系统，打开“会计分录序时簿”工作表。

(2)点击“原币金额”列的任一单元后，再点击由大到小的排序按钮，则得到所有凭证发生金额的排序情况，当然这并不是审计人员最终想要的结果，他们需要知道的是某一具体会计科目(如现金——人民币现金)发生额的排序情况。

(3)点击“数据”菜单下“筛选”按钮，选择“自动筛选”。

(4)点击“科目代码”旁的下拉箭头，选择“自定义”功能，在弹出的窗口中输入“会计科目等于10101”，确定后得到一张“现金——人民币现金”按发生额由大到小进行排序的结果。

4利用Excel编制重点往来款项明细表

往来款项明细表的特点是往来客户繁多而且变化大，若要快速了解重点客户的往来情况比较困难。运用Excel就可以系统地、有序地、快速地开展工作，通过编制“大户往来款项情况表”，了解重点客户的往来情况，而且易于保存，具有工作效率高的优点。现以运用Excel数据库的排序、数据筛选和查找等功能，编制“大户往来款项情况表”为例，简要说明。

具体做法是：新建Excel文件后，根据需要设置纵向项目，从数据库里整理提取客户名称、业务内容、日期、金额等内容，用转移复制的方法，移至新工作表内。用鼠标选定全部余额数据，用编辑栏的查找按钮，查找空格内容，用替换键将无余额栏全部替换成余额为零；重新用鼠标选定全部数据，按TAB键，将光标移到所选择的余额栏，单击工具栏中的“降序”按钮，表格会按余额大小顺序排列，用升序按钮则从小到大排列，显示账户情况；若用鼠标选定全部数据，选择数据栏的“筛选”—“自动筛选”命令，系统将在每个列位旁边增加的筛选条件下拉框，拉下“余额”栏按钮，选择“自定义”——大于一定数额(如100万元)的条件，系统会自动显示余额大于100万元的往来科目情况。至此“大户往来款项表”编制完成。

5利用Excel在会计报表中巧写月份

月度会计报表的标题中常含有月份数值。如果在工作中能够利用函数自动填写月份，就会感觉十分方便。假设我们使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×市×局×月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。我们只需采用以下两个步骤输入标题：首先将标题所占据的各单元格合并；其次在合并的单元格中输入：= “×市×局”& MONTH(NOW)&“月份在职职工工资表”。这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH( )和函数NOW( )便自动将机内的月份数返回并写入标题中。

本文仅介绍Excel在会计工作中较为常用和简单的几种运用，很多繁杂的工作，都可以